Além dos planos de negócios, os resumos executivos são provavelmente os mais importantes de todos os documentos de negócios. É justo dizer que quase todas as grandes decisões dentro de qualquer empresa de qualquer tamanho envolvem um sumário executivo durante o processo de tomada de decisão.
Infelizmente, muitas pessoas acreditam erroneamente que um sumário executivo é um sumário do documento, como um 'Cliff Notes'. Oh não.
O objetivo de um sumário executivo é recomendar uma decisão, não fornecer informações. O documento mais longo fornece uma prova de detalhamento para essa recomendação.
Vagamente baseado em conversas que tive com o guru da proposta Tom Sant , aqui está como escrever um resumo executivo que vai convencer um executivo (ou equipe executiva) a tomar uma decisão:
1. Descreva um problema, necessidade ou objetivo.
Abaixo das palavras 'SUMÁRIO EXECUTIVO', explique em uma ou duas frases (no máximo) por que uma decisão é necessária. Seja específico e inclua medições quantificáveis, se possível.
Errado:
Este documento descreve a solução XYZ em detalhes. Aqui está um resumo de seu conteúdo ...
Direito:
Estamos enfrentando uma queda de US $ 10 milhões na receita anual devido a interrupções na rede de telecomunicações.
2. Descreva o resultado desejado.
Descreva em uma ou duas frases (no máximo) o que será diferente se o problema for resolvido, a necessidade for atendida ou o objetivo for alcançado. Não forneça detalhes da solução.
Errado:
No Capítulo 1, descrevemos os vários capacitores de fluxo analógico em conformidade com o padrão ...
Direito:
De acordo com nossas estimativas (consulte a Seção 1), reduzir ou eliminar essas interrupções aumentará nossa lucratividade em até 20%.
3. Descreva sua solução proposta.
Sob a palavra 'PROPOSTA', descreva em uma série de parágrafos curtos o elemento de sua solução para o problema (como na Etapa 1) que criará o resultado desejado (como na Etapa 2).
Em cada parágrafo, consulte as seções do documento maior em que essa parte da solução é descrita em detalhes. Torne cada parágrafo nítido e legível. Evite jargões, biz-blab e abstrações desnecessárias. Se possível, organize os parágrafos em um plano passo a passo.
Errado:
Alavancar nossa infraestrutura existente irá capitalizar os investimentos anteriores em tecnologia enquanto otimiza os requisitos de retreinamento. A confiabilidade aprimorada fará com que nossa produtividade de missão crítica explodir, criando assim uma vantagem competitiva monetizada.
Direito:
Para resolver o problema acima, propomos o seguinte:
1. Compre e instale um sistema piloto. Isso nos permitirá testar o novo software sem colocar em risco nossas operações diárias. Os requisitos para este sistema piloto são descritos na Seção 4.
[mais etapas]
4. Explique como você vai superar os riscos.
Cada decisão de negócios que não seja acéfala envolve algum nível de risco. Portanto, sob o título 'RISCOS', descreva brevemente esses riscos e como você se propõe a superá-los (ou por que eles não são realmente um risco).
Mais uma vez, mantenha esses parágrafos curtos. Use uma linguagem simples. Como na etapa anterior, vincule cada parágrafo à seção relevante do documento mais longo.
Errado:
A solução proposta é independente do fornecedor e se integra a várias arquiteturas de sistema por meio do uso de scripts personalizados prontos para execução ...
Direito:
Para converter todo o departamento de atendimento ao cliente, precisaremos treinar novamente nosso pessoal de atendimento, o que pode reduzir o tempo de resposta do departamento. No entanto, planejamos reduzir essa possibilidade escrevendo um manual de treinamento personalizado.
5. Peça a decisão que deseja tomar.
Sob o título 'RECOMENDAÇÃO', descreva com o mínimo de palavras possível a decisão que você gostaria que o (s) executivo (s) tomassem. Seja específico.
Se a decisão envolver dinheiro inclua o valor. Se houver motivos para que a decisão deva ser tomada em um determinado momento, revele-os.
Errado:
Nossa preocupação constante com interrupções no sistema telefônico continua a impactar nossa empresa e, portanto, deve ser tratada de maneira rápida.
Direito:
Para concluir este projeto até o final do ano fiscal atual sem interromper nossas operações atuais, precisamos que você aprove um aumento de $ 2 milhões no orçamento de TI do próximo trimestre.
Amostra de resumos executivos
Abaixo estão os dois resumos executivos descritos acima, como eles realmente apareceriam. Para que você não pense que o primeiro exemplo é artificialmente opaco, garanto-lhe que, pessoalmente, já vi coisas piores. Muito pior.
Errado:
SUMÁRIO EXECUTIVO
Este documento descreve a solução XYZ em detalhes. Aqui está um resumo de seu conteúdo:
No Capítulo 1, descrevemos os vários capacitores de fluxo analógico em conformidade com o padrão ...
[mais resumos de capítulos]
Alavancar nossa infraestrutura existente irá capitalizar os investimentos anteriores em tecnologia enquanto otimiza os requisitos de retreinamento. A confiabilidade aprimorada fará com que nossa produtividade de missão crítica explodir, criando assim uma vantagem competitiva monetizada. A solução proposta é independente do fornecedor e se integra a várias arquiteturas de sistema por meio do uso de scripts personalizados prontos para execução.
Nossa preocupação constante com interrupções no sistema telefônico continua a impactar nossa empresa e, portanto, deve ser tratada de maneira rápida.
Direito:
SUMÁRIO EXECUTIVO
Estamos enfrentando uma queda de US $ 10 milhões na receita anual devido a interrupções na rede de telecomunicações.
De acordo com nossas estimativas (consulte a Seção 1), reduzir ou eliminar essas interrupções aumentará nossa lucratividade em até 20%.
PROPOSTA
Para resolver o problema acima, propomos o seguinte:
- Compre e instale um sistema piloto. Isso nos permitirá testar o novo software sem colocar em risco nossas operações diárias. Os requisitos para este sistema piloto são descritos na Seção 4.
[mais etapas]
RISCOS
- Possibilidade de menor tempo de resposta . No Estágio 3 do plano acima, precisaremos treinar novamente nosso pessoal de serviço, o que pode reduzir temporariamente o tempo médio de resposta do departamento. No entanto, planejamos reduzir essa possibilidade escrevendo um manual de treinamento personalizado.
[mais riscos]
RECOMENDAÇÃO
Para concluir este projeto até o final do ano fiscal atual sem interromper nossas operações atuais, precisamos que você aprove um aumento de $ 2 milhões no orçamento de TI do próximo trimestre.
Sério, qual desses dois resumos executivos VOCÊ acha que provavelmente levará à melhor decisão?
