CONTABILIDADE

A contabilidade foi definida como 'a linguagem dos negócios' porque é a ferramenta básica para manter a pontuação da atividade de uma empresa. É com a contabilidade que uma organização registra, relata e avalia eventos e transações econômicas que afetam a empresa. Já em 1494, a importância da contabilidade para o sucesso de um negócio era conhecida. Em um livro sobre matemática publicado naquele ano e escrito pelo monge franciscano Luca Paciolo, o autor cita três coisas que qualquer comerciante de sucesso deve ter. As três coisas são dinheiro ou crédito suficiente, um sistema de contabilidade para rastrear como ele está indo e um bom contador para operar o sistema.

Os processos de contabilidade documentam todos os aspectos do desempenho financeiro de uma empresa, desde custos com folha de pagamento, despesas de capital e outras obrigações até receitas de vendas e patrimônio líquido. A compreensão dos dados financeiros contidos em documentos contábeis é considerada essencial para obter uma imagem precisa do verdadeiro bem-estar financeiro de uma empresa. Armadas com esse conhecimento, as empresas podem tomar decisões financeiras e estratégicas adequadas sobre seu futuro; por outro lado, dados contábeis incompletos ou imprecisos podem prejudicar uma empresa, não importa seu tamanho ou orientação. A importância da contabilidade como um barômetro da saúde empresarial - passado, presente e futuro - e ferramenta de navegação empresarial se reflete nas palavras do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), que definiu a contabilidade como uma 'atividade de serviço'. A contabilidade, disse o AICPA, tem como objetivo 'fornecer informações quantitativas, principalmente de natureza financeira, sobre atividades econômicas que se destinam a ser úteis na tomada de decisões econômicas - fazendo escolhas fundamentadas entre cursos de ação alternativos'.

O sistema de contabilidade de uma empresa contém informações relevantes para uma ampla gama de pessoas. Além dos proprietários de empresas, que contam com dados contábeis para avaliar o progresso financeiro de sua empresa, os dados contábeis podem comunicar informações relevantes a investidores, credores, gerentes e outras pessoas que interagem com a empresa em questão. Como resultado, a contabilidade às vezes é dividida em dois subconjuntos distintos - contabilidade financeira e contabilidade gerencial - que refletem as diferentes necessidades de informações dos usuários finais.

A contabilidade financeira é um ramo da contabilidade que fornece às pessoas fora da empresa - como investidores ou agentes de crédito - informações qualitativas sobre os recursos econômicos, obrigações, desempenho financeiro e fluxo de caixa de uma empresa. A contabilidade gerencial, por outro lado, refere-se aos dados contábeis usados por proprietários de empresas, supervisores e outros funcionários de uma empresa para avaliar a saúde e as tendências operacionais da empresa.

PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE GERALMENTE ACEITOS

Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) são as diretrizes, regras e procedimentos usados para registrar e relatar informações contábeis em demonstrações financeiras auditadas. Para ter um mercado econômico vibrante e ativo, os participantes do mercado devem ter confiança no sistema. Eles devem ter certeza de que os relatórios e demonstrações financeiras produzidos pelas empresas são confiáveis e se baseiam em algum conjunto padrão de princípios contábeis. A quebra do mercado de ações em 1929 e suas consequências mostraram como a incerteza pode ser prejudicial para o mercado. Os resultados das audiências do Comitê Bancário e Monetário do Senado dos Estados Unidos sobre o crash de 1929 causaram indignação pública e levaram à regulamentação federal do mercado de valores mobiliários, bem como um impulso para o desenvolvimento de organizações profissionais destinadas a estabelecer princípios contábeis padronizados e supervisionar sua adoção.

Várias organizações influenciaram o desenvolvimento dos princípios contábeis modernos. Entre eles estão o Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), o Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB) e a Comissão de Valores Mobiliários (SEC). Os dois primeiros são organizações do setor privado; a SEC é uma agência do governo federal.

O AICPA desempenhou um papel importante no desenvolvimento de padrões contábeis. Em 1937, o AICPA criou o Comitê de Procedimentos Contábeis (CAP), que emitiu uma série de Boletins de Pesquisa Contábil (ARB) com o objetivo de padronizar as práticas contábeis. Esse comitê foi substituído pelo Conselho de Princípios Contábeis (APB) em 1959. O APB manteve a série ARB, mas também passou a publicar um novo conjunto de pronunciamentos, denominado Pareceres do Conselho de Princípios Contábeis. Em meados de 1973, um conselho privado independente denominado Conselho de Normas de Contabilidade Financeira (FASB) substituiu o APB e assumiu a responsabilidade pela emissão de normas de contabilidade financeira. O FASB continua sendo o principal determinante dos padrões de contabilidade financeira nos Estados Unidos. Composto por sete membros que atuam em tempo integral e recebem remuneração por seus serviços, o FASB identifica questões de contabilidade financeira, conduz pesquisas relacionadas a essas questões e é encarregado de resolvê-las. Uma votação da supermaioria (ou seja, pelo menos cinco para dois) é necessária antes que uma adição ou alteração nas Demonstrações das Normas de Contabilidade Financeira seja emitida.

A Fundação de Contabilidade Financeira é a organização-mãe do FASB. A fundação é governada por um Conselho de Curadores de 16 membros nomeados a partir de membros de oito organizações: AICPA, Financial Executives Institute, Institute of Management Accountants, Financial Analysts Federation, American Accounting Association, Securities Industry Association, Government Finance Officers Association e National Associação de Auditores Estaduais. Um Conselho Consultivo de Normas de Contabilidade Financeira (aproximadamente 30 membros) assessora o FASB. Além disso, uma Força-Tarefa para Questões Emergentes (EITF) foi criada em 1984 para fornecer orientação oportuna ao FASB sobre novas questões contábeis.

A Securities and Exchange Commission, uma agência do governo federal, tem autoridade legal para prescrever princípios contábeis e práticas de relatórios para todas as empresas que emitem títulos negociados publicamente. A SEC raramente usou essa autoridade, entretanto, embora tenha intervindo ou expressado suas opiniões sobre questões contábeis de tempos em tempos. A lei dos EUA exige que as empresas sujeitas à jurisdição da SEC façam relatórios à SEC fornecendo informações detalhadas sobre suas operações. A SEC tem amplos poderes para exigir divulgação pública de maneira justa e precisa nas demonstrações financeiras e para proteger os investidores. A SEC estabelece princípios contábeis com relação às informações contidas nos relatórios que exige das empresas registradas. Esses relatórios incluem: Formulário S-X, uma declaração de registro; Formulário 10-K, um relatório anual; Formulário 10-Q, um relatório trimestral de operações; Formulário 8-K, um relatório usado para descrever eventos significativos que podem afetar a empresa; e Declarações de Procuração, que são utilizadas quando a administração solicita o direito de voto por procuração para os acionistas.

Em 20 de dezembro de 2002, a SEC propôs uma série de emendas às regras e formulários que impõe às empresas dentro de sua jurisdição. Essas mudanças foram obrigatórias como parte da aprovação da Lei Sarbanes-Oxley de 2002. Essa lei foi motivada, em parte, por escândalos contábeis que vieram à tona envolvendo empresas conhecidas como Enron, WorldCom, Tyco, Global Crossing, Kmart, e Arthur Andersen, para citar alguns.

SISTEMA DE CONTABILIDADE

Um sistema de contabilidade é um sistema de informação gerencial responsável pela coleta e processamento de dados úteis para os tomadores de decisão no planejamento e controle das atividades de uma organização empresarial. O ciclo de processamento de dados de um sistema de contabilidade abrange a estrutura total de cinco atividades associadas ao rastreamento de informações financeiras: coleta ou registro de dados; classificação de dados; processamento (incluindo cálculo e resumo) de dados; manutenção ou armazenamento de resultados; e relatórios de resultados. O principal - mas não o único - meio pelo qual esses resultados finais são disseminados para usuários internos e externos (como credores e investidores) é a demonstração financeira.

Os elementos de contabilidade são os blocos de construção a partir dos quais as demonstrações financeiras são construídas. De acordo com o Financial Accounting Standards Board (FASB), os principais elementos financeiros diretamente relacionados à medição do desempenho e da posição financeira de uma empresa são os seguintes:

Ativos - prováveis benefícios econômicos futuros obtidos ou controlados por uma determinada entidade como resultado de transações ou eventos passados.
Lucro abrangente - a mudança no patrimônio líquido (ativos líquidos) de uma entidade durante um determinado período como resultado de transações e outros eventos e circunstâncias de fontes não proprietárias. O lucro abrangente inclui todas as mudanças no patrimônio líquido durante um período, exceto aquelas resultantes de investimentos pelos proprietários e distribuições aos proprietários.
Distribuições aos proprietários - diminuições no patrimônio líquido (ativos líquidos) de uma determinada empresa como resultado da transferência de ativos, prestação de serviços ou incorrimento de passivos para os proprietários.
Patrimônio líquido - a participação residual nos ativos de uma entidade que permanece após a dedução dos passivos. Em uma entidade empresarial, o patrimônio é a participação acionária.
Despesas - eventos que gastam ativos ou incorrem em passivos durante um período desde a entrega ou fornecimento de bens ou serviços e a realização de outras atividades que constituem a operação principal ou central em andamento da entidade.
Ganhos - aumentos no patrimônio líquido (ativos líquidos) de transações periféricas ou incidentais. Os ganhos também vêm de outras transações, eventos e circunstâncias que afetam a entidade durante um período, exceto aqueles que resultam de receitas ou investimentos dos proprietários. Os investimentos dos proprietários são aumentos nos ativos líquidos resultantes de transferências de valores de outras entidades para obter ou aumentar a participação acionária (ou patrimônio líquido) nela.
Passivos - prováveis sacrifícios futuros de benefícios econômicos decorrentes de obrigações presentes para transferir ativos ou fornecer serviços a outras entidades no futuro como resultado de transações ou eventos passados.
Perdas - diminuições no patrimônio líquido (ativos líquidos) de transações periféricas ou incidentais de uma entidade e de todas as outras transações, eventos e circunstâncias que afetam a entidade durante um período. As perdas não incluem reduções de patrimônio que resultam de despesas ou distribuições aos proprietários.
Receitas - entradas ou outras melhorias de ativos, liquidações de passivos ou uma combinação de ambos durante um período de entrega ou produção de bens, prestação de serviços ou condução de outras atividades que constituem as operações principais ou centrais em andamento da entidade.

DECLARAÇÕES FINANCEIRAS

As demonstrações financeiras são a forma mais abrangente de comunicar informações financeiras sobre uma empresa. Uma ampla gama de usuários - de investidores e credores a diretores de orçamento - usa os dados que ele contém para orientar suas ações e decisões de negócios. As demonstrações financeiras geralmente incluem as seguintes informações:

Balanço (ou demonstração da posição financeira) - resume a posição financeira de uma entidade contábil em um determinado momento, conforme representado por seus recursos econômicos (ativos), obrigações econômicas (passivos) e patrimônio líquido.
Declaração de renda - resume os resultados das operações em um determinado período de tempo.
Demonstração dos fluxos de caixa - resume o impacto dos fluxos de caixa de uma empresa em suas atividades operacionais, financeiras e de investimento durante um determinado período de tempo.
Demonstração de lucros retidos - mostra os aumentos e diminuições nos lucros retidos pela empresa durante um determinado período de tempo.
Demonstração das mutações do patrimônio líquido - divulga as mudanças na conta separada do patrimônio líquido de uma entidade, incluindo investimentos por distribuições aos proprietários durante o período.

As notas às demonstrações financeiras são consideradas parte integrante de um conjunto completo de demonstrações financeiras. As notas normalmente fornecem informações adicionais no final da demonstração e dizem respeito a assuntos como depreciação e métodos de estoque usados nas demonstrações, detalhes de dívidas de longo prazo, pensões, arrendamentos, impostos sobre o rendimento, passivos contingentes, métodos de consolidação e outros assuntos. As políticas contábeis significativas são geralmente divulgadas como nota inicial ou como um resumo que antecede as notas às demonstrações financeiras.

PROFISSÃO DE CONTABILIDADE

Existem dois tipos principais de contadores: contadores privados, que são empregados por uma empresa para realizar serviços de contabilidade exclusivamente para essa empresa, e contadores públicos, que funcionam como especialistas independentes e realizam serviços de contabilidade para uma ampla variedade de clientes. Alguns contadores públicos operam seus próprios negócios, enquanto outros são contratados por firmas de contabilidade para atender às necessidades contábeis dos clientes da firma.

Um contador público certificado (CPA) é um contador que 1) cumpriu certos requisitos educacionais e de experiência estabelecidos pela lei estadual para a prática de contabilidade pública e 2) obteve uma pontuação aceitável em um exame nacional rigoroso de três dias. Essas pessoas são licenciadas para exercer a contabilidade pública em um determinado estado. Esses requisitos de licenciamento são amplamente creditados com a manutenção da integridade da indústria de serviços de contabilidade, mas nos últimos anos esse processo de licenciamento atraiu críticas de legisladores e outros que defendem a desregulamentação da profissão. Alguns segmentos da comunidade empresarial expressaram preocupação de que a qualidade da contabilidade seria afetada se tais mudanças fossem implementadas, e os analistas indicam que as pequenas empresas sem grandes departamentos de contabilidade internos seriam particularmente afetadas.

O Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) é a organização profissional nacional de CPAs, mas existem várias organizações dentro da profissão contábil para atender às necessidades específicas de vários subgrupos de profissionais de contabilidade. Esses grupos vão desde a American Accounting Association, uma organização composta principalmente por educadores contábeis, até a American Women's Society of Certified Public Accountants.

CONTABILIDADE E O PEQUENO PROPRIETÁRIO

'Um bom contador é o consultor externo mais importante que o proprietário de uma pequena empresa tem', de acordo com o Consultor de pequenas empresas da revista Entrepreneur . 'Os serviços de um advogado e consultor são vitais durante períodos específicos no desenvolvimento de uma pequena empresa ou em tempos de dificuldade, mas é o contador que, de forma contínua, tem o maior impacto no sucesso ou fracasso final de um Pequenos negócios.'

Ao abrir uma empresa, muitos empresários consultam um profissional de contabilidade para aprender sobre as várias leis tributárias que os afetam e para se familiarizarem com a variedade de registros financeiros que precisarão manter. Essas consultas são especialmente recomendadas para possíveis proprietários de empresas que pretendem comprar um negócio ou franquia, planejam investir uma quantia substancial de dinheiro no negócio, antecipam manter dinheiro ou propriedade para clientes ou planejam constituir uma empresa.

Se o proprietário de uma empresa decidir contratar os serviços de um contador para incorporar, ele deve certificar-se de que o contador tenha experiência em lidar com pequenas empresas, pois a incorporação traz consigo uma enxurrada de novas formas e requisitos financeiros. Um contador experiente pode fornecer informações valiosas sobre vários aspectos da fase inicial.

Da mesma forma, ao investigar a possível compra ou licenciamento de um negócio, um comprador em potencial deve solicitar a ajuda de um contador para examinar as demonstrações financeiras do licenciador-vendedor. O exame das demonstrações financeiras e de outros dados financeiros deve permitir ao contador determinar se o negócio é um investimento viável. Se um comprador potencial decidir não usar um contador para revisar as demonstrações financeiras do licenciante-vendedor, ele / ela deve pelo menos se certificar de que as demonstrações financeiras que foram oferecidas foram devidamente auditadas (um CPA não carimbará ou assinará uma demonstração financeira que não foi devidamente auditado e certificado).

Uma vez no negócio, o proprietário da empresa terá que pesar a receita, a taxa de expansão, os gastos de capital e uma miríade de outros fatores ao decidir se deve contratar um contador interno, um serviço de contabilidade ou um serviço de contabilidade e preparação de impostos de final de ano. Empresas individuais e parcerias têm menos probabilidade de precisar de um contador; em alguns casos, eles serão capazes de atender às modestas necessidades de contabilidade de seus negócios sem utilizar ajuda externa. Se o proprietário de uma empresa se recusar a buscar ajuda profissional de um contador em questões financeiras, as informações contábeis pertinentes podem ser encontradas em livros, seminários, agências governamentais como a Small Business Administration e outras fontes.

Mesmo que o proprietário de uma pequena empresa decida não contratar um contador, ele achará muito mais fácil atender aos requisitos contábeis da empresa se alguns princípios básicos de contabilidade forem seguidos. Isso inclui manter uma divisão estrita entre registros pessoais e comerciais; manter sistemas de contabilidade separados para todas as transações comerciais; estabelecimento de contas correntes separadas para pessoas e empresas; e manter todos os registros comerciais, como faturas e recibos.

ESCOLHER UM CONTADOR

Embora algumas pequenas empresas sejam capazes de gerenciar suas necessidades contábeis sem o benefício de pessoal de contabilidade interno ou de um departamento de contabilidade profissional, a maioria opta por contar com a ajuda de profissionais de contabilidade. Há muitos fatores a serem considerados pelo proprietário de uma pequena empresa ao procurar um contador, incluindo personalidade, serviços prestados, reputação na comunidade empresarial e despesas.

A natureza do negócio em questão também deve ser levada em consideração na escolha de um contador. Proprietários de pequenas empresas que não prevêem uma expansão rápida têm pouca necessidade de uma empresa de contabilidade nacional, mas empreendimentos que exigem investidores ou exigem uma oferta pública de ações podem se beneficiar da associação com uma empresa de contabilidade estabelecida. Muitos proprietários de empresas em crescimento selecionam um contador entrevistando várias firmas de contabilidade em potencial e solicitando propostas que irão, idealmente, detalhar a experiência de oferta pública da empresa na indústria, descrever os contadores que estarão lidando com a conta e estimar as taxas de auditoria e outras propostas Serviços.

Finalmente, uma empresa que utiliza um contador profissional para cuidar dos assuntos contábeis geralmente está mais bem equipada para dedicar tempo a outros aspectos da empresa. O tempo é um recurso precioso para as pequenas empresas e seus proprietários, e de acordo com o Consultor de pequenas empresas da revista Entrepreneur , 'Os contadores ajudam os proprietários de negócios a cumprir uma série de leis e regulamentos que afetam suas práticas de manutenção de registros. Se você gastar seu tempo tentando encontrar respostas para as muitas perguntas que os contadores podem responder com mais eficiência, não terá tempo para gerenciar seu negócio de maneira adequada. Gaste seu tempo fazendo o que você faz melhor e deixe os contadores fazerem o que eles fazem de melhor. '

O pequeno empresário pode, é claro, tornar as coisas muito mais fáceis para sua empresa e para o contador, mantendo registros contábeis adequados ao longo do ano. Registros completos e bem mantidos de ativos, depreciação, receitas e despesas, estoque e ganhos e perdas de capital são todos necessários para que a contadora conclua seu trabalho; as lacunas no registro financeiro de uma empresa apenas aumentam o tempo do contador e, portanto, seus honorários pelos serviços prestados.

Os potenciais insights de gerenciamento que podem ser obtidos com um estudo de demonstrações financeiras devidamente preparadas não devem ser negligenciados. Muitas pequenas empresas vêem a contabilidade principalmente como um fardo burocrático e algo cujo valor é principalmente ajudar a cumprir os requisitos de relatórios do governo e preparações fiscais. A maioria dos especialistas na área afirma que as pequenas empresas devem reconhecer que as informações contábeis podem ser um componente valioso dos sistemas de gestão e tomada de decisão de uma empresa, pois os dados financeiros fornecem o indicador final do fracasso ou do sucesso da direção estratégica e filosófica de uma empresa.