O planejamento de recursos corporativos (ERP) é um método de usar tecnologia de computador para vincular várias funções - como contabilidade, controle de estoque e recursos humanos - em toda a empresa. O ERP visa facilitar o compartilhamento de informações, o planejamento de negócios e a tomada de decisões em toda a empresa. O ERP ganhou visibilidade em meados da década de 1990 e ainda estava se desenvolvendo energicamente em meados da década de 2000, uma década depois. O ERP gozou de grande popularidade entre os grandes fabricantes em meados da década de 1990. A maioria dos primeiros sistemas ERP consistia em computadores mainframe e programas de software que integravam os vários sistemas menores usados em diferentes partes de uma empresa. Como os primeiros sistemas ERP podiam custar até US $ 2 milhões e levar até quatro anos para serem implementados, o principal mercado para os sistemas eram as empresas da Fortune 1.000.
'Ao longo da década de 1990, a maioria das grandes empresas industriais instalou sistemas de planejamento de recursos empresariais, ou seja, aplicativos de computador massivos que permitem a uma empresa gerenciar todas as suas operações (finanças, planejamento de requisitos, recursos humanos e atendimento de pedidos) com base em um único, conjunto integrado de dados corporativos ', escreveram Dorien James e Malcolm L. Wolf em The McKinsey Quarterly . O ERP prometia grandes melhorias na eficiência - por exemplo, intervalos mais curtos entre pedidos e pagamentos, menores requisitos de pessoal de back-office, estoque reduzido e melhor atendimento ao cliente. Incentivadas por essas possibilidades, empresas em todo o mundo investiram cerca de US $ 300 bilhões em ERP durante a década. '
No final da década de 1990, as vendas de sistemas ERP começaram a desacelerar. Alguns fabricantes encontraram problemas de implementação. Outros fatores também começaram a influenciar os sistemas ERP tanto no projeto quanto na implantação. Muitas empresas desenvolveram relacionamentos próximos com clientes e fornecedores e começaram a conduzir negócios pela Internet em grande escala. Redes pequenas baseadas em PC tornaram-se muito mais rápidas, mais flexíveis e mais baratas do que os mainframes. Após a lenta recuperação da crise econômica que veio na década de 2000, o ERP tornou-se muito mais associado aos sistemas baseados na web - o que também o tornou novamente proeminente. Em 2006, por exemplo, Banqueiro americano A revista entrevistou especialistas em bancos que viam o ERP como uma nova ferramenta no comércio eletrônico business-to-business, com os ERPs se comunicando entre si pela web.
BENEFÍCIOS E DESENHOS DO ERP
Quando a ideia foi apresentada pela primeira vez, o ERP era uma solução atraente para muitas grandes empresas porque oferecia muitos usos potenciais. Por exemplo, o mesmo sistema pode ser usado para prever a demanda de um produto, solicitar as matérias-primas necessárias, estabelecer cronogramas de produção, controlar o estoque, alocar custos e projetar medidas financeiras importantes. ERP 'atua como uma espinha dorsal de planejamento para os principais processos de negócios de uma empresa', escreveu Gary Forger em Manuseio de materiais modernos . “Além de direcionar muitos deles, o sistema também une esses processos variados usando dados de toda a empresa. Por exemplo, um sistema ERP típico gerencia funções e atividades tão diferentes quanto listas de materiais, entrada de pedidos, compras, contas a pagar, recursos humanos e controle de estoque, para citar apenas alguns dos 60 módulos disponíveis. Conforme necessário, o ERP também pode compartilhar os dados desses processos com outros sistemas de software corporativos. ' Outro benefício importante dos sistemas ERP foi permitir às empresas substituir um emaranhado de aplicativos de computador complexos por um único sistema integrado.
Apesar desses benefícios potenciais, os sistemas ERP continuam a gerar custos. A implementação requer compromissos substanciais de tempo do departamento de tecnologia da informação (TI) da empresa ou de profissionais externos. Um artigo em Informática , por exemplo, citando uma pesquisa com 100 organizações, mostrou que apenas 5% dos gerentes de TI 'foram capazes de instalar pacotes ERP prontos para usar'. Por outro lado, apenas 9% relataram um trabalho de personalização muito significativo. Além disso, como os sistemas ERP afetavam a maioria dos principais departamentos de uma empresa, eles tendem a criar mudanças em muitos processos de negócios. A implantação do ERP requer, portanto, novos procedimentos, treinamento de funcionários e suporte administrativo e técnico. Como resultado, muitas empresas consideram a mudança para o ERP um processo lento e penoso. Depois que a fase de implementação é concluída, algumas empresas têm problemas para quantificar os benefícios que ganharam com o ERP.
SOLUÇÕES ERP PARA PEQUENAS EMPRESAS
Como as vendas de sistemas ERP para grandes empresas de manufatura começaram a diminuir, alguns fornecedores mudaram seu foco para empresas menores. De acordo com uma pesquisa da AMR reportada em Manuseio de materiais modernos , o mercado geral de sistemas ERP cresceu 21% em 1998, apesar do fato de que as vendas para empresas com receitas superiores a US $ 1 bilhão caíram 14% durante o mesmo período. 'Os aplicativos ERP não são mais apenas coisas de grandes corporações', Constance Loizos observou em Semana da Indústria . “Enquanto empresas de manufatura de bilhões de dólares estão concluindo suas implementações de ERP, os clientes de médio porte - testemunha dos processos de negócios aprimorados dos líderes do mercado de manufatura - estão começando a refinar suas próprias operações”. Invariavelmente, a razão mais substancial para as empresas implementarem o ERP é que, sem ele, permanecer competitivo é uma impossibilidade prática. O mundo dos negócios está se aproximando cada vez mais de um modelo totalmente colaborativo, e isso significa que as empresas devem cada vez mais compartilhar com seus fornecedores, distribuidores e clientes as informações internas que antes protegiam com tanto vigor. '
É claro que as pequenas e médias empresas - bem como aquelas envolvidas em serviços, em vez de indústrias de manufatura - têm recursos, infraestrutura e necessidades diferentes das grandes corporações industriais que forneciam o mercado original para sistemas ERP. Os fornecedores tiveram que criar uma nova geração de software ERP que fosse mais fácil de instalar, mais gerenciável, exigisse menos tempo de implementação e implicasse em custos iniciais mais baixos. Muitos desses novos sistemas eram mais modulares, o que permitiu que a instalação prosseguisse em incrementos menores com menos suporte de profissionais de tecnologia da informação. Outras pequenas empresas optaram por terceirizar suas necessidades de ERP para fornecedores. Por uma quantia fixa de dinheiro, o fornecedor forneceria a tecnologia e a equipe de suporte necessária para implementá-la e mantê-la. Essa opção costumava ser mais fácil e mais barata do que comprar e implementar um sistema inteiro, principalmente quando o software e a tecnologia pareciam ficar desatualizados dentro de alguns anos.
ERP E A INTERNET
Outra tendência no desenvolvimento e uso de ERP envolve fornecedores disponibilizando o software para empresas clientes na Internet. Conhecida como ERP hospedado ou ERP implantado na Web, essa tendência também contribuiu para tornar os sistemas ERP disponíveis para empresas menores. Quando uma empresa opta por executar seus sistemas ERP por meio de um host baseado na Web, o software não é comprado ou instalado na empresa cliente. Em vez disso, ele reside no computador host do fornecedor, onde os clientes o acessam por meio de uma conexão com a Internet. “Em vez de dispersar o ERP em vários sites corporativos e incorrer nos custos de muitos servidores necessários para executar o software, o ERP implantado na Web centraliza o sistema”, observou Forger. 'Usando a Web para acessar um único sistema ERP em um local central, as empresas podem reduzir seus investimentos em TI em duas frentes - hardware e pessoal.'
A execução de sistemas ERP em um computador host livra as pequenas empresas da necessidade de comprar um computador mainframe ou contratar especialistas em tecnologia da informação para dar suporte ao sistema. Além disso, esse arranjo permite que as empresas clientes economizem, pagando apenas pelos aplicativos ERP que usam, em vez de ter que comprar um determinado número de módulos. Na verdade, os fornecedores de ERP atuam como provedores de serviços de aplicativos (ASPs) para várias empresas clientes. 'Os sistemas fornecidos por ASPs são particularmente atraentes para empresas iniciantes que não podem prever com segurança seus volumes de negócios futuros, não podem pagar por sistemas ERP de primeira linha e não querem substituir continuamente os mais baratos e menos capazes sistemas à medida que seus negócios crescem ', explicou James e Wolf.
O ERP SE EXPANDE AO LONGO DA CADEIA DE FORNECIMENTO
Os sistemas ERP tradicionais preocupavam-se com a automação de processos e a conexão de sistemas de informação díspares em uma empresa. Porém, no final da década de 1990, um número crescente de empresas voltou seu foco para o exterior, para a colaboração e a formação de vínculos tecnológicos com outras empresas da cadeia de suprimentos. “Cada vez mais os fabricantes em países desenvolvidos estão se tornando parte do design e da linha de produção de seus clientes”, escreveu Richard Adhikari em Semana da Indústria . 'A programação rigorosa requer a automação da cadeia de suprimentos e as funções de planejamento de recursos empresariais e a implementação de links de comunicações eletrônicas.' Os fornecedores de ERP responderam a essa tendência integrando sistemas ERP com outros tipos de aplicativos, como e-commerce, e até mesmo com as redes de computadores de fornecedores e clientes. Esses sistemas ERP interconectados são conhecidos como soluções empresariais estendidas.
Os sistemas ERP foram expandidos para incluir várias novas funções. Por exemplo, as funções de integração de aplicativos vinculam o ERP a outros sistemas de software que afetam a cadeia de suprimentos. As funções de visibilidade fornecem às empresas uma visão geral do estoque e de seu status à medida que ele se move pela cadeia de suprimentos. O software de planejamento da cadeia de suprimentos ajuda a criar planos ideais para a produção e entrega de mercadorias. Da mesma forma, o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente personaliza a maneira como um fornecedor lida com cada cliente individualmente. O ERP também foi adaptado para dar suporte ao comércio eletrônico, facilitando o atendimento e distribuição de pedidos, simplificando o processo de aquisição eletrônica e rastreando informações sobre clientes e seus pedidos.
ESCOLHENDO UM FORNECEDOR DE ERP
Os principais fornecedores no campo são SAP da Alemanha; Oráculo; J.D. Edwards; PeopleSoft; e Baan da Holanda. Os esforços de marketing dos líderes continuam voltados para os clientes de grandes empresas e se concentram na automação da fabricação, distribuição, recursos humanos e sistemas financeiros. Mas vários fornecedores menores estão ativos no mercado atendendo a clientes de pequenas empresas e focados em aplicações de nicho.
Loizos descreveu uma série de fatores a serem considerados pelas pequenas empresas ao escolher um fornecedor de ERP. Por exemplo, ela enfatizou que implementar um sistema ERP é uma importante decisão de tecnologia da informação que requer tempo e recursos, portanto, as empresas devem evitar escolher um fornecedor muito rapidamente. Em vez disso, ela recomendou que as pequenas empresas avaliassem suas necessidades com cuidado e apresentassem uma lista de problemas de negócios que esperam que o sistema ERP os ajude a resolver. Loizos também sugeriu que as empresas pesquisassem minuciosamente os fornecedores potenciais de ERP, observando suas reputações no setor, mas também verificando referências e entrevistando clientes anteriores. Ela recomendou evitar vários fornecedores, se possível, e garantir que o fornecedor escolhido seja apropriado para os planos futuros de crescimento e expansão da pequena empresa. Por fim, ela observou que as empresas devem garantir que o financiamento do projeto esteja em vigor antes da assinatura do contrato.
FATORES EM UMA IMPLEMENTAÇÃO DE ERP BEM SUCEDIDA
Depois que uma pequena empresa decide instalar um sistema ERP e seleciona um fornecedor, há uma série de etapas que a empresa pode realizar para garantir uma implementação bem-sucedida. Em seu artigo, Forger observou que a implementação do ERP tem mais probabilidade de ter sucesso se a empresa o posicionar como uma questão estratégica de negócios e integrá-lo a um esforço de redesenho de processos. Obviamente, o sistema ERP deve se adequar à estratégia geral da empresa e ajudá-la a atender seus clientes. Também pode ser útil encontrar um líder apaixonado pelo projeto e selecionar uma equipe de projeto multifuncional dedicada. O proprietário de uma pequena empresa deve certificar-se de que esses indivíduos tenham o poder de tomar decisões sobre o processo de implementação do ERP.
Forger recomenda que as empresas ataquem o projeto de implementação em estágios curtos e focados, trabalhando para trás a partir dos prazos planejados para criar um senso de urgência. Pode ser útil começar com os sistemas mais básicos e depois expandir para outras áreas funcionais. Forger também sugere o uso de técnicas de gerenciamento de mudanças para gerenciar a dimensão humana do projeto, uma vez que o ERP requer muito suporte das áreas afetadas da empresa. Por fim, ele enfatiza que, uma vez que o sistema ERP esteja instalado, as empresas precisam interpretar os dados coletados com cuidado e precisão se o sistema pretende contribuir para o planejamento de negócios.
Embora os sistemas ERP possam parecer complexos e caros, mesmo as pequenas empresas estão cada vez mais achando necessário investir nessa tecnologia para se manterem competitivas. 'Os sistemas ERP estão sendo implementados hoje para fornecer uma base estável para um número crescente de empresas em todos os segmentos, desde ponto-coms a grandes fabricantes automotivos', escreveu Dave Morrison em Gestão CMA . “O número de implementações ao longo da cadeia de suprimentos e em pequenas e médias empresas está crescendo continuamente, à medida que os custos iniciais são reduzidos junto com o custo geral de propriedade. As versões pré-configuradas e pré-testadas agora estão efetivamente reduzindo os custos de implementação enquanto reduzem a complexidade e os riscos do projeto. Esses novos sistemas estão proporcionando uma vantagem inicial no desenvolvimento e entregando um produto estável e totalmente testado para a produção. A metodologia está em constante evolução e os resultados são muito positivos. '
BIBLIOGRAFIA
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Brown, Alan S. 'Lies Your ERP System diz a você: O planejamento de recursos corporativos sempre teve dificuldade em preencher a lacuna entre os escritórios corporativos e o chão de fábrica. Aqui está o porquê.' Engenharia Mecânica-CIME . Março de 2006.
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Loizos, Constance. 'ERP: É a solução definitiva de software?' Semana da Indústria . 7 de setembro de 1998.
Morrison, Dave. 'Velocidade máxima a frente.' Gestão CMA . Novembro de 2000.
'O que os líderes da indústria prevêem.' Banqueiro americano . 21 de fevereiro de 2006.
'ERP sem fio.' Plásticos modernos em todo o mundo . Março de 2006.
