A caixa de entrada de e-mail de Merlin Mann está cheia de bagunça. É constrangedor para ele admitir. Ele é o cara que inventou o conceito de caixa de entrada zero.
Mann é um guru da produtividade que lançou o site 43folders.com em 2004. Ele logo começou a pregar o evangelho da caixa de entrada zero em artigos em seu site. O Nova-iorquino descreveu-o como um 'sistema revolucionário de gerenciamento de e-mail'. Mann deu um Google Tech Talk na caixa de entrada zero. Pegou como um incêndio.
Alcançar a caixa de entrada zero tornou-se tão procurado que o aplicativo amplamente popular Mailbox projetou toda a sua estratégia de produto em torno de atingir a caixa de entrada zero. Quando você chegou lá, você recebeu uma gloriosa mensagem 'Você está pronto' sobre uma linda foto. A imagem mudava a cada vez, gamificando a experiência. (O Dropbox adquiriu a Mailbox e fechou-a em 2016.)
Mas Mann diz que estamos fazendo errado. Em uma entrevista com Wired UK , ele explica como todos nós perdemos o ponto sobre a caixa de entrada zero - e o que devemos fazer em vez disso.
Pare de tratar a caixa de entrada zero como um meio para um fim.
O que exatamente é tão útil em alcançar a caixa de entrada zero? Pode ser para poder dizer que você fez isso. Isso é bom. No entanto, devido ao volume de e-mails que recebemos hoje em dia, talvez não seja mais um objetivo admirável.
Quando Mann revelou pela primeira vez o conceito de caixa de entrada zero, ele tinha uma caixa de entrada. Hoje, temos dezenas de outras que podem ser consideradas caixas de entrada.
Email de trabalho
Email pessoal
DMs do Twitter
Facebook Messenger
DMs do Instagram
Folga
Mensagens de texto
Mann disse Com fio você deve dissecar como está gastando seu tempo nessas várias caixas de entrada. Se sua atenção está tão dispersa porque você está respondendo a mensagens de todos esses lugares o tempo todo, não é surpresa que você se sinta estressado.
Tenha alguma graça consigo mesmo. Aceite que você não pode fazer tudo. Esqueça de responder a cada mensagem. Deixar que algumas das coisas menos importantes permaneçam lhe dará um pouco de paz.
Mas, isso não é uma desculpa para simplesmente cancelar e parar de responder a qualquer coisa. Os pesquisadores da Microsoft descobriram que ignorar e-mails era um sinal revelador de um mau gerente. Você ainda precisa ficar atento aos itens prioritários em sua caixa de entrada. Cabe a você decidir quais são essas prioridades.
Desconfie da abordagem da ardósia limpa.
Ano novo, nova década. Por que não ir para a opção nuclear e clicar em delete em tudo? Limpe a lousa e comece do zero.
É uma ideia terrível, diz Mann. Em vez disso, identifique as principais áreas de foco. Talvez você possa clicar em excluir em um determinado tipo de e-mail - como notificações ou promocionais.
Mas guarde as coisas importantes. Comece a formular uma estratégia para fazer a triagem do que é importante e do que não é. Existem vários métodos para minimizar o tempo gasto com e-mail. Mann sugere dedicar tempo três vezes ao dia para atualizar sua caixa de entrada. Alguns especialistas em produtividade recomendam não verificar o e-mail logo pela manhã, para que você possa se concentrar em tarefas de trabalho profundas.
Essas estratégias podem não funcionar para todas as pessoas, especialmente aquelas cujos empregos exigem respostas rápidas a e-mails. Se você tiver alguma flexibilidade em relação ao e-mail, aqui estão algumas abordagens:
Exclua o aplicativo de e-mail do telefone quando estiver de férias. Não entre em pânico. É fácil baixar o aplicativo novamente quando você estiver online novamente.
Se você precisar enviar e-mails nos finais de semana ou em horários estranhos para se atualizar, programe-os para chegar durante o horário de trabalho. Isso é especialmente importante se você estiver em uma função de liderança, de modo que você lidera pelo exemplo e não perpetua uma cultura sempre ativa. Se você envia e-mails durante todos os fins de semana, seus subordinados diretos sentirão que também precisam.
Desative as notificações - e-mail e outros - para que você não se distraia constantemente com pings urgentes, mas não necessariamente importantes.
