Enquanto a computação em nuvem não é exatamente um conceito novo, o Google Apps certamente aprimorou a tecnologia para que empresas em todos os lugares possam aproveitar sua velocidade, acessibilidade e armazenamento. O pacote Google Apps, que inclui marcas registradas populares como Gmail, Google Calendar e Google Docs, pode tornar o fluxo de trabalho entre seus funcionários mais fluido e até mesmo fornecer melhores métodos de interação com clientes e clientes. O guia a seguir destacará os motivos e as maneiras de implementar o Google Apps para melhorar as operações de sua empresa.
Como usar o Google Apps para melhorar seus negócios: por que usar o Google Apps?
Um dos benefícios imediatos do Google Apps para empresas em relação aos softwares de desktop tradicionais, como o Microsoft Office, é a relação custo-benefício. Por apenas US $ 50 por ano, o pacote do Google Apps inclui um número ilimitado de contas de usuário, acesso a todos os aplicativos do Google, 25 GB de armazenamento de e-mail por funcionário, suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e garantia de 99,9% de funcionamento da rede. (Há também uma versão gratuita com uma quantidade limitada de segurança de rede e contas de usuário, bem como menos aplicativos e armazenamento.) Em comparação com a maioria dos softwares de negócios e TI, que geralmente vêm com um número limitado de licenças por compra (sem mencionar as necessárias servidores externos para hospedar o sistema), o Google Apps pode ser apenas a chave para espremer alguns centavos extras de seu orçamento.
'Se estivéssemos comprando cópias do Microsoft Office para todos na empresa, já estaríamos economizando dezenas de milhares de dólares', disse Brian Wyrick, vice-presidente de operações da Raidious, uma empresa de desenvolvimento de conteúdo com sede em Indianápolis. Junto com a economia de custos, Wyrick diz que a Raidious adotou o pacote do Google Apps por causa da acessibilidade que ele oferece a seus designers e produtores em diferentes partes do país.
'Utilitário é bom para qualquer empresa iniciante', diz Wyrick, 'e ser capaz de falar com um novo contratado ao telefone e configurá-lo com um programa da Web sem que um cara de TI tenha que conceder acesso a ele é um grande coisa. '
Outro benefício do Google Apps é a capacidade de integração de cada aplicativo - um recurso pelo qual Ken Hayes, proprietário de uma empresa de publicidade na Internet com sede em Toluca Lake, Califórnia, diz ser grato. 'O que é bom sobre o Google Apps é o fato de que posso configurar uma conta principal para minha empresa - e meu e-mail, calendário e site estão todos interligados', diz ele. 'Claro, existem e-mails melhores por aí, mas ninguém descobriu como juntar tudo como o Google.'
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Como usar o Google Apps para melhorar seus negócios: simplificando a comunicação interna com o Gmail
Quando o Gmail entrou em cena pela primeira vez, o cliente de e-mail pessoal foi elogiado por sua capacidade de armazenamento aparentemente sem fim e recursos de pesquisa na caixa de entrada extremamente rápidos. Mas, com a integração do Google Apps, muitas das funções do Gmail funcionam com a mesma eficiência para empresas. Novamente, uma das características mais benéficas do Gmail é o fator de nuvem - uma vez que não há nenhum software complicado com que se preocupar, o Gmail pode ser acessado por seus funcionários de qualquer lugar, sem a necessidade de baixar contatos ou mensagens para os dispositivos.
“Uma das melhores coisas sobre o Gmail é que ele é baseado em navegador”, diz Wyrick. 'Nós nos conectamos por meio de nossos telefones e clientes IMAP. É essa capacidade de não precisar dizer 'aqui está sua instalação do Outlook' '.
As conversas encadeadas do Gmail também ajudam a simplificar as mensagens entre colegas. Por exemplo, se várias partes forem enviadas em cópia a um e-mail, ou se vários e-mails tiverem a mesma linha de assunto, todas essas mensagens serão agrupadas com cada novo e-mail enviado, posicionando-se perfeitamente no topo de sua caixa de entrada e eliminando o incômodo de ter que verificar mensagens anteriores.
Além disso, todo ambiente de escritório deve ter um método para enviar mensagens rápidas por minuto, e a resposta do Gmail é o Google Chat, que é integrado diretamente na interface da caixa de entrada. 'Nós realmente reduzimos a necessidade de nosso sistema de telefonia interno', diz Wyrick sobre o uso do mensageiro pela Raidious. O recurso de bate-papo também possui um componente de videoconferência que pode ser útil quando colegas e funcionários precisam se corresponder de locais remotos.
Embora o Gmail seja um ótimo cliente de e-mail, Wyrick recomenda atribuir vários administradores de contas para sua conta comercial compartilhada. “Depois de se inscrever, você nunca mais quer ter todos os ovos na mesma cesta”, diz ele. 'Algum dia você vai precisar fazer algo quando aquele administrador não estiver disponível.'
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Como usar o Google Apps para melhorar seus negócios: sincronizando reuniões e eventos por meio do Google Agenda
Dependendo do seu tipo de negócio, o agendamento de consultas pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Alguns funcionários (ou apenas um) geralmente são responsáveis por rastrear e retransmitir datas e horas, um método que leva a erros e reuniões perdidas. Com o Google Agenda, vários funcionários podem postar eventos em uma única agenda que toda a empresa pode acessar e editar de acordo. Além disso, esses calendários podem ser codificados por cores para que o visualizador fique ciente das alterações nos compromissos. Os administradores também podem definir permissões para calendários, de forma que apenas alguns funcionários possam ver ou editar itens.
Greg Cross, fundador da Cross Creative, uma empresa de marketing digital com sede em Greenfield, Indiana, diz que recentemente incentivou um de seus principais clientes a adotar o Google Calendar para ajudar a classificar e proteger os compromissos. '[Ele] possui um centro de aconselhamento e veio até mim e disse:' Temos quatro conselheiros e estamos procurando uma maneira de nossos clientes agendarem consultas online e mantê-las privadas '', diz Cross. 'Você pode configurá-lo de forma que não mostre que você está tendo uma sessão de aconselhamento com' João da Silva 'sobre depressão.'
Outro recurso útil do Google Agenda é a capacidade de criar eventos por meio do Gmail. Quando você adiciona o endereço de e-mail de um funcionário a um evento do calendário, o funcionário recebe um convite para confirmar sua presença. Após a confirmação, cada funcionário pode visualizar e adicionar notas ao evento.
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Como usar o Google Apps para melhorar sua empresa: melhorando a colaboração e o gerenciamento de projetos com o Google Docs
O Google Docs é um aplicativo que permite que vários usuários criem e editem documentos, apresentações e planilhas - tudo na web. Normalmente, os colegas de trabalho compartilham documentos enviando anexos por e-mail uns aos outros, o que geralmente resulta em versões incorretas de arquivos e cópias espalhadas e perdidas. Com o Google Docs, o arquivo é editado na nuvem, onde as revisões são salvas e recuperadas automaticamente.
Como a maioria dos outros Google Apps, os administradores podem definir permissões no Google Docs para que apenas alguns funcionários tenham permissão para visualizar e compartilhar arquivos. Outro recurso conveniente é a capacidade de exportar os documentos em diferentes tipos de extensões de arquivo, o que pode ser útil quando um cliente ou cliente precisa de um arquivo PDF o mais rápido possível.
“Eu uso o Google Docs internamente”, diz Cross. 'Eu tenho um designer gráfico que trabalha apenas meio período, então eu posto orçamentos e propostas de clientes lá.' Usar o Google Docs para editar outros arquivos comuns, como itinerários, boletins informativos e artigos, pode ajudar a resolver problemas comuns que surgem entre os funcionários ao colaborar em projetos.
Por mais útil que o Google Docs tenha sido para muitos proprietários de empresas, Wyrick of Raidious diz que uma coisa a se ter em mente é o fato de que as pessoas em sua equipe terão graus variados de conhecimento de informática. Portanto, se e quando você implementar o Google Docs para criar e editar seus arquivos mais importantes, diz Wyrick, talvez seja útil designar um campeão do projeto que entenda o aplicativo.
'Pode haver alguns usuários que ficarão menos entusiasmados com as mudanças', diz Wyrick. Ele também aconselha os recém-chegados a frequentar o guia de ajuda no site do Google Apps.
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Como usar o Google Apps para melhorar sua empresa: compartilhando o conhecimento da empresa com o Google Sites
O Google Sites é uma ferramenta básica de criação de sites que as empresas podem usar para criar um hub de intranet privado de informações para os funcionários, ou até mesmo um domínio público que serve como a cara do seu negócio. O Google Sites permite que você importe informações de outros aplicativos, como sua agenda de compromissos ou formulários de cliente padrão, e poste-as em seu site para que funcionários ou clientes tenham fácil acesso.
“O Google Sites é como um sistema wiki”, diz Hayes, que usa o aplicativo para que ele e seu parceiro de negócios na Dinamarca possam acompanhar os projetos, ideias e empreiteiros da empresa. 'Tenho seções configuradas para as ideias dos concorrentes que queremos melhorar e até mesmo para os problemas que queremos consertar em nosso negócio.'
Você pode designar apenas alguns funcionários para ter recursos administrativos, ou seja, editar e publicar informações do site, ou conceder acesso a toda a sua equipe (especialmente se você estiver operando com uma equipe muito unida).
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Como usar o Google Apps para administrar sua empresa: Encontrando recursos adicionais no Google Apps Marketplace
Se os aplicativos feitos exclusivamente pelo Google não atendem a todas as suas necessidades, não se esqueça de verificar o Google Apps Marketplace, onde você pode encontrar muitos aplicativos de terceiros - alguns gratuitos - que oferecem uma variedade de funções e integrar com os outros aplicativos padrão. A folha de pagamento online da Intuit, por exemplo, permite que você pague os funcionários diretamente do Google Calendar e forneça a eles acesso online aos holerites. Zoho CRM é uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente que ajuda a melhorar a interação com o cliente de várias maneiras, como rastrear e classificar as conversas por e-mail.
Para aumentar as capacidades do Google Calendar, Greg Cross of Cross Creative usa o Tungle.me, um aplicativo que permite aos membros publicar agendas públicas, aceitar solicitações de agendamento e reduzir reservas duplas. “Isso realmente ajuda a integrar meu fluxo de trabalho”, diz Cross. 'Quando a pessoa confirma o compromisso, ele vai para o meu calendário [Google] e sou alertado no meu telefone. Então, entre a colaboração desses dois recursos, funciona muito bem para mim. '
De acordo com Cross, o Google Apps para empresas está se tornando rapidamente uma necessidade e menos um produto bacana para experimentar. A interoperabilidade dos aplicativos, juntamente com a acessibilidade da nuvem, diz ele, fornecem a muitas pessoas a oportunidade de aproveitar a tecnologia de escritório de forma eficiente pela primeira vez. “Será interessante ver como outras empresas de software sobreviverão daqui para frente, porque os aplicativos baseados na Web são mais do que uma moda passageira”, diz Cross. 'Não é a' onda do futuro '- é agora.'
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