Tendo trabalhado com startups e grandes empresas por mais de 25 anos, tenho visto executivos ficarem tão enamorados de suas visões de futuro 'disruptivas' que negligenciam os planos de curto prazo que fazem as coisas andarem. Também vi líderes tão focados na implementação que perdem de vista seu propósito e estratégia.
O verdadeiro sucesso ocorre quando você combina o quadro geral com ações concretas. Uma empresa de manufatura de médio porte com a qual trabalhei recentemente, por exemplo, queria criar uma estratégia de negócios. O desafio era que seus líderes tinham tantos projetos em andamento que as pessoas mal tinham tempo de se reunir para formular seus planos. A equipe executiva finalmente se reuniu e listou suas oportunidades de prioridade máxima para o ano. Então, olhamos para eles com uma nova lente estratégica - em vez de delinear 'planos', eles definiram 'cartas' de projeto para cada um. Ao fazer isso, eles foram capazes de dar um passo atrás e ver seu portfólio de oportunidades com uma nova lente que os ajudou a redefinir seu foco e dar financiamento aos projetos com as maiores vantagens.
O termo de abertura do projeto é um documento muito curto, idealmente de uma página, que lista seus objetivos gerais e os fatores de sucesso para alcançá-los. É essencialmente uma folha de dicas que mantém você e sua equipe focados no que é mais importante ao longo do tempo.
Ao criar o termo de abertura do projeto, considere estas categorias e perguntas:
- Qual é o seu objetivo geral? (Qual é o principal problema ou oportunidade que você tratará?)
- Qual é o escopo? (O que você fará versus não explicitamente como parte do projeto?)
- Quem está envolvido? (Quais pessoas ou grupos devem estar envolvidos e que papel eles desempenham?)
- Qual é o caso de negócios? (Quais são os benefícios financeiros ou outros que o projeto trará para a organização, clientes ou outras partes interessadas?)
- Quais são as medidas de sucesso? (Quais métricas quantificáveis você usará para avaliar o sucesso?)
- Quais recursos são necessários? (Que financiamento, tempo, materiais ou outros recursos são necessários?)
- Qual é a linha do tempo? (Quais são as principais fases ou marcos?)
- Quais são os riscos? (Que obstáculos podem impedir o sucesso?)
- Quais são os fatores de sucesso? (O que deve ser feito ou implementado para garantir o sucesso?)
Você pode modificar facilmente as perguntas para atender às suas necessidades, adicionando ou substituindo algumas das perguntas listadas acima.
O termo de abertura do projeto é uma ferramenta estratégica para comunicar o que você está fazendo e como, sem se perder no meio do mato. Os melhores líderes envolvem suas equipes na construção do estatuto do zero, porque sabem que as pessoas apóiam o que ajudam a criar.
