Esta história apareceu pela primeira vez em A musa , um destino da web com excelentes oportunidades de trabalho e consultoria especializada de carreira.
Pode me chamar de louco, mas sempre preferi dormir a cafeína. Mas com cronogramas erráticos e prazos apertados, obtendo seis ou mais horas de sono por noite não é uma tarefa fácil para um consultor - basta perguntar a qualquer um dos meus colegas viciados em café ou refrigerante diet. Entre um trabalho exigente e uma vida doméstica ainda mais exigente, passei muito tempo tentando vários hacks de produtividade para extrair o máximo possível de cada dia.
Minha ferramenta favorita para fazer as coisas? O cronômetro de 10 minutos no meu telefone.
Minha 'regra de 10 minutos' é bastante direta: cada tarefa em sua lista de tarefas não deve levar mais de 10 minutos para ser concluída. Se demorar mais de 10 minutos, você deve dividi-lo em tarefas menores ou delegá-lo a outra pessoa. A chave para esta regra é aplicá-la, o que significa definir o cronômetro de seu telefone para disparar na marca de 10 minutos. O nível de velocidade e foco que isso traz para o seu dia é simplesmente surpreendente.
Quando eu desafio minhas equipes pela primeira vez a colocar a regra dos 10 minutos em ação, normalmente me deparo com ceticismo. Perguntas como: 'Isso é loucura - posso realmente construir este grande modelo do Excel em incrementos de 10 minutos?' e 'Você está me dizendo que você faz isso em sua vida doméstica também, tomando banhos de 10 minutos e fazendo exercícios de 10 minutos?' abundam. (A resposta a ambas as perguntas, por falar nisso, é 'sim!')
Quer dar uma chance? Aqui estão três dicas para fazer a regra dos 10 minutos funcionar para você.
1. Delegado
De longe, o meio mais eficaz de encontrar tempo adicional no seu dia é terceirizar as coisas da sua lista de tarefas que outra pessoa pode fazer facilmente em 10 minutos ou menos. Por exemplo, tenho um colega muito bem-sucedido e reverenciado que afirma que a base de seu sucesso é que ele 'diz' sim 'para tudo, mas apenas realiza as tarefas que só ele pode fazer o melhor. ' Tudo o resto, ele delega .
Delegar não é tão fácil quanto parece. Pode ser difícil abandonar uma tarefa quando você teme que o trabalho de outra pessoa não seja tão bom quanto o seu. É útil lembrar que 'feito é melhor do que perfeito', e a única maneira de seguir em frente em sua carreira é abandonando as coisas que já dominou e assumindo novos desafios. Outra mudança de mentalidade que me ajudou foi perceber que delegar cria oportunidades para outras pessoas. Agora eu penso ativamente sobre quais tarefas e projetos posso criar para minha equipe que os ajudará a aprender, crescer e avançar em suas carreiras (o que convenientemente ajuda a limpar meu prato também).
Um dos desafios que vejo mais com pessoas que têm dificuldade em delegar - especialmente aquelas em cargos de nível básico - é que elas esquecem que podem e devem delegar. Se você não se sentir à vontade para pedir a um supervisor ou superior para fazer algo, tente o seguinte: Comece apontando o que você está fazendo e posicione o seu 'pedido' como um pedido de ajuda. Por exemplo, em vez de 'Preciso que você ligue para os líderes de equipe', você poderia dizer 'Estou trabalhando na obtenção dos dados para esta análise - seria possível para você me ajudar ligando para os outros líderes de equipe? '
Como gerente, posso dizer que muitas vezes me pego implorando às minhas equipes que delegem algo a mim, e adoro quando eles criam oportunidades para eu ajudar.
2. Encontre a Tarefa Fácil de 10 Minutos
Você pode ser cético no início, mas simplesmente mudando a forma como você estrutura suas tarefas, verá que quase tudo pode ser dividido em tarefas de 10 minutos. Você precisa pesquisar um novo tópico? Comece com 10 minutos digitalizando artigos de notícias no Google, seguidos por 10 minutos anotando tudo o que você sabe e as principais perguntas que ainda precisa responder, e depois 10 minutos ligando para pessoas para obter conselhos sobre como responder às suas perguntas abertas (pontos de bônus se você foi experiente o suficiente para perceber que o telefonema é uma forma de delegação!).
Voilà! Você acabou de espremer uma tarefa que, de outra forma, poderia durar horas em 30 minutos.
Essa abordagem também funciona depois do expediente. Tenho uma colega que ficou tão intrigada com a regra dos 10 minutos e como ela a ajudou durante o horário de trabalho que decidiu experimentá-la em casa. Ela tirou o cronômetro por algumas manhãs para cronometrar sua rotina pré-trabalho, e com um banho de 10 minutos, café da manhã de 10 minutos, etc., ela descobriu que era capaz de cortar o tempo padrão de 'preparação' dela , trocando-o pelo cobiçado sono. Ela nunca pensou que fosse possível tomar banho em 10 minutos - até que ela tentou e percebeu que era realmente muito fácil!
3. Use esse temporizador
Usar seu cronômetro é uma parte crítica da regra, então não se esqueça disso. Como todos no mundo dos negócios sabem, 'fazemos o que medimos'.
Isso também se aplica à regra dos 10 minutos - você deve usar um cronômetro ou relógio para controlar quanto tempo está gastando nas coisas. Os smartphones tornam isso mais fácil com seus aplicativos de cronômetro integrados, mas qualquer relógio com ponteiro de minutos serve. Faça o que fizer, não adivinhe - porque se o seu aproximadamente 10 minutos sempre se transformam em 20, você não está maximizando sua produtividade.
Às vezes, você gasta menos de 10 minutos em uma tarefa (mais tempo atrás - yay!), E às vezes o alarme tocará e você ainda estará ao telefone (não, não estou sugerindo que você simplesmente desligue quando o alarme dispara). Não se sinta mal por atropelar - apenas anote isso para a próxima vez.
Por exemplo, se uma colega de trabalho tende a divagar, comece sua próxima conversa dizendo a ela que você tem 10 minutos para fazer um brainstorm. E se você realmente precisar de mais tempo? Isso também é bom: acompanhar o tempo gasto fornecerá uma visão sobre como você trabalha, para que possa planejar melhor o seu dia da próxima vez.
A regra dos 10 minutos em ação
Um dos meus exemplos favoritos dessa regra em ação ocorreu há alguns anos, quando uma equipe na qual eu estava trabalhando recebeu o temido telefonema das 16h de um cliente redirecionando o trabalho que apresentaríamos na manhã seguinte. Ugh, tanto para uma noite relaxante!
Havia duas grandes peças de trabalho envolvidas, então dividimos nossa equipe de quatro pessoas ao meio. Cada uma de nossas duas subequipes tinha aproximadamente o mesmo número de slides do PowerPoint para reformular, com quantidades semelhantes de análise, portanto, deveria ter levado aproximadamente o mesmo tempo para concluir.
Eu disse ao meu colega de equipe que realmente queria terminar por volta das 18h para que pudéssemos ir jantar, e ele concordou, mas duvidava de nossa capacidade de fazer isso. Então, computamos as páginas, divididas pelas duas horas restantes do dia, e descobrimos que se pudéssemos atingir uma taxa de 10 minutos por página, teríamos tempo suficiente para completá-la - mais um buffer para qualquer coisa que comprovasse ser particularmente complicado. Reenergizados, dividimos as páginas, ajustamos o cronômetro e começamos a dar partida. Para transformá-lo em um jogo, registramos no quadro branco quantas páginas cada um de nós completou abaixo ou acima da marca de 10 minutos.
Por volta das 18h, terminamos - e nos sentimos muito bem com isso. A outra equipe que não usou a regra dos 10 minutos? Eles terminaram por volta das 9 horas.
O desafio começou. Para sua próxima tarefa hoje, pegue seu cronômetro e experimente você mesmo. O tempo está passando!
