Os funcionários americanos gastam, em média, cerca de um quarto da semana de trabalho penteando centenas de e-mails .
Apesar de estarmos colados aos botões de resposta, a treinadora de carreira Barbara Pachter diz que muitos profissionais ainda não sabem usar o e-mail de maneira adequada.
Devido ao grande volume de mensagens que lemos e escrevemos, podemos estar mais propensos a cometer erros embaraçosos, e esses erros podem ter consequências graves.
Pachter descreve os princípios básicos da etiqueta moderna de e-mail em seu livro ' Os fundamentos da etiqueta empresarial . ' Falamos com ela e mostramos as regras mais essenciais que você precisa saber.
Vivian Giang e Rachel Sugar contribuíram para as versões anteriores deste artigo.
1. Inclua um assunto claro e direto
Exemplos de um bom assunto incluem 'Mudança na data da reunião', 'Pergunta rápida sobre sua apresentação' ou 'Sugestões para a proposta'.
“As pessoas geralmente decidem se abrem um e-mail com base na linha de assunto”, diz Pachter. 'Escolha um que permita aos leitores saber que você está tratando de suas preocupações ou questões comerciais.'
2. Use um endereço de e-mail profissional
Se você trabalha para uma empresa, deve usar o endereço de e-mail da empresa. Mas se você usa uma conta de e-mail pessoal - seja você autônomo ou apenas gosta de usá-la ocasionalmente para correspondências relacionadas ao trabalho - você deve ter cuidado ao escolher esse endereço, diz Pachter.
Você deve sempre ter um endereço de e-mail que transmita seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nunca use endereços de e-mail (talvez remanescentes de seus dias de escola primária) que não sejam apropriados para uso no local de trabalho, como 'babygirl @ ...' ou 'beerlover @ ...' - não importa o quanto você ame um cerveja fria.
3. Pense duas vezes antes de clicar em 'responder a todos'
Ninguém quer ler e-mails de 20 pessoas que não têm nada a ver com eles. Ignorar os e-mails pode ser difícil, pois muitas pessoas recebem notificações de novas mensagens em seus smartphones ou mensagens pop-up que distraem na tela do computador. Evite clicar em 'responder a todos', a menos que você realmente ache que todos na lista precisam receber o e-mail, diz Pachter.
4. Inclua um bloco de assinatura
Providenciar seu leitor com algumas informações sobre você, sugere Pachter. 'Geralmente, isso indica seu nome completo, cargo, o nome da empresa e suas informações de contato, incluindo um número de telefone. Você também pode adicionar um pouco de publicidade para si mesmo, mas não exagere com palavras ou obras de arte. '
Use a mesma fonte, tamanho e cor do resto do e-mail, diz ela.
5. Use saudações profissionais
Não use expressões coloquiais e descontraídas como 'Ei, pessoal', 'Ei' ou 'Oi, pessoal'.
'A natureza relaxada de nossos escritos não deve afetar a saudação em um e-mail', diz ela. ' Ei é uma saudação muito informal e geralmente não deve ser usada no local de trabalho. E Eu não está bem também. Usar Oi ou Olá em vez de.'
Ela também desaconselha encurtar o nome de ninguém. Diga 'Oi Michael', a menos que você tenha certeza de que ele prefere ser chamado de 'Mike'.
6. Use pontos de exclamação com moderação
Se você optar por usar um ponto de exclamação, use apenas um para transmitir entusiasmo, diz Pachter.
“As pessoas às vezes se empolgam e colocam vários pontos de exclamação no final de suas frases. O resultado pode parecer muito emocional ou imaturo ', ela escreve. 'Os pontos de exclamação devem ser usados com moderação por escrito.'
7. Seja cauteloso com humor
O humor pode se perder facilmente na tradução, sem o tom certo ou expressões faciais. Em uma troca profissional, é melhor deixar de lado o humor nos e-mails, a menos que você conheça bem o destinatário. Além disso, algo que você acha engraçado pode não ser engraçado para outra pessoa.
Pachter diz: 'Algo percebido como engraçado quando falado pode parecer muito diferente quando escrito. Em caso de dúvida, deixe-a de fora.'
8. Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de maneira diferente
A falha de comunicação pode ocorrer facilmente devido a diferenças culturais , especialmente na forma de escrita, quando não podemos ver a linguagem corporal um do outro. Adapte sua mensagem ao background cultural do receptor ou ao nível de conhecimento que você tem dele.
Uma boa regra a se ter em mente, diz Pachter, é que as culturas de alto contexto (japonesa, árabe ou chinesa) querem conhecê-lo antes de fazer negócios com você. Portanto, pode ser comum que os associados de negócios desses países sejam mais pessoais em seus escritos. Por outro lado, pessoas de culturas de baixo contexto (alemãs, americanas ou escandinavas) preferem ir direto ao ponto muito rapidamente.
9. Responda aos seus e-mails - mesmo que o e-mail não tenha sido destinado a você
É difícil responder a todas as mensagens de e-mail já enviadas para você, mas você deve tentar, diz Pachter. Isso inclui quando o e-mail foi enviado acidentalmente para você, especialmente se o remetente estiver esperando uma resposta. Uma resposta não é necessária, mas funciona como uma boa etiqueta de e-mail, especialmente se essa pessoa trabalhar na mesma empresa ou setor que você.
Aqui está um exemplo de resposta: 'Sei que você está muito ocupado, mas não acho que sua intenção era enviar este e-mail para mim. E queria que você soubesse para que possa enviar para a pessoa certa. '
10. Adicione o endereço de e-mail por último
'Você não quer enviar um e-mail acidentalmente antes de terminar de escrever e revisar a mensagem', diz Pachter. 'Mesmo quando você está respondendo a uma mensagem, é uma boa precaução excluir o endereço do destinatário e inseri-lo somente quando tiver certeza de que a mensagem está pronta para ser enviada.'
11. Revise todas as mensagens
Seus erros não passarão despercebidos pelos destinatários do seu e-mail. 'E, dependendo do destinatário, você pode ser julgado por fazê-los', diz Pachter.
Não confie na verificação ortográfica. Leia e releia seu e-mail algumas vezes, de preferência em voz alta, antes de enviá-lo.
'Um supervisor pretendia escrever' Desculpe pelo transtorno '', diz Pachter. 'Mas ele confiou no corretor ortográfico e acabou escrevendo' Desculpe pela incontinência '.'
12. Verifique novamente se você selecionou o destinatário correto
Pachter diz para você prestar muita atenção ao digitar um nome de seu catálogo de endereços na linha 'Para' do e-mail. 'É fácil selecionar o nome errado, o que pode ser constrangedor para você e para a pessoa que recebe o e-mail por engano.'
13. Mantenha suas fontes clássicas
Purple Comic Sans tem uma hora e um lugar (talvez?), Mas para correspondência comercial, mantenha suas fontes, cores e tamanhos clássicos.
A regra principal: seus e-mails devem ser fáceis de serem lidos por outras pessoas.
'Geralmente, é melhor usar fontes de 10 ou 12 pontos e uma fonte fácil de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman', aconselha Pachter. Quanto à cor, o preto é a escolha mais segura.
14. Não encurte o nome dos destinatários, a menos que eles tenham solicitado
' Meu nome é Barbara. Não gosto de receber e-mails com o endereço 'Oi, Barb' ', disse ela ao Business Insider. 'O mesmo se aplica ao uso de apelidos. Não me chame de Barbie! '
A menos que a pessoa tenha dito a você que prefere um apelido, não se preocupe em usar um. Você pode estar apenas tentando ser amigável ou informal, mas é inapropriado e pode irritar o destinatário.
15. Verifique se você está digitando o nome do destinatário corretamente
'Se você ofender alguém na saudação, essa pessoa pode não ler mais', diz ela.
Seja respeitoso e soletre o nome do destinatário corretamente. 'Muitas pessoas se sentem insultadas se seus nomes forem digitados incorretamente. Verifique a grafia correta no bloco de assinatura da pessoa. Você também pode verificar o endereço de e-mail. Freqüentemente, os nomes e / ou sobrenomes das pessoas estão em seus endereços. '
Se você estiver enviando um e-mail para um cliente em potencial, ele pode presumir que você presta pouca atenção aos detalhes ou está muito ocupado ou distraído para dizer o nome certo, e essa não é a mensagem que você deseja enviar.
16. Controle o seu tom
Assim como as piadas se perdem na tradução, o tom é fácil de interpretar mal sem o contexto que você obteria de dicas vocais e expressões faciais. Conseqüentemente, é fácil parecer mais abrupto do que você poderia ter pretendido. Você quis dizer 'direto'; eles lêem 'zangado e rude'.
Para evitar mal-entendidos, Pachter recomenda que você leia sua mensagem em voz alta antes de enviar. 'Se soa duro para você, soará duro para o leitor', diz ela.
Para obter melhores resultados, evite usar palavras inequivocamente negativas ('falha', 'errado' ou 'negligenciado') e sempre diga 'por favor' e 'obrigado'.
17. Nada é confidencial - então escreva de acordo
Lembre-se sempre do que o ex-diretor da CIA David Petraeus aparentemente esqueceu, avisa Pachter: Cada a mensagem eletrônica deixa um rastro.
'Uma diretriz básica é presumir que outras pessoas verão o que você escreve', diz ela, 'então não escreva nada que você não gostaria que todos vissem.' Uma interpretação mais liberal: não escreva nada que possa ser ruinoso para você ou prejudicial para os outros. Afinal, o e-mail é perigosamente fácil de encaminhar e é melhor prevenir do que remediar.
Esta história apareceu pela primeira vez em Business Insider .
