Na era da Internet , você pode clicar em 'responder', digitar uma resposta rápida e clicar em 'enviar' sem se preocupar com o que acabou de escrever. Mas os especialistas concordam que o comportamento do seu e-mail tem o potencial de sabotar sua reputação, tanto pessoal quanto profissionalmente. A Inc.com entrou em contato com alguns dos mais experientes especialistas em e-mail da indústria e pediu-lhes que avaliassem como aperfeiçoar sua etiqueta de e-mail.
1. Discuta apenas assuntos públicos. Todos nós já ouvimos histórias sobre um e-mail 'privado' que acabou sendo repassado para toda a empresa e, em alguns casos, para toda a Internet. Uma das coisas mais importantes a se considerar quando se trata de etiqueta no e-mail é se o assunto que você está discutindo é público ou algo que deveria ser discutido a portas fechadas. Pergunte a si mesmo se o tópico em discussão é algo que você escreveria em papel timbrado da empresa ou postaria em um quadro de avisos para que todos vissem antes de clicar em 'enviar'. - Judith Kallos ,
autor de Fácil etiqueta para e-mail, e-mail: o manual e e-mail: um guia para escrever bem
2. Apresente-se resumidamente. Não presuma que a pessoa que está recebendo seu e-mail sabe quem você é ou se lembra de tê-lo conhecido. Se não tiver certeza se o destinatário reconhece seu endereço de e-mail ou nome, inclua um lembrete simples de quem você é em relação à pessoa com quem está entrando em contato; uma biografia formal e extensa de você mesmo não é necessária. - Peggy Duncan , especialista em produtividade pessoal e autor de Supere a sobrecarga de e-mail com melhores hábitos, etiqueta e Outlook 2007
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3. Não 'mande e-mails com raiva'. Enviar más notícias por e-mail, despedir um cliente ou fornecedor, expressar raiva, repreender alguém, depreciar outras pessoas em e-mails (principalmente se você estiver dizendo algo menos do que gentil sobre seu chefe) são todos proibidos. Como o e-mail pode parecer muito informal, muitas pessoas caem nessa armadilha. Lembre-se sempre de que a correspondência por e-mail dura para sempre. - Lindsey Pollak , especialista de carreira e local de trabalho, consultor de etiqueta de e-mail e autor de Indo da faculdade para a carreira
4. Use os pontos de exclamação com moderação. O número máximo de pontos de exclamação em um e-mail comercial? Um. Caso contrário, você corre o risco de parecer infantil e pouco profissional. - Pollak
5. Tenha cuidado com informações confidenciais. Evite discutir informações confidenciais em e-mails, como informações fiscais de alguém ou detalhes de um negócio altamente confidencial. Se o e-mail cair nas mãos da pessoa errada, você poderá enfrentar sérias repercussões - até mesmo legais. - Peter Post , diretora do Emily Post Institute, com sede em Burlington, Vermont, que oferece conselhos sobre etiqueta e respostas a questões de boas maneiras, como etiqueta no casamento, questões parentais e modos à mesa.
6. Responda em tempo hábil. A menos que você trabalhe em algum tipo de função emergencial, não é necessário estar disponível no instante em que um e-mail chegar. Dependendo da natureza do e-mail e do remetente, responder dentro de 24 a 48 horas é aceitável. - Duncan
7. Evite enviar one-liners. 'Obrigado' e 'Oh, OK' não avançam a conversa de forma alguma. Sinta-se à vontade para colocar 'Sem necessidade de resposta' no início do e-mail, quando você não antecipar uma resposta. - Duncan
8. Evite usar atalhos para palavras reais, emoticons, jargão ou gíria. Palavras de empresários crescidos usando atalhos como '4 u' (em vez de 'para você'), 'Gr8' (para ótimo) em e-mails relacionados a negócios não são aceitáveis. Se você não colocaria um rosto sorridente ou emoticon em sua correspondência comercial, não deveria colocá-lo em uma mensagem de e-mail. Qualquer uma das opções acima tem o potencial de fazer você parecer menos profissional. - Duncan
9. Mantenha-o limpo. Nada incomoda mais os destinatários do que quando as pessoas respondem e deixam as mensagens confusas, por exemplo, uma cadeia de e-mail que inclui muitos caracteres circunflexos (>>>) ou páginas e páginas de endereços de e-mail que não foram protegidos por Cco. Você pode se livrar dos acentos circunflexos selecionando o texto Ctrl + F para usar o comando Localizar e Substituir para localizar um acento circunflexo e substituir todos eles por nada. Você pode se livrar de todos os endereços de e-mail apenas excluindo. Limpe e envie. - Duncan
10. Seja claro em sua linha de assunto. Com as caixas de entrada entupidas por centenas de e-mails por dia, é crucial que sua linha de assunto vá direto ao ponto. Deve ser razoavelmente simples e descritivo do que você escreveu. Espere que qualquer e-mail com um assunto fofo, vago ou obscuro seja descartado. Além disso, revise sua linha de assunto com o mesmo cuidado que faria com o resto do e-mail. - Publicar
11. Não se confunda com Spam. Evite linhas de assunto em letras maiúsculas, todas em minúsculas e aquelas que incluem URLs e pontos de exclamação - que tendem a parecer spam para o destinatário. - Judith Kallos ,
autor de Fácil etiqueta para e-mail, e-mail: o manual e e-mail: um guia para escrever bem
12. Sua linha de assunto deve corresponder à mensagem. Nunca abra um e-mail antigo, clique em Responder e envie uma mensagem que não tenha nada a ver com a anterior. Não hesite em mudar de assunto assim que o tópico ou o conteúdo da cadeia de e-mail mudar. - Peggy Duncan , especialista em produtividade pessoal e autor de Supere a sobrecarga de e-mail com melhores hábitos, etiqueta e Outlook 2007
13. Fornece um aviso ao enviar anexos grandes. O envio de anexos grandes sem aviso prévio pode obstruir a caixa de entrada do destinatário e fazer com que outros e-mails importantes sejam devolvidos. Se você estiver enviando algo com mais de 500 KB, os remetentes devem perguntar: 'Você se importaria se eu lhe enviasse um anexo? Quando seria o melhor momento para você? ' - Kallos
14. Não mais do que dois anexos e forneça um nome lógico. A menos que tenha sido especificamente solicitado, evite enviar uma mensagem com mais de dois anexos. Além disso, dê ao (s) arquivo (s) anexado (s) um nome lógico para que o destinatário saiba rapidamente o assunto e o remetente. - Duncan
15. Envie ou copie outras pessoas apenas quando necessário. Antes de clicar em Responder a todos ou colocar nomes nas linhas Cc ou Cco, pergunte-se se todos os destinatários precisam das informações em sua mensagem. Se não, por que enviar? Reserve um tempo para enviar suas mensagens para as pessoas certas. - Duncan
16. Cuidado com o 'responder a todos'. Não clique em 'responder a todos', a menos que todos os membros da rede de e-mail precisem saber. Você quer ter certeza de que não está enviando sua resposta a todos em uma lista - quer eles precisem saber ou não. - Duncan
17. Pegue o telefone. Quando um tópico tem muitos parâmetros que precisam ser explicados ou negociados e vão gerar muitas dúvidas e confusão, não o trate por e-mail. Além disso, o e-mail não deve ser usado para cancelamentos de última hora de reuniões, almoços, entrevistas e nunca para notícias devastadoras. Se você tem um funcionário ou amigo a quem precisa dar más notícias, é preferível um telefonema. Se é uma notícia que você precisa enviar para um grande grupo, o e-mail é mais prático. - Duncan
18. Avalie a importância do seu e-mail. Não abuse da opção de alta prioridade. Se você usar esse recurso em excesso, poucas pessoas o levarão a sério. Uma solução melhor é usar linhas de assunto descritivas que explicam exatamente do que se trata a mensagem. - Duncan
19. Mantenha a privacidade. Se você estiver enviando uma mensagem para um grupo de pessoas e precisar proteger a privacidade de sua lista, use sempre 'Cco'. Além disso, evite fornecer endereços de e-mail a terceiros (como um Evite, boletim informativo etc.). Certifique-se de que os endereços que você ceder voluntariamente a terceiros permaneçam com eles, especialmente quando o serviço que estão oferecendo é gratuito. - Duncan
20. Seja breve e vá direto ao ponto. O e-mail longo é coisa do passado. Escreva de forma concisa, com muitos espaços em branco, para não sobrecarregar o destinatário. Certifique-se de que, ao olhar o que está enviando, não pareça um fardo para ler - sinta-se à vontade para usar marcadores. A pessoa que lê seu e-mail não deve ter que vasculhar vários parágrafos para descobrir o que você está perguntando. Você deve declarar o propósito do e-mail nas duas primeiras frases. Seja claro e direto. - Lindsey Pollak , especialista de carreira e local de trabalho, consultor de etiqueta de e-mail e autor de Indo da faculdade para a carreira
21. Conheça o seu público. A saudação e a assinatura do seu e-mail devem ser consistentes com o nível de respeito e formalidade da pessoa com quem você está se comunicando. Além disso, escreva para a pessoa que irá lê-lo - se ela tende a ser muito educada e formal, escreva nessa língua. O mesmo vale para um receptor que tende a ser mais informal e relaxado. - Lindsey Pollak , especialista de carreira e local de trabalho, consultor de etiqueta de e-mail e autor de Indo da faculdade para a carreira
22. Sempre inclua uma assinatura. Você nunca quer que alguém precise pesquisar como entrar em contato com você. Se você tiver experiência em mídia social, inclua também todas as suas informações de mídia social em sua assinatura. Sua assinatura de e-mail é uma ótima maneira de permitir que as pessoas saibam mais sobre você, especialmente quando seu endereço de e-mail não inclui seu nome completo ou empresa. - Pollak
23. Use uma resposta automática apenas quando necessário. Uma resposta automática que diz: 'Obrigado por sua mensagem de e-mail. Vou responder a você assim que puder 'é inútil. No entanto, uma coisa que essas mensagens fazem muito bem é alertar os spammers de que seu e-mail é real e que eles podem adicioná-lo à lista de spam. - Peggy Duncan , especialista em produtividade pessoal e autor de Supere a sobrecarga de e-mail com melhores hábitos, etiqueta e Outlook 2007
24. Treine sua equipe. Os proprietários de empresas devem certificar-se de que sua equipe seja treinada em comunicações por e-mail - não presuma que eles sabem o que estão fazendo e o que é considerado profissional. Estabeleça padrões de e-mail que todos na empresa devam seguir. - Pollak
25. Seu e-mail é um reflexo de você. Cada e-mail que você envia aumenta ou diminui sua reputação. Se seu e-mail estiver espalhado, desorganizado e cheio de erros, o destinatário tenderá a pensar em você como um empresário disperso, descuidado e desorganizado. A opinião das outras pessoas é importante e, no mundo profissional, a percepção que elas têm de você será crítica para o seu sucesso. - Peter Post , diretora do Emily Post Institute, com sede em Burlington, Vermont, que oferece conselhos sobre etiqueta e respostas a questões de boas maneiras, como etiqueta no casamento, questões parentais e modos à mesa.
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