'Ei, pergunta rápida ...' 'Só queria checar ...' 'Você pode confirmar ...?'
Se você é como a maioria dos empresários, solicitações por e-mail como essas são tão comuns que você nem percebe mais. Você responderá rapidamente e voltará à sua tarefa - apenas para receber outra mensagem 'urgente' minutos depois. Enquanto você digita uma resposta, o telefone toca. Em seguida, um funcionário passa por sua mesa para fazer uma pergunta.
Antes que você perceba, o dia acabou e você não fez nada. Mas não precisa ser assim. Tudo se resume a compreender que existem alguns poucos vitais e muitos triviais quando se trata de tarefas.
Você provavelmente já ouviu falar da regra 80-20 - o conceito de que algumas entradas são responsáveis pela maior parte das saídas. Muitas vezes, as pessoas presumem que quanto maior a entrada, maior a saída, mas eles ignoram a pontuação de qualidade.
O resultado é uma equação invertida: gastar 80% do tempo movendo a agulha 20%. Mas se você medir e analisar os resultados de cada entrada, poderá eliminar todos, exceto aqueles com maior potencial.
Meu investidor, Mark Cuban, vive e prospera de acordo com a regra 80-20. Embora ele não aprenda especificamente o conceito, é óbvio em sua prática. Ele não usa o telefone, mas responde pessoalmente a todos os e-mails. Essa prática não se limita a jogadores poderosos como Cuban, no entanto. A regra 80-20 pode ajudá-lo a encontrar o sucesso na inicialização e mais tempo livre.
Aqui estão cinco maneiras de maximizar os resultados no mínimo de tempo:
1. Vá com seu instinto.
Você provavelmente tem uma intuição decente sobre quais de suas tarefas diárias diminuem a produtividade. Identifique-os perguntando-se: 'Qual é a coisa mais estúpida em que estou perdendo tempo?' Você ficará surpreso ao ver como é fácil interromper essas atividades. Defina parâmetros para quando você pode realizar essas atividades (como responder a um e-mail uma vez por dia) e, eventualmente, pode ser capaz de cortar totalmente seu dia de trabalho.
2. Adote a gestão laissez-faire.
O gerenciamento à distância é uma tarefa difícil de dominar, mas pode fazer toda a diferença. Quando você está ausente, isso o força a identificar atividades dispensáveis. Você descobrirá que realmente não importa se algumas coisas não forem feitas. Por outro lado, outras coisas podem afetar seus resultados financeiros quando deixadas inacabadas. Depois de descobrir como essas coisas afetam seus negócios, você pode dobrar o que é importante e minimizar sistematicamente - ou até mesmo eliminar - as atividades que não afetam.
3. Aprenda a dizer não e coloque um preço no seu tempo.
Diga comigo agora: 'Não.' Dizer não à maioria das coisas o ajudará a concentrar seus esforços. Quanto mais sucesso você se torna, mais vale o seu tempo. Você vai ter um monte de gente pedindo para você pegar uma xícara de café para que eles possam 'pegar seu cérebro'. Isso é ótimo, mas eles precisam saber que seu tempo não é livre.
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4. Mestre interrompendo a interrupção.
Tim Ferriss cunhou a frase 'interromper a interrupção' em seu livro A semana de trabalho de 4 horas. A ideia é que se você pode identificar as interrupções, você pode interromper sistematicamente cada antes isso interrompe você. Técnicas como lote podem ser poderosas. Em vez de atender o telefone, verifique seu correio de voz duas vezes ao dia. Em vez de atualizar seu blog diariamente, programe postagens para uma semana de uma só vez.
5. Meça tudo.
Analise meticulosamente suas entradas e saídas. Planeje seus esforços e documente tudo. Isso pode parecer uma perda de tempo no início, mas depois de ver como os dados de desempenho são valiosos para aumentar a produtividade, você começará a medir tudo.
É fácil entrar em pânico ao ver uma lista de e-mails não lidos se acumulando. Mas, considerando cada tarefa no grande esquema de seu trabalho mais amplo e confiando em sua intuição sobre o que deve ter prioridade, você pode reduzir as atividades que estão desperdiçando seu tempo - e começar a explorar aqueles 20% superestimados.
