Há dias em que sinto que estou me afogando em e-mails. Eu simplesmente não consigo responder a cada um em tempo hábil. Então, quando posso finalmente encontrar tempo para responder a esses e-mails, meus dedos começam a digitar automaticamente esta frase: 'Desculpe pela demora na resposta ...'
Eu sei que não estou sozinho.
Essas cinco palavras se tornaram tão comuns na cultura do e-mail que foram até mesmo o tópico de uma coluna satírica recente da revista Shouts & Murmurs em O Nova-iorquino por Susanna Wolff.
Desculpe pelo atraso na resposta. Abri seu e-mail no meu telefone enquanto meu namorado estava no banheiro, mas então vi que era necessário mais do que um 'sim' ou 'não' como resposta, decidi que dava muito trabalho, marquei como não lido e, em seguida, esqueci completamente até agora!
O desejo de incluir uma linguagem de desculpas pela demora na resposta em cada e-mail que eu respondo é forte. Mesmo que eu esteja respondendo tão rapidamente quanto no dia seguinte, sinto que estou ansiosa para pedir desculpas pela demora na resposta.
Precisamos parar de dizer isso, como Melissa Dahl aponta em Ciência de nós . Porque os e-mails raramente são urgentes o suficiente para exigir que nos desculpemos por respondê-los com atraso. O verdadeiro problema de se desculpar por não responder instantaneamente a todos os e-mails? Isso abre o precedente de que devemos responder instantaneamente a todos os e-mails. Se você responder dentro de um prazo razoável, o que há para se desculpar?
Mas, uma vez que desculpa-pela-demora na resposta é tão comum, como podemos quebrar o hábito? Aqui estão algumas idéias.
Bloqueie o tempo do seu e-mail
Não podemos responder imediatamente a todos os e-mails quando eles chegam. Isso nos leva a espremer essas respostas sempre que temos tempo, o que pode demorar um pouco, o que pode nos levar à perigosa armadilha do perdão pela demora na resposta.
Em vez disso, tente bloquear um determinado período do dia em que você responde aos e-mails. Seguindo um sistema de lista de tarefas de bloqueio de tempo, você reserva certos períodos do seu dia para certas tarefas. Não há necessidade de responder instantaneamente a esse e-mail, ou tente se lembrar de responder mais tarde. Em vez disso, responda durante o período do dia que você designou para o envio de e-mail. 'Quando todas as nossas tarefas são colocadas em uma data, hora e duração específicas, dormimos mais profundamente sabendo que tudo o que precisa ser feito está em seu lugar', disse o especialista em gerenciamento de tempo Kevin Kruse Fast Company .
Pare de pedir desculpas
Se você quiser parar de se desculpar de uma vez por todas, há um plug-in do Chrome para Gmail que pode ajudar. É como o corretor ortográfico, mas em vez de detectar erros ortográficos, ele detecta palavras exatas, como 'desculpe' e 'justo'. Chamado Apenas não sinto muito , o plug-in irá avisá-lo se você estiver digitando um e-mail e digitar 'desculpe', sem pensar muito sobre o motivo do pedido de desculpas.
Coloque a responsabilidade sobre o remetente
Alguns e-mails podem exigir uma resposta rápida. Mas é difícil navegar pelo mar que é sua caixa de entrada e saber exatamente quais são.
Então, o economista comportamental Dan Ariely encontrou uma solução. Para ajudar a priorizar a urgência dos cerca de 300 e-mails que recebe por dia, sua resposta automática pede que o remetente preencha um formulário. No formulário, o remetente deve fornecer mais detalhes sobre sua solicitação, incluindo quando espera uma resposta. O número de pessoas que exigem uma resposta imediata? Apenas dois por cento.
'Com o e-mail, tratamos tudo como se estivéssemos com pressa', disse Ariely quando era um convidado em Bloomberg's Plano de jogo podcast. 'Há uma grande diferença entre importante e urgente.'
