Você tem uma lista de tarefas? Claro - a maioria de nós faz. Mas e uma lista de tarefas pendentes? Acontece que isso é pelo menos tão importante, de acordo com especialistas em produtividade.
O que exatamente é uma lista de tarefas pendentes? Não é uma lista de maus hábitos que você está determinado a abandonar ou de comportamentos negativos que deseja evitar. É uma lista de tarefas que você pode pensar que deve fazer, ou pode querer fazer, ou pode ser solicitado por outra pessoa. Mas, como essas tarefas não o movem em direção a nenhum de seus objetivos maiores, não alimentam sua alma e não são necessárias para você fazer, é muito melhor não realizá-las. Eles devem ser deixados por fazer ou você deve delegá-los a outra pessoa.
As pessoas mais bem-sucedidas que conheço dizem que grandes carreiras surgem daquilo que você diz não. Faz sentido porque o tempo e a energia são recursos limitados para cada um de nós e a forma como escolhemos gastar esse recurso precioso é muito importante. Consultor de gestão e coach executivo escreve no Harvard Business Review :
Quando você aceita que tem mais a fazer do que tempo para fazer tudo, esse é, na verdade, um conceito libertador. Essa percepção força você a reconhecer que existem itens de prioridade mais baixa que provavelmente nunca completará. Exclua os itens não essenciais, coloque-os em sua lista de coisas que não fazer e comprometa-se a deixá-los ir. Isso evitará que você perca um tempo precioso continuamente reavaliando se você pode chegar a eles que poderiam ser mais bem investidos na conclusão de seu trabalho.
Uma lista de tarefas pendentes trará clareza e paz, porque haverá menos vergonha e ansiedade sobre coisas que você acha que deveria fazer, ou pior, disse a outra pessoa que faria, mas está tendo problemas para fazer. Também trará maior transparência e melhorará seu relacionamento com seus colegas e clientes, porque você não estará mais fazendo promessas que não pode cumprir.
Pode parecer contra-intuitivo - você já está ocupado o suficiente - mas reserve um pouco de tempo, pelo menos meia hora, para criar sua lista de coisas que não fazer. A produtividade que você ganhar valerá a pena. Veja como começar:
1. Monte uma lista geral de candidatos para sua lista de pendências.
Se você rastreia como gasta seu tempo (o que vale a pena fazer), analise seus registros para ver em quais tarefas você está gastando cada dia. Olhe para o seu calendário e quaisquer notas que você possa ter que irão esclarecer exatamente como você gasta seu tempo de trabalho. Qualquer coisa em que você esteja gastando tempo que não se alinhe diretamente com seus objetivos de longo prazo e sua visão para si mesmo deve definitivamente ser um candidato. O mesmo deve acontecer com os itens que estão na sua lista de tarefas há muito tempo, incomodando você, mas que você ainda não cumpriu. Coisas que outras pessoas pedem que você faça devem entrar na lista de candidatos em potencial, a menos que elas o levem em direção aos seus próprios objetivos. E, finalmente, qualquer tarefa que faça seu coração apertar só de pensar deve ser uma candidata para sua lista de tarefas pendentes.
2. Faça a si mesmo algumas perguntas.
Assim que tiver seus candidatos em potencial para a lista de tarefas pendentes, desafie cada um deles com algumas perguntas. Primeiro pergunte: 'Essa tarefa me ajudará a atingir meus objetivos e contribuir para minha visão de sucesso?' Se a resposta for não, continue perguntando: 'Eu ou qualquer outra pessoa sofreremos consequências negativas significativas se esta tarefa não for realizada?' 'Esta tarefa é urgente ou importante?' Se a resposta a essas duas últimas perguntas também for não, essa tarefa deve entrar em sua lista de tarefas pendentes.
Se algo parece urgente ou importante ou pode ter consequências negativas caso seja desfeito, pergunte-se o seguinte: 'Tenho de ser eu a fazer esta tarefa? Ou posso dá-lo a outra pessoa delegando-o ou terceirizando-o? ' Se houver alguma maneira de passar essa tarefa para outra pessoa, ela deve entrar em sua lista de tarefas pendentes.
3. Prepare algumas respostas.
O objetivo principal da lista de coisas que não devem ser feitas é que você esteja disposto e seja capaz de dizer não rapidamente às tarefas que não se enquadram em seus objetivos de longo prazo e não precisam ser realizadas por você. Conforme novas tarefas são adicionadas à sua lista de tarefas pendentes, é útil estar pronto com algumas respostas rápidas no caso de alguém (incluindo você) pedir que você faça algo que não se encaixa em sua missão.
Life coach Blaz Kos sugere na verdade, preparando um texto clichê que você pode pegar e soltar rapidamente em um e-mail se quiser recusar educadamente uma solicitação de fazer algo. Você também pode escrever scripts que pode usar pessoalmente ou por telefone e pensar em algumas coisas que você também deve estar preparado para dizer a si mesmo sempre que uma tarefa não essencial aparecer.
4. Repita.
Ao ser convidado a assumir novas tarefas ou ao apresentar novas ideias que deseja seguir, teste cada uma delas em relação às perguntas acima. Ele atende aos critérios muito rigorosos para ser colocado em sua lista de tarefas ou pertence à sua lista de tarefas pendentes? Esteja atento para proteger seu próprio tempo e energia e use seu clichê ou script para recusar tarefas conforme necessário.
Reveja sua lista de tarefas pendentes periodicamente - pelo menos uma vez por trimestre, sugere Kos. Conforme você pega o jeito, pode adicionar mais itens à lista. Quem sabe? Talvez um dia sua lista de coisas que não fazer será maior do que sua lista de coisas a fazer.
