Como coach de liderança, uma das principais coisas em que trabalho com líderes é a produtividade. Este é um problema comum em muitas organizações, especialmente com empresas de alto crescimento. O rápido crescimento do negócio e o ritmo das mudanças deixam muitos executivos lutando para se manterem organizados e focados, o que resulta em resultados pessoais medíocres.
A chave para qualquer sistema de produtividade é focar no valor, não no esforço. Os executivos que se concentram em verificar o máximo possível de coisas em suas listas de tarefas a cada dia, sem pensar no que colocam nessas listas, farão muitas coisas, mas geralmente não conseguem entregar resultados significativos. Os executivos que consideram quais são as ações mais importantes e de maior impacto criarão valor a longo prazo e serão excepcionalmente bem-sucedidos.
Um dos melhores hábitos que o ajudarão nessa busca é desenvolver um processo pessoal de planejamento semanal. Ao reservar um tempo para planejar sua semana, você pode identificar o melhor uso de seu tempo e energia e se organizar para o sucesso. Veja como planejo minha semana no domingo à noite para que eu possa começar a correr na segunda de manhã com confiança.
1. Faça uma varredura mental.
A primeira coisa que faço a qualquer momento que estou pensando no quadro geral e tento planejar é fazer uma varredura mental para clarear meus pensamentos. Este processo percorre uma lista de prompts em diferentes categorias, procurando coisas que estou tentando lembrar e compromissos que assumi (o que os cientistas chamam carga cognitiva ) e os coloca no papel. Isso tira as distrações da minha cabeça para que eu possa me concentrar melhor no trabalho que tenho pela frente.
2. Reveja a semana que está por vir.
Meu próximo passo é revisar a programação da próxima semana. Eu recomendo usar uma estratégia de Calendário Defensível, que melhora sua produtividade organizando sua programação em grandes blocos de tempo com tarefas agrupadas por importância e urgência. Isso tornará mais fácil organizar e gerenciar seu trabalho.
Se meu plano não estiver bem organizado, solicito alterações para liberar tempo contínuo em minha agenda para criar um tempo focado e otimizar viagens e logística. Este também é o momento de identificar qualquer trabalho de preparação ou revisões que preciso fazer para a semana.
3. Aguarde de três a cinco semanas.
Depois de ter esta semana sob controle, espero mais três a cinco semanas para qualquer coisa que exija que eu tome qualquer tipo de ação nos próximos sete dias. Eu procuro coisas como viagens, projetos maiores e desenvolvimento criativo. Isso evita surpresas que criam simulações de incêndio para mim ou para minha equipe.
4. Reflita sobre a semana passada.
Depois de ter uma boa noção do futuro, olho para as duas últimas semanas e vejo se há itens em aberto ou ações de eventos anteriores que eu possa ter perdido. Procuro oportunidades para escrever notas de agradecimento rápidas e para confirmar quaisquer ações ou planos decorrentes de reuniões anteriores. Também aproveitarei para refletir sobre o que deu certo e o que não deu, e como posso melhorar minha programação e planejamento daqui para frente.
5. Verifique seus objetivos de longo prazo.
Em seguida, verifico meus objetivos trimestrais e os principais resultados. Com base em onde quero estar no final do trimestre, verifico onde preciso fazer progresso e defino as tarefas para a próxima semana. Também vou entrar em contato com pessoas com quem preciso coordenar ou colaborar para agendar um horário ou marcar reuniões.
6. Classifique por urgência e impacto.
Depois de ter minhas tarefas e lembretes anotados, começo a classificar e organizar. Vou fazer anotações sobre a complexidade e o tamanho e, em seguida, classificá-los por dois critérios principais. O primeiro é a urgência, que é o quão crítica é a tarefa para esta semana. Basicamente, se eu adiar para a próxima semana, isso causará problemas para mim ou para outras pessoas? O segundo critério é o impacto, que é o valor que essa tarefa cria para mim a curto e longo prazo.
Se eu tiver feito as coisas corretamente, minha agenda estará bem estruturada e terei um plano de como a semana vai se desenrolar. Terei vários blocos de tempo para trabalho focado, agrupando tarefas semelhantes para que eu possa permanecer na mesma mentalidade e minimizar a troca de tarefas.
Claro, a vida acontece, e na segunda-feira de manhã pode surgir algo inesperado e eu terei de replanejar tudo. E tudo bem.
O valor do planejamento não é que um plano será executado com perfeição. Quando isso não acontecer, você entenderá o que está em seu prato, quais são suas prioridades e como deseja reorganizar as coisas para permanecer no plano.
