Você já ouviu as estatísticas : Menos de 30 por cento das empresas familiares sobrevivem até a segunda geração e apenas 10 por cento sobrevivem até a terceira. Parece sombrio? Não é. Essas são chances de sobrevivência muito melhores do que para pequenas empresas não administrado por uma equipe de membros da família.
Um círculo gerencial estreito e a flexibilidade de funcionários relacionados - e profundamente envolvidos - comprovadamente tornam a empresa resiliente. Ele também pode conferir uma vantagem competitiva significativa e impressionar os clientes, que apreciam saber que estão lidando com alguém que se preocupa profundamente e que tem o mesmo sobrenome que está no papel timbrado. Mas a gestão familiar apresenta desafios únicos e intensos, incluindo a dinâmica emocional do dia a dia e questões gerais, como o planejamento da sucessão.
A Inc.com conversou com especialistas que têm experiência em primeira mão em empresas familiares, bem como com treinadores e consultores especializados em psicologia e logística de gestão de empresas familiares. Eles compartilharam suas pesquisas, dicas e experiências de vida.
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Administrando uma Empresa Familiar: Planejar é Tudo
É fácil dizer que qualquer start-up precisa de um plano de negócios, declaração de missão e projeções de receita. Em uma empresa familiar, não é tão simples. Nem esses documentos padrão podem ser aplicados - ou mesmo necessários no início, dizem os especialistas. Em seu lugar, no entanto, uma empresa familiar deve se concentrar em redigir acordos, expectativas claras e atribuir funções bem definidas aos membros da família.
“O que eu recomendo que as famílias façam é obter o máximo possível de acordos feitos com antecedência”, diz Fernando Lopez, um coach de sistemas de relacionamento com sede em Toronto, especializado em negócios familiares na Bridgespace Consulting. 'O que eles esperam alcançar? O que eles não querem que se torne? Eles deveriam ter seus sonhos altos e seus sonhos baixos, e a partir daí eles podem ver como querem trabalhar juntos. '
Em conjunto, as expectativas estabelecidas pelos indivíduos de uma família podem formar uma visão poderosa para o futuro, que guiará os negócios para frente. O ideal é que os documentos formais codifiquem as expectativas dos membros da família. No mínimo, eles devem ser discutidos no início com alguma profundidade, de acordo com Cheryl Stein, presidente da Stein Consulting and Coaching em Chicago.
“As famílias que são realmente inteligentes sobre isso, que estabelecem regras, são normalmente as famílias que não se separam e acabam nunca mais se falando”, diz Stein. 'Estabelecer regras quando você está se dando bem pode evitar anos de dor de cabeça - mesmo que você apenas configure uma estrutura aproximada.'
E ela sabe por experiência própria. Stein serviu como vice-presidente da empresa imobiliária de várias gerações de sua família, trabalhando ao lado de seus irmãos, pais e avós para sustentar sua empresa de 80 anos. Mas a falta de expectativas claras - e a dinâmica familiar incontornável - fizeram com que ela deixasse o negócio.
“Enquanto meu pai estava vivo, ele sempre me tratou como uma garotinha”, diz Stein. 'Eu realmente não poderia trabalhar duro naquela situação porque meu cérebro não estava lá. Então voltei para a escola. '
Stein passou a estudar as características de empresas familiares bem-sucedidas e malsucedidas. O mais importante, diz ela, é reservar um tempo para projetar e discutir um sistema de planejamento de longo prazo. Deve ser feito em reuniões formais, não aos poucos ou ao redor da mesa de jantar.
“Abrir espaço para o planejamento estratégico é a peça mais essencial”, diz ela. 'Pergunte a todos: onde queremos estar em cinco anos, como uma família? Como empresa? E como indivíduo? As respostas a essas perguntas mudarão todo o cenário, porque então, quando as oportunidades aparecem, você sabe que são oportunidades. '
Ao redigir um plano de negócios - ou mesmo estabelecer as bases por meio de um brainstorming dos sonhos coletivos para o futuro da sua empresa - é importante refletir sobre o que torna você e sua família únicos, aconselha Kathy Marshack, psicóloga e coach de negócios familiares de Vancouver e Portland que é o autor de Casais empreendedores: fazendo funcionar no trabalho e em casa .
'Trata-se de saber quem você é e qual é o seu estilo de família, e projetar sua empresa familiar em torno disso', diz Marshak. 'Talvez todos vocês sejam super empreendedores e queiram levar seus negócios on-line e internacionalmente - bom, vá em frente. Ou, se você está satisfeito em administrar o negócio de sua casa, e não se preocupa muito em ganhar milhões, isso é ótimo - apenas certifique-se de que está tudo na mesma página. '
Se você trabalha apenas com um parceiro e está em um relacionamento, seja casual ou conjugal, é aconselhável documentar sua relação comercial em um contrato formal de parceria comercial. O documento deve incluir, no mínimo, a duração do acordo, as expectativas de contribuição de capital dos sócios e a divisão de lucros e perdas. Você também pode incluir salários, expectativas de trabalho e termos nos quais a parceria pode ser dissolvida. Se isso soa como um acordo pré-nupcial de negócios, é exatamente o que deveria ser, diz Marchack. Mas o acordo não deve refletir ou fomentar ressentimentos: ele foi projetado para proteger os dois parceiros no negócio.
“Quando você ama alguém, quando confia em um namorado ou cônjuge, pensa que não precisa de um acordo de parceria comercial - tem medo que a outra pessoa pense que não é amada”, diz ela. 'Mas eu vi muito mais sofrimento vindo de não ter um acordo legal estabelecido de antemão sobre quem é o proprietário do que os parceiros precisam se separar.'
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Administrando uma Empresa Familiar: Definindo os Relacionamentos
Parte do estabelecimento de expectativas claras também está no presente. Certificar-se de que cada funcionário - er, irmão ou filho - está contente requer não apenas delinear, mas também manter as responsabilidades de cada indivíduo no negócio. Isso pode ser realizado por meio da implementação de algumas ferramentas simples de recursos humanos, como descrições clássicas de funções. Mas se você está apenas começando, pode deixar o processo começar organicamente devido à natureza única e às vezes sensível dos relacionamentos familiares, dizem os especialistas. Afinal, todos os envolvidos têm grande interesse no sucesso do negócio.
Stein sugere como ponto de partida, planeje reuniões de negócios familiares. Não confie em discussões à mesa de jantar para administrar um negócio. “O que normalmente acontece é que você dirige o negócio e está atolado no negócio, então raramente se senta para discutir o que está acontecendo”, diz ela.
Outra regra a ser determinada - seja coletivamente como uma empresa ou como um CEO definindo políticas - é quem, no presente e no futuro, faz parte da empresa familiar. Decida quais qualificações são necessárias.
'Você quer que eles tenham experiência externa? Eles precisam ter educação? Todo mundo na família consegue um emprego aqui? Ou existem limites? ' ela diz.
Fazer uma política de emprego inclui decidir sobre os padrões de remuneração, bem como as expectativas para os funcionários. E antes de pensar no futuro, estabeleça diretrizes para o presente.
“Uma ideia que sempre pedi às pessoas é que todos falassem sobre o que acham que trazem para a mesa e o que acham que o restante de seus familiares traz para a mesa”, diz Lopez. 'Ajuda a decidir quais funções é melhor para cada membro assumir.'
Se você é uma pequena empresa sem muitas políticas formais de RH, ainda pode ajudar dar a todos um cargo, uma descrição e padrões de desempenho. Recompensas são fundamentais - seja um determinado cargo que um membro da família deseja (e cumpre) ou um determinado salário de que precisam.
Marshack diz que os homens no comando de uma empresa familiar precisam estar especialmente cientes da importância da contribuição de seus filhos, mãe ou esposa para o negócio. “As pessoas têm em mente uma certa quantia que acreditam valerem. Não importa qual seja esse número, mas se você não recebe uma determinada quantia, você tem pessoas mal-humoradas ”, diz ela. 'Mesmo nos dias de hoje, vejo negócios onde as mulheres não são pagas, ou não recebem tanto, porque elas são vistas apenas como uma ajuda.' Há uma diferença entre aconselhamento casual ou uma corrida amigável ao café e deveres de recepcionista em tempo integral. Se um parceiro, cônjuge ou filho está fornecendo mais do que tarefas ocasionais, eles devem ser totalmente compensados por seu tempo.
Em seu livro, O guia de sobrevivência para famílias de negócios , Gerald Le Van destaca a importância de uma compensação justa. Benefícios razoáveis devem vir 'junto com uma compreensão do dinheiro, seu significado, seu potencial, seus limites, o que está envolvido em fazer, gastar e economizar dinheiro ...' Há uma relação entre dinheiro e auto-estima, observa ele, e como o gerente de uma empresa familiar, isso é algo que você precisa estar ciente de que é nutrido.
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Administrando uma empresa familiar: enfoque em uma comunicação saudável e produtiva
Uma coisa é dizer que você tentará se comunicar melhor com os membros da família, mas outra é realmente fazer isso. Os especialistas dizem que esta é uma das partes mais difíceis da gestão de uma empresa familiar.
Se você estiver disposto a estabelecer diretrizes rígidas desde o início, a situação ideal é traçar uma linha clara entre as discussões de família e de negócios. Assim como você não deve discutir os planos do chá de casamento do primo Terry no trabalho, não deve permitir que os negócios se intrometam em um jantar em família. Fazer isso não seria justo para a produtividade do trabalho - e também não leva a uma vida familiar feliz.
Dito isso, sua família ainda é sua família. Você tem um conjunto de tropos de relacionamento existentes que, sejam produtivos ou contraproducentes, são difíceis - e às vezes impossíveis - de quebrar. “No final do dia, vocês ainda são membros da família e normalmente vão voltar a certos padrões de comportamento”, diz Stein. 'Se seu irmão costumava pegar seus brinquedos e quebrá-los, vai haver algo que provoca essa raiva no escritório. A melhor coisa a fazer é perceber que isso é apenas um fato. Reconheça isso. '
Lopez, cujo trabalho tende a se concentrar em conflitos familiares em pequenas empresas, observa que os indivíduos tendem a ver os relacionamentos em termos muito pessoais, como em 'John é assim, Peter é assim, e estou muito frustrado com o que eles estão fazendo . '
Em vez disso, ele sugere que é saudável para os indivíduos que considerem a dinâmica da empresa familiar como parte de um sistema. Se um indivíduo está frustrado, considere que há frustração dentro do sistema.
“O que peço às famílias é uma perspectiva sistêmica”, diz ele. 'Cada voz que você tem sobre o sistema torna-se não pessoal, mas uma crítica do sistema. E então você pode trabalhar construtivamente para consertá-lo. '
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Administrar uma empresa familiar: o resultado final
“Livres da pressão dos acionistas públicos, as empresas familiares podem ter uma visão mais ampla da lucratividade - e buscar o crescimento por mais de uma década ou uma geração”, escreve Le Van. Essa mentalidade de visão de longo prazo tira a pressão do foco nos lucros trimestrais - ou da necessidade de lidar com números medíocres, por exemplo, reduzindo.
Mesmo assim, uma empresa familiar ainda é um negócio, e os problemas financeiros em uma empresa familiar podem ser motivo de sério alarme. Aqui estão algumas dicas para manter o foco familiar no bem-estar econômico da empresa.
• Mantenha livros sólidos. Ao incorporar ferramentas financeiras básicas usadas por outras empresas, incluindo balanços e declarações de renda que são preparados regularmente para distribuição entre os membros da família. Ao compartilhar e analisar dados financeiros, você pode tornar seu negócio mais previsível e, portanto, mais estável. Se ninguém na família tiver talento para análise financeira, estabeleça um relacionamento com um contador externo. A longo prazo, finanças sólidas serão uma ferramenta absolutamente essencial.
• Crie um consenso. Não seja excessivamente casual quando se trata de planejamento e estratégia. Aja como se estivesse administrando um negócio adequado e agende reuniões regulares. Nessas reuniões, você deve começar observando que, embora todos possam estar vindo de uma perspectiva diferente, você deve se esforçar para se concentrar imediatamente em um único problema e resolvê-lo. Elabore uma pauta antes de qualquer reunião e lembre-se de trazer uma perspectiva de grupo para grandes questões, como melhorar seu P&L ou apresentar uma visão para o futuro.
• Não deixe sempre a família em primeiro lugar. “O interessante sobre as empresas familiares é que elas tendem a, às vezes, tomar decisões que são melhores para a família do que para o negócio”, observa Stein. Digamos que alguns de seus parentes estão tirando férias e querem que o resto da família se junte a eles. Quem dirigirá o negócio na ausência dos familiares? Se você não tem uma boa resposta para essa pergunta, então alguém deveria sacrificar a viagem.
• Concentre-se no presente e também no futuro. O planejamento de sucessão tende a dominar a conversa gerencial em empresas intergeracionais. Mas você também deve gastar tempo procurando maneiras de fazer as gerações trabalharem produtivamente aqui e agora. 'Quem quer treinar alguém para que se torne obsoleto? Precisamos aprender a nos concentrar mais no trabalho conjunto e em aproveitar o que há de melhor ”, diz Stein. 'Usar as habilidades uns dos outros para impulsionar os negócios, não para impulsionar as pessoas.'
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Administrando uma empresa familiar: lidando com o estresse do planejamento de sucessão
Uma grande parte de garantir o sucesso de sua empresa no futuro envolve lidar com as transições de liderança com sutileza. Para empresas que provavelmente passarão por várias gerações, a sucessão pode se tornar um problema que tudo consome. É absolutamente complicado por muitos motivos e, portanto, deve ser administrado com uma mão gentil, mas firme. O processo também deve ser aberto a todos.
Embora o planejamento de sucessão seja uma parte arraigada do pensamento básico sobre empresas familiares, os proprietários precisam dar um passo atrás durante o processo, diz Marshack. 'Você tem que ter cuidado e ter certeza de que seu negócio pode acomodar a próxima geração. Todo mundo pensa 'Eu quero que meu filho trabalhe para mim', mas a empresa pode realmente pagar por isso? '
Se você acredita que seu negócio é sólido o suficiente para durar gerações, deixe o processo de preparação começar. Mas tenha a mente aberta e a mesma coisa ao trabalhar com vários filhos da mesma faixa etária - e permita que eles conduzam o processo. Certamente, as crianças podem se desenvolver em taxas e idades diferentes. Aquele que professa amar o negócio aos 18 anos pode descobrir uma nova paixão enquanto está na faculdade, e aquele que não gosta de finanças e contabilidade pode simplesmente se tornar material de gestão após o colegial.
Apenas lembre-se: quando qualquer sucessor está sendo considerado, ele também deve atender a todos os pré-requisitos que você definiu para o futuro do seu negócio. Pergunte-se: você contrataria alguém com a experiência de vida e educação dessa criança para me substituir?
'Por que você iria querer alguém assumindo o seu negócio que nunca saiu pelo mundo e provou o que vale?' Marshack pergunta. 'Se eles nunca tivessem tido que cuidar de si mesmos, talvez não sentissem nenhuma urgência em cuidar de certos problemas.'
Como parte do processo de preparação, você precisará trazer seu sucessor para a gestão, não apenas expondo-o a importantes decisões de negócios, mas permitindo que sua voz seja ouvida. Além disso, exponha-os a todas e quaisquer condições futuras que você definiu para o negócio, incluindo sonhos e objetivos.
A situação pode ficar complicada quando você está em uma antiga empresa familiar e tem uma família jovem. É natural pensar desde o início que seus filhos farão parte do negócio. Mas o quanto você realmente deseja preparar as crianças para o futuro em funções específicas em sua empresa? Essa é uma questão extremamente complexa, com ramificações sociológicas e psicológicas.
Stein informa que esta é uma área em que você pode aconselhar conselheiros externos, especialmente no campo do aconselhamento familiar. Uma interpretação moderna dos estudos de família pode aconselhar a permitir que seu filho busque qualquer interesse que demonstre. Mas Stein diz que, como pais em uma empresa familiar, 'temos a responsabilidade de como educar nossos filhos, para que o legado da empresa continue.'
“Em certo sentido, trata-se de criar filhos sob o pretexto de empregabilidade em uma empresa”, diz ela. 'Você tem que observar, desde quando eles são pequenos, a mensagem que você está enviando a eles. E isso pode ser realizado. '
Para Lopez, ao lidar com os negócios de sua família - seus avós eram donos de dois hotéis - ele descobriu que o planejamento da sucessão era a questão mais desafiadora. A transição, diz ele, precisa ser facilitada não apenas colocando as pessoas certas no lugar para assumir as rédeas, mas que todos os outros no clã saibam qual será seu papel. Quaisquer conflitos existentes, sejam legais ou simplesmente emocionais, devem ser expostos.
“A recomendação mais forte é trazer à tona todas as coisas que podem estar sob a superfície antes de deixar o negócio”, diz Lopez.
Simultaneamente ao planejamento de sucessão, deve haver o planejamento de saída para você mesmo. Uma parte necessária disso é logística: o que acontecerá com as propriedades, operações e impostos quando você partir? Cliff Ennico, em seu livro Guia de sobrevivência para pequenas empresas , considera o impacto dos impostos sobre propriedade, morte e herança quando o fundador da empresa morre um dos 'maiores problemas enfrentados por uma empresa familiar de capital fechado nos Estados Unidos'. Com um imposto federal sobre a propriedade que pode chegar a 55% do valor do patrimônio, as empresas familiares com sucessores que desejam assumir o controle de negócios futuros podem ser forçadas a vender a empresa para pagar uma enorme fatura tributária.
Para evitar tais impostos catastróficos, ele sugere o uso de uma técnica de planejamento que envolve a criação de uma sociedade familiar limitada. O fundador iria transferir suas ações para a sociedade, da qual o cônjuge e herdeiros do fundador podem ser sócios fazendo pequenas contribuições. No entanto, os FLPs são complicados de configurar, então Ennico sugere que você peça a ajuda de um advogado especializado em trusts e propriedades.
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Administrar uma empresa familiar: recrutar experiência externa
Sim, o seu negócio é da sua família - mas há momentos em que é necessário recorrer a especialistas externos.
• Durante o crescimento. Se o seu negócio está prosperando, mas os membros da família estão sobrecarregados com inúmeras responsabilidades, então é hora de contratar ajuda externa. Para muitas empresas familiares, parece lógico e mais econômico contratar de baixo para cima, trazendo trabalhadores para lidar com o trabalho administrativo ou embalagem e transporte. Resista a esse impulso e, em vez disso, considere a contratação de um gerente experiente com experiência real em uma área onde você atualmente não tem.
Antes de contratar um figurão, é claro, é importante discutir a decisão com todos os envolvidos. Também é importante conhecer os padrões básicos de recursos humanos que sua família pode estar evitando. Você deve estabelecer práticas básicas, como folha de pagamento justa, uma descrição de trabalho clara e um cronograma de trabalho razoável para a nova contratação. (Só porque você e seu irmão trabalham nos fins de semana, não significa que ele ou ela terá que fazê-lo.) E lembre-se, os padrões que você exige que essa pessoa - e os benefícios que ela obtém - precisarão ser estabelecidos em todos os setores, caso ainda não o sejam. .
• Durante decisões importantes. Mesmo que sua família seja muito unida e os negócios prosperem, muitos especialistas ainda sugerem a contratação de um conselho de diretores externo para aconselhar a administração e ajudar a tomar decisões importantes sobre o futuro da empresa. Um conselho de diretores formado por pessoas de fora da família, experientes em negócios e que trabalham em áreas não concorrentes, pode ajudar em tudo, desde a resolução de conflitos até o planejamento financeiro.
'Ajuda ter uma revisão objetiva, porque você não vai ter uma voz objetiva dentro de sua família, não importa o quanto você tente', diz Marshack. 'As pessoas que dirigem uma empresa familiar muitas vezes têm a mente mais lúcida quando sabem que têm de responder a um conselho sobre decisões importantes.'
Stein concorda que um conselho externo pode incutir um senso de responsabilidade e perspectiva até mesmo na menor empresa familiar. Os membros de um conselho de administração precisam ser remunerados por seu tempo, é claro. Se a sua pequena empresa não puder pagar os membros do conselho, você pode recorrer a um dos dezenas de centros de negócios familiares locais que surgiram em todo o país. Freqüentemente, ao doar um pouco de seu tempo para ajudar outras empresas como parte de um grupo de consultoria de pares, você obterá o mesmo apoio de pessoas que não estão em concorrência comercial com você.
“Literalmente de Rutgers à Universidade de Vermont, a Toledo, centros de negócios familiares estão surgindo em todos os Estados Unidos por causa do recente conhecimento público de quanto a espinha dorsal do país depende de empresas familiares”, diz Stein.
• Durante o conflito. Quer você faça parte de uma equipe de marido e mulher ou de uma família intergeracional, você sabe como pressionar os botões de seus parceiros de negócios como nenhum outro. Quando conflitos de natureza emocional ou familiar surgem e não se resolvem rapidamente, considere a possibilidade de trazer um treinador de relacionamento, mediador ou conselheiro de empresa familiar. Um conselheiro individual pode trabalhar em questões muito pessoais para apresentar a um conselho de administração. E qualquer conselheiro contratado deve ter permissão - e ser incentivado - a se encontrar e falar com todos os membros da família sobre seus objetivos, preocupações e tensões.
Aprofunde-se: em louvor à concorrência nas empresas familiares
Administrando uma Empresa Familiar: Recursos Adicionais
Nunca desista: os altos e baixos de administrar uma empresa familiar , por Donna M. Gray. Veda Communications, 2004.
O guia de sobrevivência para famílias de negócios , por Gerald Le Van. Routledge, 1998.
Guia de sobrevivência para pequenas empresas: iniciando, protegendo e garantindo sua empresa para o sucesso de longo prazo , por Clifford R. Ennico. Adams Media, 2005.
Casais empreendedores - Fazendo funcionar no trabalho e em casa , por Kathy Marshack. Davies-Black Publishing, 1998.
