Um funcionário de escritório foi demitido depois dela empregadora descobriu seu blog de sexo . Uma garçonete foi demitida por desabafar sobre um cliente no Facebook. Uma mulher perdeu uma oferta de emprego na Cisco por causa de algo que ela disse no Twitter. Esses incidentes ilustram por que pode ser sensato criar uma política de mídia social para seus funcionários.
'Eu diria que é absolutamente crucial para empresas de qualquer tamanho com funcionários ter uma política de mídia social', disse Vivienne Storey, gerente geral da BlandsLaw , um escritório de advocacia fora de Sydney, Austrália, especializado em direito trabalhista. Storey também escreve para o blog da firma sobre questões de política de mídia social. 'Se não, como você gerencia e monitora o que está sendo dito sobre a empresa e como a mídia social é usada?'
Uma política de mídia social descreve para os funcionários as diretrizes corporativas ou os princípios de comunicação no mundo online. Você precisa de uma política de mídia social explícita? Descreveremos as etapas para tomar essa decisão, bem como o que incluir e como implementar a nova política.
Escrevendo uma política de mídia social: decidindo quando criar uma política de mídia social
Uma política de mídia social pode ser a primeira linha de defesa de uma empresa para reduzir o risco para o empregador e o funcionário. Você pode já ter um acordo de confidencialidade, mas pode não ser suficiente. Adicionar algumas linhas no manual do funcionário para esclarecer que o acordo de confidencialidade cobre as interações dos funcionários em sites de mídia social pode ser suficiente. Mas é aconselhável criar uma política de mídia social separada para ter algo específico no arquivo e acessível aos funcionários e que eles estejam cientes da existência de políticas.
Jason Falls, um estrategista de mídia social da Social Media Explorer LLC em Louisville, Kentucky, acredita que as empresas devem ter várias políticas de mídia social. 'Parte do problema é que política de mídia social é um nome impróprio ', diz Falls. 'É mais do que apenas dizer aos funcionários o que eles podem ou não fazer nos computadores da empresa.'
Aqui está uma lista de algumas políticas de mídia social que Falls sugere que as empresas devem considerar a criação de:
• Código de conduta do funcionário para comunicações online
• Código de conduta do funcionário para representação da empresa em comunicações online
• Política de divulgação de blogs de funcionários
• Política de uso do Facebook para funcionários
• Política de Blog Pessoal do Funcionário
• Política de Rede Social Pessoal do Funcionário
• Política de Twitter pessoal do funcionário
• Política do LinkedIn para funcionários
• Política Corporativa de Blogs
• Política de uso de blogs corporativos
• Processo de aprovação de postagem em blog corporativo
• Política de comentários de blogs corporativos
• Política de uso de página de marca corporativa no Facebook
• Comentário público corporativo do Facebook / Política de mensagens
• Política de conta corporativa no Twitter
• Política Corporativa do YouTube
• Política Corporativa de Comentários Públicos do YouTube
• Política de senha da empresa
“Embora possa parecer frívolo definir políticas para todas as redes sociais, esse não é exatamente o ponto”, diz Falls. 'Redes diferentes têm implicações diferentes para empresas diferentes.'
Existem duas abordagens para criar uma política de mídia social. Você pode escrever uma política de mídia social completa que aborde todas as mídias sociais disponíveis atualmente. Ou você pode escrever políticas conforme necessário. Por exemplo, se a sua empresa não tiver presença nas redes sociais no YouTube, pode não ser necessário abordar o YouTube e o uso de vídeo. Mas, à medida que sua empresa se expande, você adiciona uma política do YouTube posteriormente.
“Eu diria que há duas grandes razões para ter um conjunto de diretrizes de mídia social para cada empresa: gerenciamento de crise ou oportunidade de marca”, diz Mario Sundar, evangelista da comunidade no LinkedIn. 'A mídia social pode ser uma grande oportunidade para seus funcionários ajudarem a construir a marca de sua empresa, mas não vamos esquecer que também existe um enorme risco para funcionários individuais de danificar inadvertidamente a marca da empresa e, ao definir um conjunto de diretrizes, você ajuda a mitigar esse risco . '
Dig Deeper: Você precisa de uma política de mídia social?
Redigindo uma política de mídia social: o que você deve incluir
A mídia social trata de compartilhamento e colaboração. Por esta razão, Sundar acredita que a melhor maneira de criar uma política é encontrar o que ele chama de 'evangelistas da mídia social' de dentro de sua empresa. 'Traga seus funcionários de mídia social mais ativos para colaborar e ajudar a elaborar suas diretrizes de mídia social.' Incluir funcionários no processo cria defensores internos da política. A política deve ser mais sobre o que os funcionários posso fazer e as melhores práticas para uso de mídia social versus todas as coisas que os funcionários não pode ou não deveria fazer nas redes sociais.
Ao elaborar uma política, certifique-se de:
1. Lembre os funcionários de se familiarizarem com o contrato de trabalho e as políticas incluídas no manual do funcionário.
2. Declare que a política se aplica a multimídia, sites de redes sociais, blogs e wikis para uso profissional e pessoal.
3. As postagens na Internet não devem divulgar nenhuma informação que seja confidencial ou proprietária da empresa ou de terceiros que tenham divulgado informações à empresa.
4. Se um funcionário comentar sobre qualquer aspecto dos negócios da empresa, ele deve se identificar claramente como funcionário e incluir uma isenção de responsabilidade.
5. A isenção de responsabilidade deve ser algo como 'as opiniões expressas são exclusivamente minhas e não refletem necessariamente as opiniões de (nome da sua empresa)'.
6. As publicações na Internet não devem incluir logotipos de empresas ou marcas registradas, a menos que a permissão seja solicitada e concedida.
7. As publicações na Internet devem respeitar os direitos autorais, privacidade, uso justo, divulgação financeira e outras leis aplicáveis.
8. Os funcionários não devem reclamar nem dar a entender que estão falando em nome da empresa.
9. Blogs corporativos, páginas do Facebook, contas do Twitter, etc., podem exigir aprovação quando o funcionário está postando sobre a empresa e o setor.
10. Que a empresa se reserva o direito de solicitar que determinados assuntos sejam evitados, retirar certas postagens e remover comentários inadequados.
Ao criar uma política de mídia social, você não precisa reinventar a roda. Várias empresas, incluindo Cisco , IBM , Intel , Microsoft , e Razorfish desenvolveram políticas de mídia social claras, mas abrangentes. Se você estiver procurando por alguns bons exemplos de diretrizes de mídia social de várias empresas, Site de governança de mídia social tem um banco de dados online com mais de 100 políticas de mídia social.
Falls recomenda o Kit de ferramentas de políticas de mídia social oferecido por Toolkit Café por $ 149. O kit de ferramentas apresenta modelos para diferentes tipos de políticas de mídia social. Storey diz: 'Existem muitos sites dos quais você pode copiar políticas de mídia social, mas eu também diria que envolva um advogado e certifique-se de que sua política seja personalizada para sua empresa.
(Observação: embora este guia seja composto de coisas que os especialistas que entrevistamos dizem que é seguro incluir, ele não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico.)
Dig Deeper: o kit de ferramentas de mídia social do proprietário da empresa
Redigindo uma política de mídia social: uso profissional e incentivo ao uso pessoal de mídia social
Uma política corporativa de mídia social permite que os funcionários saibam o que precisam saber para comunicar a mensagem da empresa de maneira eficaz e o que devem e não devem fazer.
'Sua equipe, clientes e empresas já estão nas redes sociais e muito provavelmente estarão falando sobre sua empresa', diz Katrina Collier, fundadora e diretora da Impressão vencedora LTD , uma empresa com sede em Londres que ajuda empresas com recrutamento social. 'Diretrizes claras garantirão que a marca de sua empresa seja aprimorada e que sua reputação não seja manchada por comentários errados.'
É benéfico para os funcionários ter sua opinião nas mídias sociais das empresas. Eles podem ter grandes percepções e opiniões para compartilhar com clientes e clientes. Os funcionários são um recurso incrível e podem ajudá-lo a promover seu negócio nas redes sociais.
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Redigindo uma política de mídia social: como implementar a política
A lição a aprender com os exemplos de demissões de funcionários e como algumas empresas optaram por abordar as mídias sociais é tornar a política o mais clara possível.
Os melhores formatos para esta política são primeiro declarar a política e seguir com uma divisão com marcadores dos pontos-chave. A política da Microsoft inclui uma seção de perguntas frequentes que esclarece ainda mais a política para os funcionários. Catherine Allen, vice-presidente da Comunicação SHIFT uma agência de relações públicas com escritórios em Boston, San Francisco e Nova York, sugeriu oferecer diretrizes ou melhores práticas. A empresa de Allen criou um rascunho de recomendações de mídia social que as empresas podem ajustar para atender às suas necessidades. 'Nossa empresa criou isso com base em horas de pesquisa sobre as diretrizes de outras empresas, para ajudar a agilizar o processo para nossos clientes.'
Assim que a política de mídia social for finalizada, é importante informar aos seus funcionários que houve uma mudança no contrato do funcionário que cada funcionário assinou quando foi contratado. Um e-mail ou memorando deve ser enviado a todos os funcionários, incluindo uma cópia da nova política ou um link para onde eles possam fazer referência à política. Educar seus funcionários sobre a política de mídia social ajudará a conter contratempos.
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Escrevendo uma política de mídia social: recursos adicionais
