Minha caixa de entrada agora tem 93 e-mails, 15 dos quais não foram lidos. Quantos você tem?
Nos últimos anos, o Inbox Zero cresceu como uma técnica popular de gerenciamento de tempo. Desenvolvido por Merlin Mann, o Inbox Zero defende manter sua caixa de entrada de e-mail sempre vazia. Defensores do Inbox Zero, gabem-se de que são superiores a todos nós. Por serem capazes de manter uma caixa de entrada vazia, eles conseguiram um cérebro organizado e podem se concentrar melhor nas coisas importantes.
Isso me deixa louco. Inbox Zero é uma completa perda de tempo. Eu me considero um especialista em apenas um punhado de coisas neste mundo, e gerenciamento de tempo é uma delas. Ter uma caixa de entrada atual e mínima é realmente valioso, mas garantir que minha caixa de entrada esteja zerada diariamente é um desperdício e uma distração.
Aqui estão cinco técnicas de gerenciamento de tempo que eu escolheria em vez da Caixa de Entrada Zero em qualquer dia da semana:
1. Bumerangue
Boomerang é uma extensão do Gmail. É a melhor ferramenta de gerenciamento de tempo que descobri em minha carreira profissional. Se estiver aguardando uma resposta de um e-mail enviado, você pode optar por fazer com que esse e-mail apareça na parte superior da sua caixa de entrada em uma data e hora posteriores de sua escolha, se você não tiver recebido uma resposta até aquele momento. Você também pode escrever um e-mail a qualquer hora do dia e enviá-lo posteriormente. Frequentemente escrevo e-mails às 23h ou 6h e uso o Boomerang para enviá-los no horário de trabalho, de modo a não incomodar meus colegas de equipe.
2. Trello
Trello é uma ferramenta gratuita de gerenciamento de tarefas, disponível na web e no celular. O Trello permite priorizar tarefas e formar várias listas. Você pode ter uma lista de 'Tarefas hoje', uma lista de 'Chamadas para fazer' e muito mais. As opções são infinitas.
Você pode até mesmo encaminhar qualquer e-mail para o Trello. Dentro de um quadro do Trello, clique em 'Mostrar menu', depois em 'Mais' e em 'Configurações de e-mail para quadro'. Você encontrará um endereço de e-mail exclusivo. Encaminhe todos os e-mails para este endereço de e-mail e eles serão adicionados ao seu quadro do Trello.
Isso é muito útil para todos os e-mails que são, na verdade, itens de 'pendências' e que não são necessariamente sensíveis ao tempo, mas que você deseja endereçar em algum momento.
3. Filtros de e-mail e cancelamento de inscrição
Ambos têm o mesmo propósito - pular a caixa de entrada. Cancelar a assinatura de listas de e-mail leva tempo, mas economiza muito tempo e vale o investimento. Para e-mails que você deseja receber, mas não precisa ler, como cupons para suas lojas favoritas e listas de mala direta, configure um filtro de e-mail para pular sua caixa de entrada e ir direto para um marcador de e-mail.
Tenho uma etiqueta chamada 'Descontos e ofertas'. Assim, sempre que estou no mercado em busca de um desconto, simplesmente vou até esta pasta e vejo o que está disponível.
4. Lista das três principais
Ler e-mails conforme eles chegam é completamente arbitrário e reativo - o oposto de priorizado e proativo.
Em vez de ficar algemado ao seu e-mail o dia todo, faça uma lista todas as manhãs com os três principais negócios e as três principais tarefas pessoais que pretende concluir no final do dia. Eu mantenho minhas três listas principais no Trello. O papel também funciona, assim como qualquer outro lugar que você escolher para manter a lista. As tarefas devem ser pequenas o suficiente para serem concluídas.
Se você tiver que escrever uma avaliação de desempenho e o prazo for de uma semana, as três principais tarefas podem ser gastar 30 minutos nela hoje.
5. Desative TODAS as notificações por e-mail
Você sabe quem você é - se não conseguir manter uma conversa sem verificar o telefone ou o relógio, prometa que levará 10 minutos hoje para desligar as notificações.
Acredito que não deveria haver notificações em laptops e apenas notificações de mensagens de texto em telefones. Abrir e-mail constantemente apenas para responder imediatamente ou retirá-lo de sua caixa de entrada, mesmo se você for usar o Boomerang para adiá-lo para outro dia, requer uma troca ininterrupta de tarefas.
A pesquisa provou que a multitarefa é ineficiente, e aqueles de nós que conseguem se concentrar em uma tarefa têm uma grande vantagem. Se você não consegue desligar todas as notificações, desligue todas as que puder.
6. Apenas diga não
E, finalmente, se tudo mais falhar, apenas diga não. É um mito que você deve atender a todos os pedidos.
Não seja rude ou fantasma, mas se você tem uma tarefa que nunca parece ser importante o suficiente para realizar esta semana, diga à pessoa que você simplesmente não pode ajudá-la. Ou descubra uma maneira de ajudá-los que leve cinco minutos ou menos do seu tempo. E, se você conhece alguém que possa valorizar a oportunidade de fazer a tarefa, veja se pode colaborar e envolver outras pessoas para assumir o trabalho.
