Jeff Bezos proibiu recentemente o PowerPoint de reuniões na Amazon, insistindo que as reuniões, em vez disso, começassem com os participantes lendo silenciosamente um documento impresso contendo as informações necessárias para discutir o assunto.
Isso não é surpreendente, considerando que há pesquisas científicas significativas de que o uso do PowerPoint reduz a inteligência organizacional. No entanto, substituir o PowerPoint por 'documentos de instrução' (como fez Bezos) não é apenas boa ciência; também é um movimento financeiro incrivelmente inteligente, pelos três motivos a seguir:
- Isso economiza tempo. O PowerPoint se comunica na velocidade com que o apresentador fala; um documento de briefing se comunica na velocidade que o público lê. Uma apresentação que levaria uma hora (sem interrupções ou discussão) é condensada em apenas cinco minutos.
- Isso economiza tempo. Como um documento informativo fornece informações importantes no início da reunião, todos estão literalmente 'na mesma página' e a discussão é mais curta e mais direta. Além disso, uma vez que uma apresentação precisa de um apresentador, um devo compareceu à reunião para obter as informações. Com um documento de briefing, as pessoas que precisam apenas das informações (mas não precisam participar) podem simplesmente ler o documento e pular a reunião.
- Isso economiza tempo. Um documento informativo elimina as três piores perdas de tempo do PowerPoint: a) apresentações do tipo 'Eles-não-podem-colocar-esta-gelatina na parede', b) 'Eu-não-preparei-então-estou - usando minhas apresentações de slides padrão; e, o pior de tudo, c) 'Pelo amor-de-Deus-por-favor-vá-ao-maldito ponto?' apresentações.
Eu mencionei que isso economiza tempo? Bom, porque, como indiquei anteriormente, o executivo médio gasta cerca de 50% de seu tempo em reuniões (um terço das quais são totalmente inúteis). Isso é um grande dreno de produtividade, muito além da capacidade infame do PowerPoint de reduzir a inteligência organizacional.
Então, vamos fazer os números. Uma vez que os documentos de briefing são (pelo menos) duas vezes mais eficientes em termos de tempo do que o PowerPoint e tendem a eliminar as reuniões mais inúteis, substituindo o PowerPoint por documentos de briefing, Bezos efetivamente aumentou a produtividade do gerenciamento de toda a empresa ao pelo menos 25 por cento.
Tenho pesquisado e escrito sobre tecnologia de escritório e técnicas de gerenciamento por mais de 20 anos. Existem poucas tecnologias ou técnicas que, quando implementadas, têm quase esse tipo de efeito dramaticamente positivo na produtividade.
Mas isso não é tudo. Banir o PowerPoint em favor de documentos informativos custou a Bezos e à Amazon exatamente US $ 0,00. Para todos os efeitos práticos, esse é um ROI de, bem, infinito.
Muito inteligente, hein?
