Reuniões ruins: todos nós as experimentamos. Quer seja um planejamento inadequado, muita conversa ou falta de preparação, as reuniões ruins desperdiçam tempo e dinheiro preciosos.
Mas o fundador e CEO da Amazon, Jeff Bezos, pode ter decifrado o código para tornar as reuniões mais produtivas. Por meio de sua carta anual aos acionistas, bem como um entrevista recente, Bezos deu algumas dicas sobre o que Amazonas cultura de encontro parece.
Tudo se resume a seguir três regras simples.
Equipes de 'duas pizzas'.
'Tentamos criar times que não sejam maiores do que duas pizzas servidas', disse Bezos. 'Chamamos isso de regra do time de duas pizzas.'
Se você já esteve em uma reunião com muitas pessoas, pode compreender a sabedoria disso. Quanto maior a equipe, maior o número de opiniões - e mais difícil se torna chegar a conclusões e tomar decisões. E se algumas dessas muitas pessoas simplesmente gostam de ouvir o som de suas próprias vozes, suas reuniões serão uma perda de tempo.
Mas com a regra da equipe de duas pizzas, você obtém o equilíbrio para obter diversos pontos de vista e ideias, enquanto permanece ágil e gerenciável.
Sem PowerPoint.
'Não são usados PowerPoints dentro da Amazon', declara Bezos com orgulho. 'Alguém para a reunião preparou um memorando de seis páginas ... narrativamente estruturado. Ele tem sentenças reais, sentenças de tópico, verbos e substantivos - não são apenas marcadores. '
Em sua recente carta aos acionistas, Bezos detalha o trabalho envolvido nesses memorandos, que ele diz que podem levar até uma semana ou mais para serem redigidos e refinados:
'Os grandes memorandos são escritos e reescritos, compartilhados com colegas que são solicitados a melhorar o trabalho, deixados de lado por alguns dias e, em seguida, editados novamente com uma mente renovada. Eles simplesmente não podem ser feitos em um ou dois dias.
Como meu o colega Carmine Gallo apontou recentemente, memorandos como esses são uma ótima ideia porque nossos cérebros processam uma boa narrativa muito melhor do que dados concretos. Esses memorandos narrativos dão aos autores a chance de comunicar totalmente os pensamentos por trás de suas ideias e dão aos participantes da reunião a chance de entender melhor os conceitos completos.
Claro, nada disso significa nada se os participantes da reunião não se prepararem, o que torna a terceira regra a melhor de todas.
Comece com silêncio.
“Lemos esses memorandos em silêncio durante a reunião”, diz Bezos. “É como uma sala de estudos. Todos se sentam ao redor da mesa e lemos em silêncio, geralmente por cerca de meia hora, o tempo que levamos para ler o documento. E então discutimos isso. '
Você pode imaginar por que isso é tão benéfico. Quantas vezes você compareceu a uma reunião importante em que, apesar de suas melhores intenções, simplesmente não está tão preparado quanto gostaria?
“Assim como os garotos do ensino médio, os executivos blefam durante a reunião, como se tivessem lido o memorando”, diz Bezos. 'Porque estamos ocupados. E então, você realmente precisa reservar tempo para que o memorando seja lido - e é para isso que serve a primeira meia hora da reunião. E então todos realmente leram o memorando, não estão apenas fingindo que leram o memorando.
Bezos tem anteriormente exaltado o uso deste método porque garante atenção integral por parte de todos os presentes. Além disso, ajuda a preparar melhor aqueles que lideram essas discussões - por causa da habilidade e do pensamento focado necessários para colocar esses memorandos juntos em primeiro lugar. 'Frases completas são mais difíceis de escrever', explica o famoso fundador. 'Não há como escrever um memorando estruturado de forma narrativa de seis páginas e não ter um pensamento claro.'
Colocando em prática.
Usei esse método em minhas próprias reuniões e posso garantir sua eficácia. Como moderador da reunião, você pode ter certeza de que todos estão começando com uma base sólida e que estão todos na mesma página. (Desculpe, não pude resistir.)
Mas, acima de tudo, você dá ao seu pessoal o que eles precisam para fazer o melhor trabalho:
Tempo.
É hora de entender. É hora de uma reflexão prolongada. É hora de pensar com foco.
Tudo isso leva a descobertas mais profundas.
Então lembre:
Equipes de duas pizzas. Sem PowerPoint. Comece com silêncio.
Siga estas três regras simples e transforme suas reuniões de uma perda de tempo em uma fonte de ideias brilhantes.
