Todos nós já passamos por isso: perdendo um tempo precioso em uma reunião que não leva a lugar nenhum rapidamente.
Existem muitos motivos pelos quais isso acontece, mas muitas vezes se resume a uma falta de preparação. Pense nisso: você pode enviar uma pauta com antecedência, pode fornecer todos os recursos de que sua equipe precisa para uma reunião produtiva, mas isso não adiantará, a menos que as pessoas reservem um tempo para revisar e pensar nas coisas com antecedência.
A ideia de que seu pessoal se prepare bem antes de cada reunião é ótima, mas vamos cair na real: isso simplesmente não vai acontecer.
E é isso que torna a tática a seguir uma virada de jogo.
Uma tática de Bezos: comece com silêncio
Aprendi sobre esse método pela primeira vez com o fundador e CEO da Amazon, Jeff Bezos, em um entrevista abrangente ele entregou há alguns anos.
Gosto de chamá-lo: início silencioso.
Como funciona?
Nas atas de abertura de algumas reuniões, antes que qualquer discussão comece, Bezos e sua equipe de executivos seniores leram memorandos impressos em silêncio total. (Sabe-se que os memorandos alcançam até seis páginas, e o início silencioso pode durar até 30 minutos.) Durante esse tempo, o moderador e os participantes examinam. Eles rabiscam notas nas margens.
Mas o mais importante, eles pensar.
“Para novos funcionários, é uma experiência inicial estranha”, diz Bezos. 'Eles simplesmente não estão acostumados a sentar-se silenciosamente em uma sala e estudar na sala de estudos com um bando de executivos.'
Bezos diz que esse exercício comunitário tem um propósito maravilhoso: garante atenção total por parte de todos os presentes. Além disso, ajuda a preparar melhor aqueles que lideram essas discussões - por causa da habilidade e do pensamento focado necessários para colocar esses memorandos juntos em primeiro lugar.
'Frases completas são mais difíceis de escrever', explica o famoso fundador. “Eles têm verbos. Os parágrafos têm sentenças de tópico. Não há como escrever um memorando estruturado narrativamente de seis páginas e não ter um pensamento claro. '
Se você tem medo de que iniciar uma reunião com um longo período de silêncio seja contraproducente, posso garantir que não. Usei esse método em minhas próprias reuniões e, na verdade, economizar tempo no longo prazo. A base para as reuniões é lançada em tempo real, começando todos, bem, na mesma página. Se o memorando inicial for feito da maneira certa, ele fornecerá uma orientação real e ajudará a reduzir os mal-entendidos.
Mas o melhor de tudo, o início silencioso dá ao seu pessoal o que eles mais precisam para fazer o seu melhor trabalho:
Tempo.
O pensamento focado e a reflexão ampliada podem levar a descobertas profundas. O problema é que, com caixas de entrada cheias e calendários sobrecarregados, muitos simplesmente não reservam tempo para esse exercício valioso.
Mas esse pequeno investimento de alguns minutos pode produzir grandes dividendos - na forma de discussões mais significativas e colaboração inspirada. Pode transformar as reuniões de um mal doloroso e necessário em uma troca mais aberta, agradável e produtiva - o lugar onde as grandes ideias nascem ou são refinadas.
Você gostaria de oferecer isso para sua equipe ou organização?
Então você pode considerar dar a algumas de suas próximas reuniões um início silencioso.
