Quando você receber quase 150 emails de trabalho todos os dias , sua caixa de entrada pode rapidamente se tornar a ruína de sua existência.
Esse sofrimento aumenta exponencialmente quando você é o líder de uma empresa.
Então, como os principais executivos como Bill Gates e Tim Cook gerenciam seu fluxo de caixa de entrada opressor?
O CEO da Amazon, Jeff Bezos, encaminha e-mails urgentes com um caractere adicionado.
Quando um o cliente envia e-mails para Bezos para reclamar sobre algo relacionado à Amazon, o que eles podem fazer facilmente, Bezos frequentemente encaminha a mensagem para a pessoa apropriada na empresa, adicionando apenas um caractere: '?'
'Quando os funcionários da Amazon recebem um e-mail com ponto de interrogação de Bezos, eles reagem como se tivessem descoberto uma bomba-relógio', Businessweek relatado em 2013 . 'Eles normalmente têm algumas horas para resolver qualquer problema que o CEO tenha sinalizado e preparar uma explicação completa de como isso ocorreu, uma resposta que será revisada por uma sucessão de gerentes antes que a resposta seja apresentada ao próprio Bezos.'
O CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, envia menos e-mails.
A regra de ouro para gerenciamento de e-mail, segundo Weiner, é, se você quer menos e-mail, envie menos e-mail.Ele escreve no LinkedIn que a regra lhe ocorreu em uma empresa anterior quando, depois que dois colegas felizes por e-mail deixaram a empresa, o tráfego de sua caixa de entrada diminuiu quase 30%.
'Acontece que não eram apenas seus e-mails que estavam gerando toda a atividade da caixa de entrada - foram minhas respostas aos e-mails, as respostas das pessoas que foram adicionadas a esses tópicos, as respostas das pessoas que essas pessoas copiaram posteriormente e assim por diante ', escreve Weiner.
Ele continua: 'Depois de reconhecer essa dinâmica, decidi fazer um experimento em que não escreveria um e-mail a menos que fosse absolutamente necessário. Resultado final: materialmente menos e-mails e uma caixa de entrada muito mais navegável. Tentei seguir a mesma regra desde então.
A co-fundadora da Birchbox, Katia Beauchamp, faz com que os funcionários incluam um prazo de resposta.
O CEO do serviço de assinatura de amostra de beleza disse Lifehacker que insistir que as pessoas da equipe indiquem quando precisam de uma resposta em todos os e-mails é um de seus melhores truques para economizar tempo.“Isso torna a priorização muito mais rápida”, disse ela.
O CEO da Zappos, Tony Hsieh, emprega uma equipe de ninjas de e-mail em tempo integral.
Em um tópico fascinante do Quora sobre os hábitos de e-mail do CEO, Michael Chen, um respondente que certa vez conheceu Hsieh, escreveu que o CEO da Zappos lhe disse que tinha uma equipe de quatro ou cinco manipuladores de e-mail em tempo integral.
'Curiosidade, acho que seus títulos oficiais são Email Ninja', disse Chen.
Jonathan M. Tisch, executivo da Loews, nunca começa um e-mail com 'eu'.
'Meu chefe me disse que sempre que você está escrevendo uma carta - e agora ela se aplica a e-mails - nunca comece um parágrafo com a palavra' eu ', porque isso envia imediatamente uma mensagem de que você é mais importante do que a pessoa que com quem você está se comunicando, 'Tisch contado Adam Bryant, do New York Times.
Ele diz que ter que pensar em como começar uma frase sem 'eu' ajuda você a se tornar um escritor melhor e ensina como realmente pensar sobre uma questão.
O CEO da Apple, Tim Cook, lê a maioria de seus mais de 700 e-mails.
O CEO que acorda às 3:45 da manhã todos os dias disse durante uma entrevista com a ABC que ele recebe algo entre 700 e 800 e-mails por dia:E eu leio a maioria deles ... Todos os dias, todos os dias. Eu sou um workaholic.
O CEO da Microsoft, Bill Gates, é abençoado com poucos e-mails para se estressar com a caixa de entrada zero.
Gates disse 'Today' em 2013 que ele só recebia entre 40 e 50 e-mails por dia.
- Então, você processa alguns e volta para outros à noite. Certifique-se de que, se adiar algo, volte a fazê-lo mais tarde ', explicou ele.
A co-fundadora do Huffington Post, Arianna Huffington, tem três proibições de e-mail.
Arianna Huffington (centro) com as filhas Isabella e Christina Huffington.Huffington tem três regras simples para e-mail :
1. Sem e-mails por meia hora antes de dormir.
2. Sem pressa para receber e-mails assim que ela acordar.
3. Nenhum e-mail enquanto ela estiver com seus filhos.
'A última vez que minha mãe ficou com raiva de mim antes de morrer foi quando ela me viu lendo meu e-mail e conversando com meus filhos ao mesmo tempo', escreveu Huffington em seu livro, ' Florescer . ' 'Estar conectado de forma superficial com o mundo inteiro pode nos impedir de estar profundamente conectado com aqueles que estão mais próximos de nós - incluindo nós mesmos.'
O CEO da Etsy, Chad Dickerson, tem um sistema para lembrar contatos.
O CEO do mercado online disse Fast Company que você precisa ter um sistema para tudo, não importa o que seja.
Por exemplo, sempre que ele conhece alguém novo e adiciona suas informações de contato à sua lista de endereços, ele inclui uma nota sobre quando essa pessoa se conheceu e o que foi discutido. Dessa forma, sempre que ele envia um e-mail para alguém, ele pode consultar diretamente a reunião antes de prosseguir.
A fundadora e CEO da Hint Water, Kara Goldin, acorda cedo para verificar o e-mail.
Goldin considera sua manhã uma parte crítica de seu dia e dedica as primeiras horas da manhã para verificar seu e-mail e programação.Ela diz que vai direto para sua caixa de entrada às 5h30, porque 'fazer isso me dá uma compreensão clara de como serão as próximas 12 horas e quais serão minhas prioridades quando eu chegar ao escritório'.
O CEO e fundador da Hootsuite, Ryan Holmes, busca o e-mail quebrado.
Quando sobrecarregado com sua caixa de entrada, Holmes gosta de 'declarar falência da caixa de entrada' e deletar tudo para que ele possa começar do zero.
Ele recomenda fazer isso apenas uma vez a cada poucos anos, e os profissionais devem adicionar uma mensagem de isenção de responsabilidade à assinatura do e-mail após excluir os e-mails não lidos. Algo como 'Desculpe se não respondi seu último e-mail. Para me tornar um comunicador melhor em 2015, declarei recentemente a falência do e-mail ', aconselha.
O presidente executivo do Google, Eric Schmidt, responde rapidamente a todos os e-mails.
No livro dele ' Como funciona o Google , 'escreveu o ex-CEO do Google,' a maioria das melhores - e mais ocupadas - pessoas que conhecemos agem rapidamente em seus e-mails, não apenas para nós ou para alguns remetentes selecionados, mas para todos. '
Mesmo que a resposta seja um simples 'entendi', Schmidt diz que ser responsivo estabelece um circuito de comunicação positivo e uma cultura focada no mérito.
O fundador e CEO da Zuckerberg Media, Randi Zuckerberg, coloca o e-mail em espera.
Zuckerberg diz a Marie Claire que ela tem duas regras importantes quando se trata de e-mail:
1. Ela espera pelo menos 20 minutos depois de acordar antes de verificar.
2. Ela evita enviar e-mails quando sabe que está se sentindo excessivamente emocional.
“Você provavelmente vai dar um suspiro de alívio por não ter enviado depois de ler novamente”, diz ela.
Esta história apareceu pela primeira vez em Business Insider .
