Manuais do empregado , manuais de políticas e procedimentos, manuais de funcionários - como você quiser chamá-los - são freqüentemente considerados um mal necessário tanto por funcionários quanto por empregadores. Normalmente geram consternação por parte dos funcionários, especialmente se não forem claros, bem escritos e específicos para o negócio e se concentrarem principalmente na negatividade - em outras palavras, listar apenas o que não fazer. Os empregadores, por sua vez, normalmente olham para esses manuais em termos de como cobrir seus ... ativos ... no caso de possíveis processos judiciais.
Existe, no entanto, uma maneira melhor.
Os especialistas dizem que as pequenas e médias empresas podem criar manuais de funcionários que os protegem de litígios e deixam os funcionários à vontade, explicando em termos positivos as políticas da empresa. Para ter um manual de políticas eficaz, o empregador deve dedicar tempo para identificar o que é importante para o negócio, tanto para manter os funcionários informados e satisfeitos, quanto para cumprir os objetivos de negócios da empresa. 'Pode servir como um manual e definir as regras do jogo para os funcionários sobre o que se espera deles', diz Nancy Cooper, presidente do grupo de trabalho e emprego da Garvey Schubert Barer , um escritório de advocacia com sede em Portland, Oregon.
'O valor é que os funcionários podem entender o que se espera deles e o que podem esperar da empresa', acrescenta Paul Rowson, diretor administrativo da Mundo no trabalho , uma associação global de recursos humanos que se concentra em remuneração, benefícios, vida profissional e recompensas totais integradas. 'Isso inclui como as decisões salariais são tomadas, como são avaliadas em seu desempenho, como a empresa trata coisas como licença médica e outros benefícios, como a empresa vê os programas de vida profissional e como eles serão tratados em uma disputa.' Ter todas essas questões explicitadas em um manual pode liberar o funcionário para fazer seu melhor trabalho, acrescenta, sem se preocupar com a possibilidade de o empregador tratá-lo injustamente.
Mas o diabo está nos detalhes, como dizem. O sucesso de um manual do funcionário depende do que você inclui e como você formula as políticas. A primeira regra para escrever um manual vencedor é que ele deve ser escrito de maneira clara e compreensível e refletir a cultura da empresa. Certas políticas precisam estar no manual por lei. Isso significa que você deve reservar um tempo para aprender sobre os requisitos locais e estaduais, bem como os requisitos federais, diz Cooper. Outras políticas devem estar no manual para proteger o empregador. “Não importa o motivo por trás das políticas, todas devem ser aplicadas de maneira consistente”, ela acrescenta.
Nota do Editor: Procurando Terceirização de RH para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
O guia a seguir descreverá o que você deve incluir por lei, as cláusulas que os especialistas jurídicos dizem que todo manual do funcionário deve incluir e outras disposições opcionais que você pode querer incluir em um manual do funcionário para que funcione para você e seus funcionários.
O que incluir em um manual do funcionário: disposições do manual exigidas por lei
Antes de começar a escrever um manual do funcionário, os líderes empresariais precisam entender o que eles precisam incluir por lei. Isso também pode determinar como você decide configurar o manual do funcionário.
O primeiro passo é se familiarizar com as leis trabalhistas federais, estaduais e locais que você deve cumprir - algumas são até mesmo obrigadas a ser publicadas no manual do funcionário da empresa. O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos fornece informações para os empregadores sobre as leis federais que afetam as questões do local de trabalho em seu site em www.dol.gov . Se sua empresa opera em mais de um estado, você pode ter motivos legais para escrever manuais diferentes para os funcionários de cada estado. “Cada estado tem leis trabalhistas exclusivas”, diz Cooper. 'Muitas das leis em nível estadual dizem que você deve ter isso no manual.'
Outros problemas também podem afetar a forma como você aborda o manual do funcionário. Por exemplo, se você tiver unidades de negócios diferentes, como uma unidade de manufatura e uma unidade de vendas e pesquisa, você pode querer que o manual principal seja o mesmo para cada grupo de funcionários, mas você pode querer incluir políticas específicas para unidades de negócios específicas , como se uma unidade de negócios tivesse um sindicato ou funcionários remunerados por hora, diz Cooper.
Depois de determinar como você abordará o manual do funcionário, você precisa determinar quais políticas você precisa incluir por lei. Algumas empresas oferecem software ou modelos que podem ser um bom começo para orientar você no processo. Mas as políticas podem variar de estado para estado. Se você não tiver certeza de quais políticas são exigidas por lei, consulte as organizações de recursos humanos ou seu advogado trabalhista. Muitos departamentos de trabalho estaduais também têm listas em seus sites para os empregadores sobre as leis que eles devem cumprir ao fazer negócios no estado e isso pode ser útil para determinar o que incluir em um manual do funcionário.
As políticas que você precisa incluir em um manual do funcionário por lei podem incluir o seguinte:
- Políticas de licença médica de família . A Lei de Licença Médica da Família do governo federal exige que os empregadores de determinado tamanho forneçam aos funcionários até 12 semanas de licença sem vencimento durante qualquer período de 12 meses para o nascimento ou cuidado de uma criança, para cuidar de um parente próximo com um problema de saúde grave , ou se o funcionário tiver um problema de saúde grave. Muitos estados também têm suas próprias políticas em relação à licença familiar não remunerada.
- Políticas de igualdade de emprego e não discriminação . O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos exige que muitas empresas publiquem informações afirmando que a empresa segue as leis de não discriminação e oportunidades iguais de emprego na contratação e promoção.
- Políticas de compensação do trabalhador . Muitos estados exigem que os funcionários sejam informados por escrito sobre as políticas de remuneração do trabalhador.
Entre outras leis que podem exigir a inclusão nos manuais dos funcionários estão as políticas relativas à acomodação de deficientes, políticas sobre licença militar, políticas sobre acomodação para amamentação e políticas de licença para vítimas de crime.
Aprofunde-se: Como montar um manual do funcionário
O que incluir em um manual do funcionário: cláusulas que todo manual do funcionário deve incluir
Existem algumas isenções de responsabilidade gerais que todo manual do funcionário deve ter.
- Não é um contrato . É importante ressaltar que o manual é apenas isso - um manual - e não faz nenhuma promessa sobre a continuidade do emprego. A Cooper recomenda a seguinte redação: 'Este manual não é um contrato, expresso ou implícito, nem garante emprego por um período específico de tempo. Embora esperemos que nossa relação de trabalho seja de longo prazo, a Empresa ou você pode encerrar a relação a qualquer momento, com ou sem aviso prévio, com ou sem motivo, na medida permitida por lei. '
- O manual supera os documentos de política anteriores . O manual deve deixar claro que é a palavra final sobre as políticas da empresa. A Cooper sugere que você use a seguinte linguagem: 'Este Manual do Funcionário substitui e substitui todas as políticas e procedimentos anteriores, incluindo, mas não se limitando a, todos os memorandos ou políticas escritas que possam ter sido emitidas sobre os assuntos cobertos neste manual.'
- As políticas do manual podem estar sujeitas a alterações . É importante deixar um pouco de espaço de manobra porque os tempos mudam, novos problemas surgem e pode ser necessário fazer revisões. É assim que a Cooper sugere que você expresse esta disposição: 'As políticas incluídas neste manual são apenas diretrizes e estão sujeitas a alterações conforme a Empresa julgar apropriado e necessário. De vez em quando, você pode receber notificações sobre políticas, procedimentos, benefícios ou programas novos ou modificados. '
- Página de reconhecimento do funcionário . Para proteger sua empresa e verificar se seus funcionários estão cientes de que sua empresa cumpre essas leis, é importante incluir uma página de reconhecimento que o funcionário assina e devolve. O reconhecimento deve indicar que o funcionário entende que é sua responsabilidade ler e seguir as políticas. “Você quer que a página de confirmação seja destacável do manual”, diz Cooper. 'Depois de assinado, ele precisa ir para o arquivo pessoal do funcionário.'
Aprofunde-se: Ferramentas: Reconhecimento de um recibo de manual do funcionário
O que incluir no manual do funcionário
Antes de escrever o manual do funcionário, você também deve dedicar algum tempo para determinar o que é importante para você como empresa. Você se preocupa com a aparência de seus funcionários quando estão no trabalho? Você deseja que eles evitem enviar mensagens de texto durante o trabalho? Você se importa se eles blogam sobre a empresa? Se o assunto for importante para você e você tiver expectativas quanto ao comportamento dos funcionários, deve abordá-lo em uma política.
'Questões importantes podem ser coisas como a capacidade do funcionário de usar telefones celulares no trabalho ou ao dirigir; lidar com a maneira apropriada (ou inadequada) com que os funcionários discutem o empregador em salas de bate-papo ou em blogs após o expediente; ou até mesmo a capacidade do empregador de resolver problemas criados pela maneira como os funcionários usam seus computadores, e-mail e correio de voz ', diz Cooper. 'Uma das coisas mais importantes a lembrar é que seu manual precisa refletir a maneira como você faz negócios. Se você escrever uma política, esteja preparado para aplicá-la - seja uma política de definição de limites ou uma política de suporte a metas. Você precisa que o seu manual seja um verdadeiro reflexo do seu negócio. '
Você também precisa decidir que tom deseja que seu manual tome. Muitos manuais são escritos a partir da perspectiva negativa do 'não devo'. Alguns dos manuais mais eficazes, entretanto, são aqueles escritos de uma perspectiva positiva. “É claro que os funcionários precisam saber que tipo de comportamento causará problemas, como ausências excessivas, mas a política não precisa ser escrita com foco na punição”, disse Cooper.
Aqui está uma orientação para as seções que você pode querer incluir em um manual do funcionário:
1. História da Empresa . Embora não seja obrigatório, uma breve seção que discute a história da empresa e sua missão pode ajudar a definir o tom para um manual do funcionário. Rowson diz que esta seção pode incluir discussões sobre a declaração de missão da empresa, qual é sua razão de ser, quem são seus clientes, qual é sua posição no mercado, etc. 'Você pode falar sobre o fundador para ter uma noção da história da empresa ou cultura ', diz Rowson. 'Você pode adicionar uma discussão sobre a equipe de liderança para que as pessoas sintam que sabem para quem estão trabalhando.' Cooper adverte para não fazer nenhuma promessa nesta seção, como prometer pagar aos funcionários o dinheiro mais caro em sua área, o que pode ser difícil de sustentar se a empresa passar por tempos econômicos difíceis.
2. Política de folga paga . Esta seção descreve a política de férias da empresa, por exemplo, como o tempo de férias é obtido e como programar folgas. Deve também especificar quais os feriados que a empresa observa, incluindo os feriados para os quais a empresa fecha e, se a empresa for um restaurante ou outro negócio que fica aberto nos feriados, como os funcionários serão compensados pelo trabalho no feriado. Você também pode querer abordar a licença médica, licença médica familiar e outros tipos de licença, como licença conjugal militar.
3. Comportamento do funcionário . Sob este título, você pode discutir a política de comparecimento, intervalos para refeições e períodos de descanso e expectativas gerais de conduta dos funcionários. Isso pode incluir a declaração de uma política contra discriminação por assédio a funcionários, proibição de fumar, uma política de abuso de substâncias, como os funcionários podem usar a Internet ou e-mail e um código de vestimenta - se você tiver o último. Você pode querer abordar como os funcionários devem lidar com a resolução de conflitos. Torne esta seção de natureza muito geral. “Não entre em muitos detalhes”, diz Cooper. 'É da natureza humana querer uma lista de todas as coisas aceitáveis, mas é da natureza humana que você vai esquecer algo também.'
4. Pagamento e promoções . Descreva seus métodos de pagamento e diga aos funcionários se eles serão pagos semanalmente, quinzenalmente ou o que for. É aqui que você estabelece sua política de horas extras, define as horas de trabalho e discute sua estrutura de nível salarial para que as pessoas saibam onde se encaixam na hierarquia, diz Rowson. “A última coisa que você quer fazer quando contrata alguém é surpreendê-los sobre quando o cheque de pagamento vai chegar”, diz Rowson. 'Você quer que as pessoas saibam com que frequência elas serão pagas e como serão pagas, você oferece depósito direto e quantos períodos de pagamento existem em um ano.' Você também pode falar sobre os tipos de pacotes de remuneração que oferece, incluindo se os funcionários são elegíveis para bônus ou opções de ações e como funciona o processo de avaliação de desempenho. Cooper adverte que, se você definir uma política de promoção da empresa, deverá se lembrar de que a empresa e seus gerentes precisam aceitar essa política. “É aí que a maioria das empresas comete erros”, diz ela. 'Eles prometem muito e não seguem suas próprias políticas.'
5. Benefícios . Nesta seção, forneça aos funcionários uma visão geral dos benefícios que você oferece em termos de assistência médica, odontológica, oftalmológica, seguro de vida, etc., mas não discuta políticas específicas com empresas específicas. “Seus benefícios podem mudar com frequência - provavelmente com mais frequência do que o manual”, Cooper aponta. Fale sobre quem é elegível, se apenas funcionários de tempo integral ou se os funcionários de meio período recebem um pacote de benefícios rateados, aborde isso também. Liste os critérios de elegibilidade, quando você pode se inscrever nos benefícios e quais são os eventos críticos da vida durante os quais você pode mudar os benefícios - como casamento ou nascimento de um filho.
Depois que todas as informações forem reunidas em um manual do funcionário, certifique-se de verificar o documento antes de distribuí-lo aos funcionários. Se possível, um advogado deve estar envolvido na preparação do manual. 'Se um empregador está tentando economizar dinheiro', diz Cooper, 'o mínimo que eles devem fazer é mandar um advogado revisá-lo assim que estiver pronto.' Essa revisão, acrescenta ela, só pode ajudar sua empresa a evitar ações judiciais futuras envolvendo o comportamento do funcionário que é - ou não - definido no manual do funcionário.
Aprofunde-se: Você precisa de uma política de mídia social?
O que incluir em um manual do funcionário: links recomendados
A Sociedade para Gestão de Recursos Humanos
http://www.shrm.org
SHRM é a maior associação mundial dedicada à gestão de recursos humanos, representando mais de 250.000 membros em mais de 140 países.
Departamento de Trabalho dos EUA
http://www.dol.gov
Guias de leis trabalhistas federais no site do departamento de trabalho podem ajudá-lo a garantir que você esteja cobrindo o básico no manual do funcionário.
Manual de pequenas empresas
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
O manual da Administração de Saúde e Segurança Ocupacional do Departamento de Trabalho para pequenas empresas pode ajudar os empregadores a fornecer um local de trabalho seguro e saudável para seus funcionários.
Manual do modelo grátis
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com oferece um manual de modelo gratuito. O Manual de Política Completa do Instituto Alexander Hamilton (US $ 100) é um CD-ROM com políticas editáveis com diretrizes estado a estado. And Policies Now é um programa de luxo (hrtools.com; $ 199) que usa um assistente de perguntas e respostas para ajudá-lo a personalizar um manual
Mundo no trabalho
http://www.worldatwork.org
Esta associação global de recursos humanos concentra-se em remuneração, benefícios, vida profissional e recompensas totais integradas para ajudar as organizações a atrair, motivar e reter uma força de trabalho talentosa.
Nota do Editor: Procurando Terceirização de RH para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
Divulgação editorial: Inc. escreve sobre produtos e serviços neste e em outros artigos. Esses artigos são editorialmente independentes - o que significa que editores e repórteres pesquisam e escrevem sobre esses produtos livres de qualquer influência de qualquer departamento de marketing ou vendas. Em outras palavras, ninguém está dizendo aos nossos repórteres ou editores o que escrever ou incluir qualquer informação particular positiva ou negativa sobre esses produtos ou serviços no artigo. O conteúdo do artigo fica inteiramente a critério do repórter e do editor. Você notará, no entanto, que às vezes incluímos links para esses produtos e serviços nos artigos. Quando os leitores clicam nesses links e compram esses produtos ou serviços, Inc pode ser compensado. Este modelo de publicidade baseado em e-commerce - como qualquer outro anúncio nas páginas de nossos artigos - não tem impacto em nossa cobertura editorial. Repórteres e editores não adicionam esses links, nem os gerenciam. Este modelo de publicidade, como outros que você vê na Inc, apóia o jornalismo independente que você encontra neste site.
