O funcionário americano médio gasta cerca de um quarto da semana de trabalho penteando o centenas de e-mails todos nós enviamos e recebemos todos os dias.
Mas, apesar de estarmos grudados em nossos botões de resposta, a treinadora de carreira Barbara Pachter diz que muitos profissionais ainda não sei como usar o e-mail de forma adequada.
Na verdade, devido ao grande volume de mensagens que lemos e escrevemos todos os dias, podemos estar mais propensos a cometer erros embaraçosos - e esses erros podem ter sérias consequências profissionais.
Pachter descreve os princípios básicos da etiqueta moderna de e-mail em seu livro The Essentials of Business Etiquette . Retiramos as regras mais essenciais que você precisa saber.
Vivian Giang e Rachel Sugar contribuíram para as versões anteriores deste artigo.
1. Inclua uma linha de assunto clara e direta.
Exemplos de um bom assunto incluem 'Mudança na data da reunião', 'Pergunta rápida sobre sua apresentação' ou 'Sugestões para a proposta'.
“As pessoas geralmente decidem se abrem um e-mail com base na linha de assunto”, diz Pachter. 'Escolha um que permita aos leitores saber que você está tratando de suas preocupações ou questões comerciais.'
2. Use um endereço de e-mail profissional.
Se você trabalha para uma empresa, deve usar o endereço de e-mail da empresa. Mas se você usa uma conta de e-mail pessoal - seja você autônomo ou apenas gosta de usá-la ocasionalmente para correspondências relacionadas ao trabalho - você deve ter cuidado ao escolher esse endereço, diz Pachter.
Você deve sempre ter um endereço de e-mail que transmita seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nunca use endereços de e-mail (talvez remanescentes de seus dias de escola primária) que não sejam apropriados para uso no local de trabalho, como 'babygirl @ ...' ou 'beerlover @ ...' - não importa o quanto você ame um cerveja fria.
3. Pense duas vezes antes de clicar em 'Responder a todos'.
Ninguém quer ler e-mails de 20 pessoas que não têm nada a ver com eles. Ignorar os e-mails pode ser difícil, pois muitas pessoas recebem notificações de novas mensagens em seus smartphones ou mensagens pop-up que distraem na tela do computador. Evite clicar em 'Responder a todos', a menos que você realmente ache que todos na lista precisam receber o e-mail, diz Pachter.
4. Inclua um bloco de assinatura.
Providenciar seu leitor com algumas informações sobre você, sugere Pachter. 'Geralmente, isso indica seu nome completo, cargo, o nome da empresa e suas informações de contato, incluindo um número de telefone. Você também pode adicionar um pouco de publicidade para si mesmo, mas não exagere com palavras ou obras de arte. '
Use a mesma fonte, tamanho e cor do resto do e-mail, diz ela.
5. Use saudações profissionais.
Não use expressões coloquiais e descontraídas como 'Ei, pessoal', 'Ei' ou 'Oi pessoal'.
'A natureza relaxada de nossos escritos não deve afetar a saudação em um e-mail', diz ela. 'Ei é uma saudação muito informal e geralmente não deve ser usada no local de trabalho. E Yo também não está bem. Use oi ou olá em vez de.'
Ela também desaconselha encurtar o nome de ninguém. Diga 'Oi Michael', a menos que você tenha certeza de que ele prefere ser chamado de 'Mike'.
6. Use os pontos de exclamação com moderação.
Se você optar por usar um ponto de exclamação, use apenas um para transmitir entusiasmo, diz Pachter.
“As pessoas às vezes se empolgam e colocam vários pontos de exclamação no final de suas frases. O resultado pode parecer muito emocional ou imaturo ', ela escreve. 'Os pontos de exclamação devem ser usados com moderação por escrito.'
7. Seja cauteloso com o humor.
O humor pode se perder facilmente na tradução sem o tom certo ou expressões faciais. Em uma troca profissional, é melhor deixar de lado o humor nos e-mails, a menos que você conheça bem o destinatário. Além disso, algo que você acha engraçado pode não ser engraçado para outra pessoa.
Pachter diz: 'Algo percebido como engraçado quando falado pode parecer muito diferente quando escrito. Em caso de dúvida, deixe-a de fora.'
8. Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de maneira diferente.
A falha de comunicação pode ocorrer facilmente devido a diferenças culturais , especialmente na forma de escrita, quando não podemos ver a linguagem corporal um do outro. Adapte sua mensagem ao background cultural do receptor ou ao nível de conhecimento que você tem dele.
Uma boa regra a se ter em mente, diz Pachter, é que as culturas de alto contexto (japonesa, árabe ou chinesa) querem conhecê-lo antes de fazer negócios com você. Portanto, pode ser comum que os associados de negócios desses países sejam mais pessoais em seus escritos. Por outro lado, pessoas de culturas de baixo contexto (alemãs, americanas ou escandinavas) preferem ir direto ao ponto muito rapidamente.
9. Responda aos seus e-mails - mesmo se o e-mail não for destinado a você.
É difícil responder a todas as mensagens de e-mail já enviadas para você, mas você deve tentar, diz Pachter. Isso inclui quando o e-mail foi enviado acidentalmente para você, especialmente se o remetente estiver esperando uma resposta. Uma resposta não é necessária, mas funciona como uma boa etiqueta de e-mail, especialmente se essa pessoa trabalhar na mesma empresa ou setor que você.
Aqui está um exemplo de resposta: 'Sei que você está muito ocupado, mas não acho que sua intenção fosse me enviar este e-mail. E queria que você soubesse para que possa enviá-lo para a pessoa certa. '
10. Revise todas as mensagens.
Seus erros não passarão despercebidos pelos destinatários do seu e-mail. 'E, dependendo do destinatário, você pode ser julgado por fazê-los', diz Pachter.
Não confie em verificadores ortográficos. Leia e releia seu e-mail algumas vezes, de preferência em voz alta, antes de enviá-lo.
'Um supervisor pretendia escrever,' Desculpe pela inconveniência ', diz Pachter. 'Mas ele confiou no corretor ortográfico e acabou escrevendo' Desculpe pela incontinência '.
11. Adicione o endereço de e-mail por último.
'Você não quer enviar um e-mail acidentalmente antes de terminar de escrever e revisar a mensagem', diz Pachter. 'Mesmo quando você está respondendo a uma mensagem, é uma boa precaução excluir o endereço do destinatário e inseri-lo somente quando tiver certeza de que a mensagem está pronta para ser enviada.'
12. Verifique novamente se você selecionou o destinatário correto.
Pachter diz para você prestar muita atenção ao digitar um nome de seu catálogo de endereços na linha 'para' do e-mail. 'É fácil selecionar o nome errado, o que pode ser constrangedor para você e para a pessoa que recebe o e-mail por engano.'
13. Mantenha suas fontes clássicas.
Purple Comic Sans tem uma hora e um lugar (talvez?). Mas, para correspondência comercial, mantenha as fontes, cores e tamanhos clássicos.
A regra principal: seus e-mails devem ser fáceis de serem lidos por outras pessoas.
'Geralmente, é melhor usar tipos de 10 ou 12 pontos e uma fonte fácil de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman', aconselha Pachter. Quanto à cor, o preto é a escolha mais segura.
14. Acompanhe o seu tom.
Assim como as piadas se perdem na tradução, o tom é fácil de interpretar mal sem o contexto que você obteria de dicas vocais e expressões faciais. Conseqüentemente, é fácil parecer mais abrupto do que você pretendia: você quis dizer 'direto', eles lêem 'zangado e ríspido'.
Para evitar mal-entendidos, Pachter recomenda que você leia sua mensagem em voz alta antes de enviar. 'Se soa duro para você, soará duro para o leitor', diz ela.
Para obter melhores resultados, evite usar palavras inequivocamente negativas ('falha', 'errado', 'negligenciado') e sempre diga 'por favor' e 'obrigado'.
15. Nada é confidencial - então escreva de acordo.
Lembre-se sempre do que o ex-chefe da CIA, general David Petraeus, aparentemente esqueceu, avisa Pachter: Cada a mensagem eletrônica deixa um rastro.
'Uma orientação básica é presumir que outras pessoas verão o que você escreve', diz ela, 'portanto, não escreva nada que você não gostaria que todos vissem.' Uma interpretação mais liberal: não escreva nada que possa ser prejudicial para você ou prejudicial para os outros. Afinal, o e-mail é perigosamente fácil de encaminhar e é melhor prevenir do que remediar.
Esta história apareceu pela primeira vez em Business Insider .
