Muitas organizações hoje que lutam com a mudança e não conseguem cumprir sua visão final passam incontáveis dias, semanas e meses - sem mencionar os recursos - tentando entender por que não conseguem contornar as barreiras que estão em seu caminho. E muitas vezes, eles não conseguem definir quais são essas barreiras.
Escrevi um artigo em 2013 no qual falei sobre o mentalidade de silo e algumas das maneiras pelas quais as organizações podem fazer progressos na eliminação da estrutura e das barreiras comportamentais que impedem a comunicação, a colaboração e, em última instância - o sucesso.
A mentalidade de silo pode ser definida como uma mentalidade presente quando certos departamentos ou setores não desejam compartilhar informações com outros na mesma organização. Esse tipo de mentalidade reduzirá a eficiência na operação geral, reduzirá a confiança e o moral e pode contribuir para o desaparecimento de uma cultura produtiva da empresa.
Silo é um termo comercial que tem sido divulgado e discutido em muitas mesas da diretoria nos últimos 30 anos. Ao contrário de muitos outros termos de gestão da moda, este é um problema que não desapareceu ao longo dos anos. Os silos departamentais são vistos como um problema crescente para a maioria das organizações de todos os tamanhos. É dever dos líderes executivos e da administração preparar e equipar suas equipes com a mentalidade e visão adequadas para quebrar essas barreiras organizacionais destrutivas.
Uma lição do exército
Em muitos de meus escritos, igualo o ambiente de negócios global em constante transformação à realidade militar pós-11 de setembro. Depois de alguns anos de guerra, as forças americanas e da coalizão começaram a perceber que o mecanismo militar do século XX não funcionaria contra um inimigo perigoso, dinâmico e amplamente descentralizado. Tínhamos os melhores guerreiros, especialistas em inteligência e organizações civis à nossa disposição, mas não fomos ágeis o suficiente para nos mover na velocidade que essas guerras exigiam.
Nas equipes SEAL da Marinha - e no nível de pelotão, tropa e equipe, abordamos a liderança, a colaboração e a comunicação de maneira descentralizada. Mas imagine empilhar todas as outras forças convencionais, agências de inteligência e forças aliadas em todo o mundo tentando trabalhar em uma única missão. E essa única missão foi entendida claramente por todos? Isso significa coisas diferentes para pessoas diferentes? O 'o que' foi claramente definido, mas o 'como' foi mais vagamente definido por unidades diferentes?
Nos primeiros dias, muitos concordariam que sim, as forças da coalizão trabalhando para reprimir as insurgências e derrotar a Al Qaeda no Iraque, por exemplo, tinham visões desconexas de como cumprir essa meta elevada. Por quê? Em grande parte devido a uma visão vaga, burocracias e silos organizacionais.
As estruturas hierárquicas tradicionais, subculturas entre ramos e métodos de compartilhamento de informações estavam lutando contra nós. Os líderes mais graduados finalmente perceberam que os militares em geral e várias forças-tarefa na ponta da lança tiveram que se transformar em organizações modernas do século XXI alinhadas por trás de uma única narrativa para a visão.
Se você já trabalhou em uma grande empresa, isso pode soar familiar para você. Na verdade, isso também pode existir em pequenas empresas.
As estruturas que prendem você
Não consigo pensar em muitas organizações por aí que não queiram ser mais colaborativas, ter uma visão alinhada, comunicar-se melhor ou melhorar a confiança e a responsabilidade. Você não precisa ser um CEO ou ter um MBA para entender como todas essas coisas, quando bem executadas e arraigadas na cultura, levariam a retornos financeiros incríveis. No entanto, muitas organizações lutam com seus sistemas e estruturas históricos, não querendo se afastar deles. Temendo a perda de controle.
Silos e seu efeito no alinhamento vertical e horizontal
Falar sobre 'mais' colaboração e criação de equipes multifuncionais é ótimo, mas isso também pode falhar terrivelmente sem um entendimento compartilhado claro da narrativa por trás da missão final. Freqüentemente, pelo menos de uma perspectiva externa, o alinhamento vertical interno quanto à missão em questão pode ser bom, enquanto o alinhamento horizontal entre os silos está faltando. As subculturas e idéias sobre como atingir a meta podem variar, o que leva a esses departamentos, divisões ou equipes 'multifuncionais' a trabalharem uns contra os outros de várias maneiras.
E, às vezes, os silos existem tanto vertical quanto horizontalmente ao mesmo tempo. Os líderes seniores não têm acesso suficiente a informações importantes em solo de suas tropas de linha de frente, enquanto as diretivas e informações do topo se perdem na tradução em seu caminho para baixo.
Destruição do Silo - Um Exemplo
Em minha última empresa, desenvolvemos uma visão renovada para estar em uma posição melhor para projetar e implantar soluções verdadeiramente integradas para nossos clientes. Mas para realmente conseguir isso, foi muito além de uma melhor análise de dados, pensamento criativo e empilhamento de mais serviços uns sobre os outros. As estratégias personalizadas exigiam uma nova abordagem para aquisição de talentos, estruturas departamentais e a maioria dos processos existentes. Unimos equipes para uma melhor colaboração, implementamos novos mecanismos de recompensa, reformulamos as estruturas de relatórios, redesenhamos todo o escritório e literalmente derrubamos paredes - literal e figurativa.
Isso não quer dizer que a solução seja se afastar completamente das hierarquias tradicionais e construir apenas redes e equipes abertas, sem estruturas e recursos para apoiá-las - o que também pode ser catastrófico em muitas organizações. Mas um pouco de ambos pode trazer estabilidade e colaboração ao mesmo tempo. Nesse ambiente, a comunicação se move mais rapidamente, o aprendizado aumenta, as lições podem ser aplicadas nos departamentos e as estratégias se alinham para apoiar uma única visão.
Os comportamentos e mentalidades que precisam mudar
A mentalidade do silo não aparece acidentalmente nem é uma coincidência que a maioria das organizações lutem com guerras territoriais entre departamentos. Devemos abordar o fato de que silos organizacionais também podem ser o resultado de uma equipe de liderança em conflito, e que o conflito goteja causando inquietação e os funcionários ficam com medo de arriscar o pescoço.
Muitos executivos podem olhar para sua organização e dispensar as ineficiências do departamento e a falta de soluções multifuncionais devido a funcionários imaturos, falta de treinamento básico ou simplesmente a incapacidade de alguns funcionários de jogarem bem uns com os outros. Infelizmente, embora esses comportamentos possam ser resultado da mentalidade de silo; geralmente não é a causa raiz. Essas suposições realmente levarão a danos de longo prazo para a organização como um todo, criando ressentimento e cinismo nas equipes. É responsabilidade da equipe de liderança reconhecer isso e se elevar para criar soluções eficazes e de longo prazo que sejam escalonáveis, executáveis e realistas.
Como ter sucesso em ambientes complexos
As organizações que terão sucesso neste ambiente de negócios mais volátil e complexo devem não apenas desenvolver e comunicar regularmente uma visão alinhada - e a narrativa específica para apoiá-la - mas também responder às perguntas:
'Quais comportamentos e mentalidades precisam mudar para atingir este objetivo?'
'Que barreiras precisam ser quebradas para realizar este esforço de mudança?'
A construção de relacionamentos mais significativos fora dos silos em que as pessoas existem diluirá gradualmente a força dessas barreiras. Isso também melhora a confiança e a disposição de compartilhar informações importantes regularmente. Todos estão trabalhando em prol de um objetivo comum e todos entendem seus papéis para mover o navio nessa direção.
Isso não aconteceu da noite para o dia, mas quando líderes seniores em todas as fileiras militares, especialmente em operações especiais, apoiaram esse esforço de mudança, começaram a demonstrar os próprios novos comportamentos e falaram sobre a nova visão todos os dias; só então a cultura não começou a mudar para se alinhar com a visão e a estratégia.
Aqui estão 5 etapas para incentivar uma frente unificada e abrir as linhas para comunicar uma visão poderosa para a mudança.
1. Crie uma Visão Unificada.
Conforme escrito por Patrick Lencioni em seu livro Silos, Politics and Turf Wars; 'Silos - e as guerras territoriais que eles possibilitam - devastam organizações. Eles desperdiçam recursos, matam a produtividade e colocam em risco o cumprimento das metas. ' Ele prossegue, aconselhando os líderes a derrubar silos, deixando de lado as questões comportamentais e abordando as questões contextuais que estão presentes no coração da organização. Para muitas organizações, isso significa que não apenas todos os funcionários da empresa precisam remar na mesma direção, mas as equipes executivas devem estar engajadas e na vanguarda conduzindo o barco.
É imperativo que a equipe de liderança concorde com uma visão comum e unificada para a organização. Deve haver um grande nível de aceitação executiva e compreensão central das metas de longo prazo da empresa, objetivos do departamento e iniciativas-chave dentro da equipe de liderança antes de passá-lo para as equipes. Uma equipe de liderança unificada irá encorajar a confiança, criar empoderamento e tirar os gerentes da mentalidade de 'meu departamento' para a mentalidade de 'nossa organização'. E os líderes devem ser consistentes com todos os seus comportamentos primeiro, antes que os outros o sigam.
2. Trabalho para alcançar um objetivo comum.
Uma vez que a equipe de liderança tenha concordado com a visão unificada abrangente da organização, é importante que essa equipe determine os problemas-raiz subjacentes que podem estar causando o efeito cascata dos silos. Muitas vezes, há várias metas e objetivos táticos identificados, mas cabe à equipe de Liderança permanecer na tarefa e definir o foco único e qualitativo que é compartilhado entre eles como a principal prioridade. Uma vez que o 'elefante na sala' tenha sido identificado, é importante que todos os executivos e todos os membros da administração trabalhem juntos para alcançar esse objetivo comum. Também é importante que todos os funcionários estejam cientes desse objetivo e entendam como podem causar impacto individualmente.
No livro de Virginia Anderson e Lauren Johnson, Systems Thinking Basics, eles definem o pensamento sistêmico como uma visão holística e ampla do todo. É reconhecer as interconexões entre as partes de um sistema e sintetizá-las em uma visão unificada. Esse pensamento, junto com um foco unificado, deve ser aplicado em todas as equipes para incentivar a colaboração, o trabalho em equipe e, por fim, o cumprimento do objetivo comum.
3. Motivar e incentivar.
Parabéns aos executivos e equipes de gerenciamento que conseguem estabelecer com sucesso uma meta comum e unificada e entender como as várias partes de um todo se entrelaçam. Metade da batalha está ganha. As etapas finais na eliminação de silos abrangem a execução e implementação. A motivação pode variar entre as equipes e, mais importante ainda, entre os indivíduos. O que realmente define um gerente de sucesso é aquele que é capaz de identificar quais componentes-chave motivam cada um de seus funcionários e como comunicar isso de forma eficaz para uma ampla gama de públicos. Uma vez que o objetivo comum tenha sido identificado, cada membro da equipe de gestão deve incentivar seus funcionários de acordo.
Se o seu objetivo comum é renovar a reputação da sua empresa, então um dos seus objetivos pode ser melhorar a qualidade do seu produto. Se o objetivo é melhorar a qualidade do produto, os incentivos aos funcionários devem ser criados para maximizar o resultado desejado. Por exemplo, alguém no desenvolvimento de produtos pode receber um incentivo para reduzir bugs dentro do prazo; enquanto o representante do atendimento ao cliente pode receber um incentivo para aumentar a satisfação do cliente. Os incentivos contribuirão muito para motivar os funcionários; no entanto, não é tudo o que é necessário. Os gerentes precisam lembrar que a motivação abrange uma ampla variedade de táticas, incluindo interesses comuns, investimento individual no crescimento, voz compartilhada e palavras positivas de incentivo. Todas as táticas descritas em Motivação são projetadas para evitar a atitude 'não é meu trabalho' e encorajar contribuições, trabalho em equipe e, o mais importante, produtividade.
4. Execute e meça .
Assim como qualquer meta estabelecida, é importante que, uma vez definida, essa meta também seja medida com precisão. A equipe de liderança deve estabelecer um prazo para completar a meta comum, referências para o sucesso e delegar tarefas e objetivos específicos a outros membros da equipe de gerenciamento e até as tropas da linha de frente. Empoderamento e responsabilidade são fundamentais.
Não é incomum que uma grande quantidade de inércia seja necessária para manter o ímpeto. Não vamos esquecer que as equipes prosperam com a rotina e o reforço constante. O trabalho em equipe e a cooperação constante devem estar presentes para que as 3 etapas acima funcionem corretamente.
5. Colabore e crie.
A famosa citação de Francis Bacon 'conhecimento é poder' tem um papel fundamental nas organizações modernas. Existem alguns fatores-chave na criação de uma equipe próspera e produtiva; conhecimento, colaboração, criatividade e confiança. Sem esses quatro fatores básicos, qualquer equipe está destinada ao fracasso.
Para encorajar suas equipes a exibir todos os 4 desses traços, é recomendado que o gerenciamento permita e incentive a interação entre departamentos. A troca de conhecimento e a colaboração que inevitavelmente ocorrerá entre as equipes não tem preço. Para maximizar a colaboração, o conhecimento, a criatividade e a confiança, sugere-se que a administração trabalhe para reduzir reuniões longas e frequentes desnecessárias, construa salas de reuniões pequenas e acessíveis, implemente um sistema de treinamento interdepartamental e incentive o feedback construtivo de departamentos externos.
Romper os silos não é uma tarefa fácil para qualquer organização, seja militar, empresarial ou outra; no entanto, evitar esses problemas será mais prejudicial para os funcionários e, em última análise, para a capacidade geral de união por meio de qualquer esforço de transformação. As cinco etapas são projetadas para ajudar a facilitar uma visão unificada e estabelecer etapas realistas para fornecer aos membros da equipe um propósito claro e meios para atingir o objetivo comum final. Não há nada mais poderoso em qualquer organização do que ter todos os funcionários remando ferozmente na mesma direção.
E, novamente, essas visões não precisam ser excessivamente complexas ou ser um salto selvagem para a grandeza. Eles têm que ser algo com o qual a equipe possa se conectar, onde todos saibam como não apenas falar para vencer, mas como se comportar lá. Uma visão claramente comunicada, um pouco de reestruturação e mudança de mentalidade, juntamente com consistência e disciplina, é como as melhores organizações irão prosperar no século XXI.
