Todos nós desejamos ser mais produtivos. Mas, como isso é possível quando as atribuições continuam se acumulando, a última temporada de Laranja é o novo preto acabou de aparecer no Netflix e você tem uma enxurrada de e-mails, mensagens de texto e notificações de mídia social que o distraem?
Ao longo do mês passado eu tive MUITO coisas acontecendo. Tenho deixado cair a bola para a direita e para a esquerda. Isso é inaceitável se você for proprietário de uma empresa. Tenho pessoas que confiam em mim e não devo permitir que isso aconteça. Isso me fez avaliar coisas que estão prejudicando minha produtividade.
A primeira etapa que tive de fazer foi identificar os desperdiçadores de tempo e eliminá-los pela raiz para que eu pudesse continuar produtivo. Aqui estão oito perdas de tempo que percebi matando minha produtividade e a maioria das pessoas com quem trabalho.
1. Verificando constantemente seus e-mails.
Não deveria ser uma surpresa que o e-mail seja uma das maiores perdas de tempo. Afinal, mais de 200 bilhões de emails são enviados todos os dias e foi descoberto que o funcionário médio verifica seu email 36 vezes por hora. E somos todos culpados disso. Não sei dizer quantas vezes escrevi um artigo apenas para me distrair com uma notificação por e-mail, seja no meu laptop ou smartphone.
Entendo perfeitamente que você não pode deixar um cliente ou seu chefe na mão por não responder um e-mail, mas muitas vezes recebemos newsletters ou cupons que acabamos clicando, o que nos leva a navegar em um site. Para permanecer produtivo, você deve limitar o tempo que gasta verificando seus e-mails.
Algumas organizações realmente instalaram filtros em programas de e-mail. Isso arquiva todas as mensagens recebidas para que possam ser lidas mais tarde. Embora banir o e-mail seja uma maneira de resolver esse problema, limitar as verificações de e-mail a determinados horários pode ser igualmente eficaz. Por exemplo, você pode reservar vinte minutos, três vezes ao dia, para verificar e responder aos seus e-mails.
Se você estiver preocupado com o fato de que essas notificações despertem sua curiosidade, pode desligar as notificações no laptop e no smartphone.
2. Não automatizar suas contas de mídia social.
Embora a mídia social seja uma das melhores ferramentas para espalhar o conhecimento da marca, fazer networking, ficar atualizado sobre as últimas notícias do setor e conversar com amigos ou família, é outra grande perda de tempo. Na verdade, gastamos em média 118 minutos por dia nas redes sociais. A menos que você seja um gerente de mídia social, não há necessidade de eu passar tanto tempo nas redes sociais.
Assim como acontece com seus e-mails, programe determinados horários ao longo do dia para verificar e atualizar seus canais sociais, como durante o trajeto de ida e volta para o trabalho. Você também pode usar bloqueadores como Cold Turkey e manter as notificações desligadas. Eu também sugiro que você use ferramentas de gerenciamento de mídia social como Hootsuite para que possa agendar todas as suas atualizações de mídia social com antecedência em um painel.
3. Listas de tarefas pesadas.
Quer você anote suas listas de tarefas em um caderno ou use uma ferramenta como o Evernote, as listas de tarefas podem ser uma verdadeira salvação, pois reduzem o estresse de tentar lembrar coisas como uma reunião ou o que você precisa pegar no supermercado. Listas de tarefas também podem ajudar a mantê-lo no caminho certo, destacando as tarefas mais importantes que você precisa realizar.
Para que as listas de tarefas sejam eficazes e evite que você fique sobrecarregado, é necessário mantê-las curtas, geralmente em torno de três dos itens mais importantes por dia. Você também deve anotar suas listas na noite anterior, para acordar de manhã e começar a fazer a lista.
4. Multitarefa.
A multitarefa não funciona. 'Quando se trata de atenção e produtividade, nossos cérebros têm uma quantidade finita', diz Guy Winch, PhD, autor de Primeiros socorros emocionais: estratégias práticas para tratar falhas, rejeição, culpa e outras lesões psicológicas do dia a dia .
'É como um gráfico de pizza, e seja lá o que estivermos trabalhando vai ocupar a maior parte dessa torta. Não sobra muito para outras coisas, com exceção de comportamentos automáticos como caminhar ou mascar chiclete.
A multitarefa desperdiça produtividade porque quando você alterna entre as tarefas, sua 'atenção é despendida no ato de mudar de marcha'.
Faça uma coisa de cada vez. Depois de concluir uma tarefa, você pode passar para a próxima.
5. Ser perfeccionista.
Quando você tem padrões excessivamente altos, você dedica mais tempo do que deveria em uma tarefa. Mesmo depois de concluído, você ainda faz revisões para torná-lo 'perfeito'. Em outros casos, ser um perfeccionista pode confundi-lo, pois as coisas não saíram do seu jeito. Isso significa que você pode desistir de um projeto no qual já começou a trabalhar.
Aqui está a coisa. A perfeição é uma meta impossível que não apenas mata sua produtividade, mas também é prejudicial à sua saúde.
Superar essa mentalidade não é tarefa fácil. Mas você pode começar concentrando-se em conseguir seu trabalho. Por exemplo, faça primeiro o esqueleto de um projeto. Você sempre pode voltar e torná-lo 'perfeito' mais tarde.
Você pode realmente perceber que não é tão ruim quanto você pensava. Você também precisa aceitar o fracasso. Isso acontece com todos nós. Em vez de deixar que isso o consuma, aprenda com seus erros para não repeti-los.
6. Reuniões desnecessárias.
Você sabia que há 25 milhões de reuniões diárias somente nos EUA? O problema é que os executivos admitiram que essas reuniões são um fracasso, o que significa que as organizações estão perdendo tempo e dinheiro com reuniões desnecessárias.
Se você deseja que as reuniões sejam produtivas, mantenha-as abaixo de 30 minutos, defina expectativas claras, envie materiais com antecedência, comece e termine no prazo e mantenha o foco. Eu também recomendo que você pergunte se uma reunião é ou não realmente necessária. Na maioria dos casos, um rápido e-mail ou telefonema será suficiente.
7. Dizendo 'Sim'.
É compreensível que você não queira decepcionar os outros, mas não é viável para você deixar todos felizes. Você está prestando um péssimo serviço a si mesmo ao dizer 'sim' a todos, já que acaba se espalhando demais.
Seja honesto com os outros e informe que você simplesmente não tem tempo para conduzir uma reunião, escrever uma postagem no blog ou qualquer outra coisa que eles estejam solicitando. Você pode então se oferecer para voltar à solicitação quando tiver disponibilidade.
8. Adiando tarefas mais difíceis.
Todos nós temos aquelas tarefas que simplesmente não queremos fazer ou achamos muito desafiadoras. No final das contas, nós adiamos essas tarefas para outro momento e, em vez disso, trabalhamos nessas tarefas mais fáceis. Isso não muda o fato de que essa tarefa desaparece. Em vez de deixar essa ressaca pairar sobre sua cabeça, você precisa apenas morder a bala e fazer isso.
Evitar esse tipo de procrastinação garante que você permaneça produtivo dia após dia.
