Se você possui ou dirige uma empresa que tem funcionários e tem feito sua folha de pagamento por conta própria, talvez seja hora de pensar em encontrar uma empresa de processamento de folha de pagamento. A boa notícia é que localizar o melhor serviço de folha de pagamento para sua pequena empresa não deve ser complicado porque o que essas empresas fazem é bastante simples:
- Eles processam sua folha de pagamento - ou seja, eles dividem os salários e, em seguida, transferem dinheiro para contas de funcionários ou imprimem cheques físicos para você, e
- Eles preparam declarações de impostos obrigatórias e periódicas, bem como pagamentos de impostos. Eles também geram todos os registros de impostos de fim de ano necessários, incluindo W2s e 1099s.
Dizer que a folha de pagamento deve ser fácil é verdade E se sua situação é simples e direta. Mesmo assim, mesmo que você administre uma microempresa e seja o único funcionário, existem alguns fatores complicadores que você precisa ter em mente ao escolher um serviço de folha de pagamento ou software.
Por exemplo, alguns anos atrás, dirigi uma empresa regional de processamento de folha de pagamento fora de Nova York e fiquei surpreso com o quão complicado o processo de configuração poderia ser para muitos de nossos clientes, a maioria dos quais eram pequenas empresas com apenas alguns funcionários. Alguns funcionários eram pagos por hora, enquanto outros eram assalariados. No entanto, embora a maioria de nossos clientes fosse 'pequena', ainda tínhamos que ser extremamente cautelosos (assim como você) porque erros podem custar caro. Na verdade, não importa qual seja a situação, quaisquer erros no pagamento de funcionários, provedores de benefícios, autoridades fiscais, tribunais, etc. podem ter um impacto muito negativo em seus negócios.
Portanto, o resultado final é que, independentemente do tamanho do seu negócio, escolher o serviço certo de folha de pagamento é fundamental porque precisa ser feito da maneira certa na primeira vez e sempre.
O que procuramos
Antes de começar, procuramos alguns recursos que nos ajudaram a determinar o que os melhores serviços de folha de pagamento fazem por seus clientes. Obviamente, estávamos procurando um serviço que, no mínimo, lidasse com o básico da folha de pagamento: coisas como pagar os funcionários com depósitos diretos ou cheques impressos, preparar e preencher relatórios fiscais trimestrais e de fim de ano e fazer os pagamentos correspondentes.
Preços
Como acontece com qualquer serviço comercial, o preço sempre será uma consideração primordial. Mas como você sabe o que procurar em relação aos preços? Para começar, sugerimos que você procure um serviço que ofereça um preço base definido e, em seguida, acrescente uma taxa extra pré-determinada com base no número de funcionários que serão pagos por meio do serviço de folha de pagamento. Essa 'taxa básica' normalmente inclui o processamento de sua folha de pagamento, a preparação de seus registros fiscais e o pagamento de impostos sobre a folha de pagamento. Recursos adicionais terão um custo extra.
Cuidado: Se a empresa de folha de pagamento não for transparente sobre seus preços, você pode continuar sua pesquisa. Saber exatamente quanto você vai pagar não é pedir muito. Algumas das empresas deixam suas taxas claras em seus sites, mas entendam isso também - descobrimos que a maioria das grandes empresas de folha de pagamento, como Paychex e ADP, não eram muito abertas sobre os preços em seus sites e exigiam que você falasse com um vendedor representante para obter uma cotação de preço. O objetivo da visita de vendas, portanto, não deve ser uma surpresa: eles querem fazer um upsell para você. Dito isso, nós fizemos não considere essas ligações de vendas um grande impedimento.
Garantia de declaração de impostos
Os principais motivos para contratar uma empresa de processamento de folha de pagamento são para ajudá-lo a lidar com a folha de pagamento (duh!), Mas também para ajudá-lo com o governo, impostos e declarações de impostos. Como tal, uma coisa adicional a procurar é a garantia de que você não será responsável por quaisquer erros que o processador cometa; coisas como perder um prazo para declaração de impostos ou não fazer os pagamentos de impostos (caso seja culpa do provedor de serviços). Em última análise, você é responsável por isso como proprietário de uma pequena empresa, mas deve ter algum recurso se outra pessoa cometer o erro
Fácil de usar
Essa é a chave. Com quase todas as empresas de processamento da folha de pagamento, você mesmo precisa fazer o trabalho de entrada de dados, e a empresa da folha de pagamento cuida de todas as operações de back-end. Como tal, deve estar atento a um sistema que ofereça um sistema de introdução de dados fácil e intuitivo. Se o sistema for difícil de usar, demorará mais para fazer a folha de pagamento.
Outros recursos a serem procurados
Invariavelmente, haverá coisas que são específicas de setores individuais ou você pode ter algum recurso específico que precise acomodar (como o pagamento de gorjetas ou o custo de trabalho específico). Lembre-se de manter essas coisas em mente ao fazer sua análise , e, se você tiver uma chamada com um de seus representantes, lembre-se de mencionar essas coisas durante a chamada. Você precisa saber que qualquer empresa que você escolher é flexível o suficiente para acomodar suas necessidades individuais. Porém, tenha em mente que quanto mais flexível for o sistema, geralmente mais caro.
Nota do Editor: Procurando Serviços de Folha de Pagamento para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
Os melhores serviços de processamento de folha de pagamento
ADP
ADP é a maior e provavelmente mais conhecida empresa de processamento de folha de pagamento nos Estados Unidos. A ADP oferece serviços para empresas que vão desde pequenas empresas com um ou dois funcionários até empresas multinacionais com mais de 1.000 funcionários ou mais.
Com o serviço para pequenas empresas da ADP, você receberá o software e os serviços de folha de pagamento e impostos que esperaria, mas também algumas vantagens interessantes, como rastreamento de tempo e presença, planejamento de benefícios e serviços de seguro. Eles também oferecem (por uma taxa adicional) várias opções para pagar seus funcionários, incluindo depósito direto, cartões VISA pré-pagos, entrega sem papel e até cheques impressos já enfiados em envelopes. O pacote básico para pequenas empresas também inclui a declaração de impostos de fim de ano, bem como a preparação de W2s e 1099s.
Conforme indicado, você realmente precisará falar com um representante para obter uma cotação da ADP, mas do ponto de vista do produto, eles fornecem um serviço de classe mundial.
Paychex
A outra empresa realmente grande de processamento de folha de pagamento é Paychex . A Paychex oferece serviços de folha de pagamento para empregadores de médio a grande porte, bem como para pequenas empresas (com menos de 50 funcionários) com um produto chamado 'Paychex Flex'. Este é um sistema baseado em nuvem que você pode acessar de qualquer dispositivo e permite processar a folha de pagamento com apenas alguns cliques.
Com a Paychex, assim como com o Like ADP, para obter uma cotação de preço, você precisa realmente falar com uma pessoa. E, também como ADP, Paychex oferece uma ampla gama de serviços adicionais, como RH, PEO (Professional Employer Organization), sistemas de contabilidade e até mesmo empréstimos para pequenas empresas.
Se você deseja obter serviços de folha de pagamento de alto nível, as duas acima são as empresas públicas mais bem estabelecidas e superiores que existem. Se você quer garantias, além de uma empresa que trabalhará para melhorar seu produto, não precisa ir além dessas duas. Mas observe que você pagará um prêmio por sua marca e produtos. Se um preço baixo é importante, continue lendo.
SurePayroll
SurePayroll é propriedade da Paychex e atende aos pequenos empregadores. SurePayroll fornece uma plataforma baseada em nuvem, depósito direto, recibos de pagamento online, bem como serviços de declaração de impostos. Notavelmente, não há taxas de instalação e você pode encontrar uma cotação de preço real no site.
Aqui está um exemplo: Preenchi o formulário de orçamento no site SurePayroll, indicando que dirigia uma empresa com cinco funcionários, pagava-os duas vezes por mês e não tinha necessidades especiais (como pagamento de gorjetas). A cotação que recebi foi de US $ 49,99 por mês e US $ 5 por funcionário por mês. Isso também incluía processamento ilimitado, então se eu pagasse minha equipe semanalmente, seria o mesmo preço. Para minha pequena empresa de cinco funcionários, a cotação de honorários que recebi foi de US $ 74,99 por mês para processar minha folha de pagamento. Doce.
Folha de pagamento quadrada
O Square também oferece uma solução baseada em nuvem. Uma coisa boa sobre o Square é que ele oferece a capacidade dos funcionários se configurarem no sistema de folha de pagamento, o que é muito bom do ponto de vista da facilidade de uso. O Square oferece todos os serviços de uma empresa de processamento de folha de pagamento que você esperaria e é muito claro sobre os preços de seus serviços.
Usando o mesmo exemplo de cinco funcionários acima, o custo total da assinatura chegou a $ 50, um terço mais barato do que a Folha de Pagamento Certa. Especificamente, a taxa era para uma assinatura mensal de $ 25 mais $ 5 por funcionário.
Uma palavra de cautela é que o Square atualmente cobre apenas 19 estados, então se você não estiver localizado em um deles, ou se tiver funcionários virtuais em um dos estados para os quais eles não oferecem serviços, você precisará encontrar outro provedor.
Folha de Pagamentos Sage
Sage é relatado como tendo a maior taxa de retenção de clientes do setor, e isso não é pouca coisa.
A Sage tem produtos personalizados para empresas de todos os tamanhos diferentes. Para empresas com menos de 10 funcionários, seu produto é chamado de 'Sage Payroll Essentials'. Sage Payroll Essentials inclui depósito direto, declarações e pagamentos de impostos, atendimento ao cliente online (via chat), acesso online a recibos de pagamento, W2s e 1099s. Um recurso especialmente interessante é que ele tem uma interface direta com QuickBooks e isso realmente simplifica a manutenção de registros. O custo do Essentials é de US $ 49,95 por mês.
Se você precisa de algo mais robusto, o serviço completo de folha de pagamento da Sage rivaliza com as empresas de folha de pagamento mais conhecidas. Inclui rastreamento de tempo e presença, conformidade de RH, planos 401k, verificação de números do Seguro Social e recursos expandidos de exportação de razão geral. Para definir o preço do serviço completo, você precisará solicitar um orçamento.
Existem literalmente dezenas de outras empresas de processamento de folha de pagamento. Decidimos focar nossa atenção nessas empresas maiores e conhecidas, principalmente para ilustrar algumas das principais diferenças das quais você deve estar ciente. Sugerimos que, além de verificar essas empresas, você vá ao Google e faça uma pesquisa por ' processamento de folha de pagamento perto de mim 'Isso fornecerá a você uma lista de provedores de serviços em sua área.
The Bottom Line
Os serviços de folha de pagamento que apresentamos acima são todos serviços muito bons e provavelmente você ficaria feliz com qualquer um deles. Sim, você precisará trabalhar um pouco e ter algumas conversas, mas contratar um terceiro para cuidar de sua folha de pagamento e impostos o deixará livre para fazer coisas mais importantes em seu negócio.
Nota do Editor: Procurando Serviços de Folha de Pagamento para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
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