O brainstorming junto com uma equipe, trabalhando remotamente, provou ser muito difícil.
Há algo sobre estar juntos fisicamente que libera significativamente mais criatividade - o que, para mim, é o objetivo central de uma sessão de estratégia ou brainstorm. E embora minha empresa e eu tenhamos tentado várias ferramentas, como lousas virtuais, não posso deixar de estar ciente do quanto sinto falta de ter esse tipo de conversa pessoalmente.
Agora, minha equipe e eu estamos planejando para o próximo ano. Antes da pandemia, o que teríamos feito seria reunir os executivos para uma sessão de um dia, no local ou externamente, para focar exclusivamente no ano que viria. Mas como a maioria de nós ainda trabalha remotamente, tivemos que encontrar maneiras de ter esse tipo de discussão aprofundada à distância.
Sei que muitas outras empresas e líderes também têm enfrentado isso, então aqui estão as duas estratégias que consideramos mais eficazes e que podem ser úteis para suas próprias sessões de planejamento para 2021.
1. Em vez de uma reunião completa, divida em reuniões semanais de duas horas.
Todo o benefício do brainstorming em pessoa é poder entrar e desenvolver as ideias uns dos outros.
Remotamente, e com o tempo ligeiramente atrasado entre o som das pessoas e as câmeras, isso se torna quase impossível. As pessoas acabam interrompendo umas às outras sem querer. As pessoas podem ter mais dificuldade em se manifestar, ou outra pessoa pensa que já terminou e os interrompe sem querer. A comunicação remota pode ser ótima para conversas lineares, mas é improdutiva para grandes grupos quando todos estão jogando ideias na parede ao mesmo tempo.
Então, em vez disso, nós, como equipe executiva, estamos quebrando essa grande conversa de planejamento em pedaços.
A cada semana, realizamos uma reunião de duas horas. Todos estão envolvidos, mas duas horas é tempo suficiente para passar por um punhado de pontos de discussão e ideias. Então, todos terão o resto da semana para refletir sobre o que conversamos, fazer o dever de casa, conversar com suas equipes e, em seguida, voltar à mesa prontos para desenvolver essas ideias na semana seguinte - e assim por diante.
Por exemplo, uma tarefa de casa foi para os chefes de departamento voltarem, examinarem suas iniciativas potenciais, classificá-las em ordem de esforço versus impacto e, então, apresentarem de volta ao grupo. Isso nos permitiu enquadrar a conversa da semana seguinte e ter uma discussão mais focada em torno de um aspecto específico do negócio - em vez de tentar resolver tudo, juntos, em vídeo.
Eu recomendo dar uma chance. Pode ser muito cansativo para as pessoas sentar-se em uma chamada de videoconferência por oito horas seguidas. Não é o mesmo que fazer uma experiência de dia inteiro fora do local, onde vocês podem fazer pausas para o almoço juntos, conversar mais casualmente e apenas deixar a energia do dia assumir o controle.
Em vez disso, você precisa ser mais deliberado e intencional com o tempo e as conversas que deseja cultivar entre os membros da equipe, ao trabalhar em conjunto remotamente.
2. Use materiais para criar contexto adicional antes de uma grande reunião.
Grandes reuniões virtuais são muito difíceis de gerenciar.
O que acaba acontecendo é que todo mundo fica mudo, e você tem que usar uma espécie de processo de levantar a mão para dar a palavra às pessoas. Funciona, mas é definitivamente mais difícil e menos contínuo do que realizar uma grande reunião no escritório.
Para algumas reuniões virtuais, o número de pessoas que comparecem é inevitável. Muitas pessoas precisam estar lá, então você tem que encontrar uma maneira de fazer isso funcionar. Uma das coisas que fizemos recentemente foi realizar uma grande sessão de retrospectiva - algo que pretendemos fazer depois de todos os nossos grandes projetos para refletir sobre as áreas de melhoria. Anteriormente, se fizéssemos uma retrospectiva, íamos ao redor da sala e todos conversavam. Seria mais um diálogo aberto.
Em vez disso, como precisávamos realizar esta sessão virtualmente, a pessoa que conduzia a sessão solicitou feedback por meio de uma pesquisa com antecedência. Cada pessoa teve que enviar três coisas que deram certo, três coisas que não deram certo e assim por diante.
O benefício que encontramos ao criar esta pesquisa com antecedência foi, por exemplo, as pessoas que não eram tão verbais acabaram compartilhando um feedback muito bom. Então, de certa forma, acabou trazendo novas vozes para fora do grupo que, de outra forma, poderiam não ter compartilhado muito. E, em segundo lugar, deu um contexto importante para a discussão para que não gastássemos muito tempo reunindo todas as informações em vídeo. Em vez disso, tínhamos um ponto de partida e podíamos conversar sobre as conclusões de todos - tornando a conversa mais específica e, de várias maneiras, mais útil.
Não estou convencido do futuro de trabalhar completamente remotamente, mas experiências como essas me dão confiança de que há maneiras de fazer funcionar quando você precisar. E, quando voltarmos ao escritório, tenho certeza de que algumas das soluções que encontramos enquanto trabalhamos remotamente se tornarão parte integrante da maneira como continuamos a nos comunicar como equipe e empresa.
