Você está frustrado porque não fez o suficiente.
Você não está sozinho. A falta de tempo (e a falta de gerenciamento do tempo) é uma epidemia e um vírus que está corroendo sua produtividade.
Claro, existem milhares de maneiras de gerenciar o tempo. Smartphones, planejadores, quadros brancos - há uma abundância de ferramentas. Mas, a menos que você considere e refine a única variável que é a mesma em todos os cenários de gerenciamento de tempo, nenhuma quantidade de ferramentas, táticas ou dispositivos irão ajudá-lo.
Essa variável é sua mente. Como você pensa sobre o tempo e como o organiza em sua mente é a chave.
Você já sabe que pular de um lado para o outro, de um projeto para outro, apagando incêndios pode ser estimulante, mas não é sustentável ou produtivo no longo prazo. Aqui estão algumas maneiras de pensar sobre o tempo e fazer mais.
1. Dedique dois minutos para imaginar seu dia produtivo.
Antes de sair da cama ou enquanto estiver iniciando sua rotina matinal, marque uma consulta mentalmente. Passe dois minutos imaginando seu dia pacífico e produtivo. Imagine-se respondendo a emergências com facilidade e graça, trabalhando diligentemente e de forma focada em seus projetos, lidando com todos os seus e-mails e mensagens recebidas. Imagine-se com uma mesa limpa, compromissos que geram resultados e uma disposição alegre.
2. Crie um tema e uma promessa pessoal.
Talvez você esteja trabalhando em muitos projetos e todos eles precisem de sua atenção. Você pode criar um tema para o seu dia que o lembrará de como abordará essas tarefas, não como fazê-las. Pegue uma nota adesiva (eu gosto das rosas brilhantes) e escreva isto:
'Hoje meu tema é __________', e preencha o espaço em branco com como você abordará hoje. Talvez o seu tema seja 'positividade' ou 'paz' ou 'graça' ou 'rápido' ou 'focado'. Cole-o em algum lugar onde possa consultá-lo ao longo do dia para lembrá-lo de sua promessa pessoal de como você será hoje.
Você também pode fazer um tema por uma semana, um mês, um ano e até por uma hora! Os temas são mais vagos do que os objetivos, mas permitem que você se mantenha no controle dos projetos e mantenha a calma e o equilíbrio durante todo o processo.
3. Marque compromissos consigo mesmo.
Para respeitar você e seu tempo, marque compromissos consigo mesmo na sua agenda. E guarde-os. Às vezes, seu compromisso consigo mesmo será de apenas uma hora para realizar algumas tarefas. Tudo bem, contanto que você se respeite tanto quanto respeitaria qualquer outra pessoa com um compromisso. Não fique tentado a cancelar por causa da emergência de outra pessoa.
Então, o que você faz quando alguém liga para marcar uma consulta durante o seu horário agendado com você? Diga a eles que você está ocupado e ofereça outro horário. Se você está ansioso com a possibilidade de perder um cliente ou oportunidade, pense desta forma. Quando você marca uma consulta com o dentista, você diz a eles quando estará lá e espera que eles façam malabarismos ou você enquadra sua consulta em sua agenda e disponibilidade?
O dentista diz exatamente a que horas você pode escolher sentar-se na cadeira - não é o contrário. Deve ser da mesma forma para você.
4. Programe sua semana por tipos de tarefas.
Primeiro, determine os tipos de tarefas que você realiza regularmente. Isso pode incluir administrativo, e-mail, redação de proposta, compromissos e assim por diante. Programe períodos regulares de tempo para fazer esses tipos de tarefas. Agende compromissos com o cliente pela manhã e retorne ligações à tarde. Coloque esses blocos de tempo em seu calendário e siga-os para obter o máximo de produtividade.
5. Ou programe sua semana por tipo de horário.
Existem quatro tipos de tempo: Foco, Flexível, Família e Tempo Livre. (Sim, há tempo livre, mas você tem que criá-lo - isso não acontece simplesmente).
Foco e tempo flexível são os mais usados no trabalho. Programe o foco ou tempo ininterrupto por hora. Em seguida, desligue tudo o que for uma distração e comece a trabalhar. O tempo para a família é óbvio. Reserve um tempo para a família manter o equilíbrio e a felicidade em sua vida. Tempo livre significa livre do que você ter para fazer e fazer o que você quer pendência.
Eduque seus colegas de trabalho e qualquer pessoa que possa estar interrompendo você durante o Focus Time sobre seus planos. Você pode querer ter um sinal especial de 'não perturbe' ou suporte para porta, algum sinal visível, de que você está sem interrupções e estará disponível mais tarde.
6. Treine seu cérebro para trabalhar durante o tempo de foco.
Desenvolva um ritual que treine seu cérebro para entrar no tempo de foco. A música funciona bem. Use um fone de ouvido e escolha uma música sem palavras, apenas tons calmantes. Comece a música antes de querer se concentrar. Faça isso todas as vezes e, em breve, você se firmará para se concentrar cada vez que a música tocar.
Faça essas poucas coisas ou apenas comece com uma e sua produtividade irá disparar.
