As políticas de recursos humanos são as regras e diretrizes formais que as empresas implementam para contratar, treinar, avaliar e recompensar os membros de sua força de trabalho. Essas políticas, quando organizadas e disseminadas de uma forma fácil de usar, podem servir para prevenir muitos mal-entendidos entre funcionários e empregadores sobre seus direitos e obrigações no local de trabalho. É tentador, como novo proprietário de uma pequena empresa, concentrar-se nas preocupações da empresa em questão e adiar a tarefa de redigir uma política de recursos humanos. Todos os analistas de negócios e advogados trabalhistas aconselharão o novo proprietário de uma empresa a colocar uma política no papel, mesmo que seja simples, elaborada a partir de um modelo clichê. Ter políticas escritas é importante para que fique claro para todos quais são as políticas e que elas sejam aplicadas de forma consistente e justa em toda a organização. Além disso, quando questões relativas aos direitos dos funcionários e às políticas da empresa chegam aos tribunais federais e estaduais, é prática padrão presumir que as políticas de recursos humanos da empresa, sejam escritas ou verbais, fazem parte de um contrato de trabalho entre o funcionário e a empresa. Sem políticas claramente escritas, a empresa fica em desvantagem.
As pequenas empresas - e especialmente as novas empresas - não podem se dar ao luxo de desperdiçar tempo e recursos valiosos em disputas políticas prolongadas ou processos judiciais potencialmente caros. Ter uma política de recursos humanos em vigor desde o início pode ajudar a evitar essa situação. O proprietário da empresa que dedica tempo para estabelecer políticas sólidas e abrangentes de recursos humanos estará muito mais bem equipado para ter sucesso no longo prazo do que o proprietário da empresa que lida com cada decisão política à medida que ela surge. O último estilo ad hoc tem muito mais probabilidade de produzir decisões inconsistentes, desinformadas e juridicamente questionáveis que podem paralisar uma empresa de outra forma próspera. Para muitos consultores de pequenas empresas afirmam, as políticas de recursos humanos que são aplicadas de forma inconsistente ou baseadas em dados defeituosos ou incompletos resultarão quase inevitavelmente em declínios no moral do trabalhador, deterioração na lealdade do funcionário e maior vulnerabilidade a penalidades legais. Para ajudar a garantir que as políticas de gestão de pessoal sejam aplicadas de forma justa, os proprietários e consultores recomendam que as pequenas empresas produzam e mantenham um registro escrito de suas políticas de RH e dos casos em que essas políticas entraram em vigor.
ASSUNTOS ABRANGIDOS PELAS POLÍTICAS DE RH DA EMPRESA
Os proprietários de pequenas empresas devem certificar-se de que abordam as seguintes questões básicas de recursos humanos ao elaborarem suas políticas de pessoal:
- Políticas de oportunidades iguais de emprego
- Classificações de funcionários
- Dias úteis, dias de pagamento e adiantamentos de pagamento
- Compensação de horas extras
- Períodos de refeições e intervalos
- Deduções da folha de pagamento
- Políticas de férias
- Feriados
- Dias de doença e licença pessoal (por luto, dever de júri, votação, etc.)
- Avaliações de desempenho e aumentos salariais
- Melhoria de desempenho
- Políticas de rescisão
Os modelos que podem ser usados para criar um primeiro documento de política de recursos humanos estão disponíveis em várias fontes. Duas dessas fontes que são respeitáveis e oferecem informações sobre uma ampla gama de questões de emprego são a National Human Resource Association e a Society for Human Resource Managers. Cada um mantém um site com informações sobre os serviços que fornece e indicações para outros provedores de serviços de boa reputação. Esses sites são, respectivamente, http://www.humanresources.org e http://www.shrm.org/.
Um amplo espectro de questões pode ser abordado nas políticas de recursos humanos, dependendo da natureza do negócio em questão. Exemplos de tais questões incluem políticas de promoção; benefícios médicos / odontológicos oferecidos aos funcionários; utilização de equipamentos / recursos da empresa (acesso à Internet, uso pessoal de aparelhos de fax e telefones, etc.); continuidade das políticas; assédio sexual; abuso de substâncias e / ou teste de drogas; fumar; políticas de horário flexível e teletrabalho; planos de pensão, participação nos lucros e aposentadoria; reembolso de despesas de funcionários (para despesas de viagem e outras despesas associadas à condução dos negócios da empresa); cuidados com crianças ou idosos; assistência educacional; procedimentos de reclamação; privacidade do funcionário; códigos de vestimenta; estacionamento; correio e envio; e patrocínio de atividades recreativas.
VANTAGENS DAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS FORMAIS
Os proprietários de pequenas empresas que prepararam e atualizaram boas políticas de gestão de pessoal citaram várias maneiras importantes pelas quais contribuem para o sucesso das empresas. Muitos observadores apontaram que mesmo as melhores políticas vacilarão se os proprietários ou gerentes de negócios encarregados de administrar essas políticas forem descuidados ou incompetentes ao fazê-lo. Mas para aquelas empresas que são capazes de administrar suas políticas de RH de uma maneira inteligente e consistente, os benefícios podem ser acumulados em várias áreas:
Comunicação com funcionários . Um manual de política de recursos humanos bem escrito e cuidadosamente apresentado pode estabelecer o tom que um novo empresário deseja manter em seu negócio. Essa política também serve para disseminar informações sobre o que os funcionários podem esperar da empresa, bem como o que o empregador espera dos funcionários em relação ao desempenho e ao comportamento no trabalho.
Comunicação com gerentes e supervisores . Políticas formais podem ser úteis para gerentes e outros supervisores que enfrentam decisões de contratação, promoção e recompensa com relação às pessoas que trabalham sob eles.
Economia de tempo . Políticas de gerenciamento de recursos humanos prudentes e abrangentes podem economizar às empresas uma quantidade significativa de tempo de gerenciamento, que pode então ser gasto em outras atividades de negócios, como desenvolvimento de novos produtos, análise competitiva, campanhas de marketing, etc.
Limitando litígios . Os membros das comunidades jurídicas e empresariais concordam que as organizações podem fazer muito para eliminar as ameaças legais de funcionários atuais ou ex-funcionários descontentes simplesmente criando - e aplicando - um conjunto justo e abrangente de políticas de pessoal.
FAZENDO ALTERAÇÕES NAS POLÍTICAS DE RH EXISTENTES
Normalmente, as empresas precisam fazer revisões nas políticas de RH estabelecidas regularmente, conforme a empresa cresce e os ambientes regulatórios e de negócios em que opera evoluem. Quando confrontados com o desafio de atualizar as políticas de RH, no entanto, é importante que as pequenas empresas procedam com cautela. Por exemplo, se um funcionário perguntar ao proprietário de uma pequena empresa se ele pode trabalhar à distância de sua casa um dia por semana, o proprietário poderá considerar a solicitação razoável e relativamente inócua. Mas mesmo pequenas variações na política de pessoal podem ter repercussões que vão muito além dos parâmetros inicialmente visíveis da solicitação. Se o funcionário tiver permissão para trabalhar em casa um dia por semana, os outros funcionários pedirão o mesmo benefício? O funcionário espera que a empresa pague a conta de qualquer aspecto do trabalho à distância - compra de computador, modem, etc.? Os clientes ou fornecedores contam com o funcionário (ou funcionários) para estar no escritório cinco dias por semana? Os outros funcionários precisam que esse funcionário esteja no escritório para responder a perguntas? A natureza da carga de trabalho do funcionário permite que ele leve um trabalho significativo para casa? Você pode implementar a variação do teletrabalho em caráter experimental?
Os proprietários de pequenas empresas precisam reconhecer que as mudanças na política de RH têm o potencial de impactar, de uma forma ou de outra, todas as pessoas da empresa, Incluindo o dono. As mudanças propostas devem ser examinadas cuidadosamente e em consulta com outras pessoas na organização que podem reconhecer armadilhas potenciais que outros gerentes, ou o próprio proprietário da empresa, podem não ter detectado. Uma vez feita uma mudança na política, ela deve ser disseminada ampla e eficazmente para que todos dentro da empresa trabalhem com a mesma política de recursos humanos o tempo todo.
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