Um sistema de informação de gestão (MIS) é uma base de dados informatizada de informação financeira organizada e programada de forma a produzir relatórios regulares sobre as operações de todos os níveis de gestão de uma empresa. Normalmente também é possível obter facilmente relatórios especiais do sistema. O principal objetivo do MIS é dar feedback aos gerentes sobre seu próprio desempenho; a alta administração pode monitorar a empresa como um todo. As informações exibidas pelo MIS normalmente mostram dados 'reais' em comparação com os resultados 'planejados' e resultados de um ano antes; assim, ele mede o progresso em relação às metas. O MIS recebe dados das unidades e funções da empresa. Alguns dos dados são coletados automaticamente de balcões de check-out vinculados a computadores; outros são digitados em intervalos periódicos. Os relatórios de rotina são pré-programados e executados em intervalos ou sob demanda, enquanto outros são obtidos usando linguagens de consulta integradas; funções de exibição incorporadas ao sistema são usadas por gerentes para verificar o status em computadores de mesa conectados ao MIS por redes. Muitos sistemas sofisticados também monitoram e exibem o desempenho das ações da empresa.
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ORIGENS E EVOLUÇÃO
O MIS representa a automação eletrônica de vários tipos diferentes de técnicas de contagem, contagem, manutenção de registros e contabilidade, das quais a mais antiga, é claro, era o livro-razão no qual o empresário mantinha o controle de seus negócios. A automação surgiu na década de 1880 na forma de tabulação de cartas que podiam ser classificadas e contadas. Esses eram os cartões perfurados ainda lembrados por muitos: eles capturavam elementos de informação digitados em máquinas de cartões perfurados; os cartões eram então processados por outras máquinas, algumas das quais podiam imprimir resultados de contagens. Cada cartão equivalia ao que hoje seria chamado de registro de banco de dados, com diferentes áreas do cartão tratadas como campos. A mundialmente famosa IBM teve seu início em 1911; era então chamada de Computing-Tabulating-Recording Company. Antes da IBM, havia o C-T-R. Cartões perfurados eram usados para manter registros de tempo e para registrar pesos em balanças. O Censo dos EUA também usou esses cartões para registrar e manipular seus dados. Quando os primeiros computadores surgiram após a Segunda Guerra Mundial, os sistemas de cartões perfurados eram usados tanto como front end (alimentando-os com dados e programas) quanto como saída (computadores cortam cartões e outras máquinas impressas a partir deles). Os sistemas de cartões não desapareceram totalmente até a década de 1970. Eles foram substituídos por meios de armazenamento magnético (fita e discos). Os computadores que usam essa mídia de armazenamento aceleraram a contagem; o computador introduziu funções de cálculo. O MIS se desenvolveu à medida que as funções contábeis mais importantes se tornaram computadorizadas.
Ondas de inovação espalharam as virtudes fundamentais de sistemas de informação coerentes por todas as funções corporativas e para todos os tamanhos de empresas nas décadas de 1970, 80 e 90. Dentro das empresas, as principais áreas funcionais desenvolveram seus próprios recursos de MIS; frequentemente, eles ainda não estavam conectados: sistemas de engenharia, manufatura e estoque desenvolvidos lado a lado, às vezes rodando em hardware especializado. Os computadores pessoais ('micros', PCs) surgiram nos anos 70 e se espalharam amplamente nos anos 80. Alguns deles foram usados como 'sementes' independentes de sistemas MIS atendendo a sistemas de vendas, marketing e pessoal, com dados resumidos deles transferidos para o 'mainframe'. Na década de 1980, os PCs em rede surgiram e se transformaram em sistemas poderosos por conta própria na década de 1990 em muitas empresas, substituindo computadores de médio e pequeno porte. Equipadas com poderosos mecanismos de banco de dados, essas redes, por sua vez, foram organizadas para fins de MIS. Simultaneamente, nos anos 90, a World Wide Web amadureceu, se transformou na Internet com uma interface visual, conectando todos os tipos de sistemas uns aos outros.
Na metade da primeira década do século 21, a ideia estritamente concebida do MIS tornou-se um tanto confusa. Os sistemas de informação gerencial, é claro, ainda estão fazendo seu trabalho, mas sua função agora é uma entre muitas outras que fornecem informações para as pessoas nos negócios para ajudá-las a gerenciar. Os sistemas estão disponíveis para projeto e fabricação assistidos por computador (CAD-CAM); os computadores supervisionam os processos industriais de energia, produtos químicos, petroquímicos, dutos, sistemas de transporte, etc. Os sistemas gerenciam e transferem dinheiro em todo o mundo e se comunicam em todo o mundo. Praticamente todas as principais funções administrativas são suportadas por sistema automatizado. Muitas pessoas agora registram seus impostos pela Internet e têm seus reembolsos creditados (ou dedução do dinheiro) de contas bancárias automaticamente. MIS era, portanto, o primeiro principal sistema da Era da Informação. No momento, as iniciais IT estão se tornando de uso universal. 'Tecnologia da Informação' é agora a categoria para designar toda e qualquer estrutura de software-hardware-comunicação que hoje funciona como um sistema nervoso virtual da sociedade em todos os níveis.
MIS E PEQUENAS EMPRESAS
Se o MIS for definido como um arranjo coerente baseado em computador de informações que auxiliam a função de gerenciamento, uma pequena empresa que administra até mesmo um único computador devidamente equipado e conectado está operando um sistema de informações de gerenciamento. O termo costumava ser restrito a grandes sistemas rodando em mainframes, mas esse conceito ultrapassado não é mais significativo. Uma prática médica com um único médico executando software para faturamento de clientes, agendamento de consultas, conectada pela Internet a uma rede de seguradoras, com conexão cruzada a um software de contabilidade capaz de cortar cheques, é de fato um MIS. Na mesma linha de uma organização de representante de pequeno fabricante com três diretores na estrada e um gerente administrativo no escritório doméstico tem um sistema MIS, esse sistema se torna o elo entre todas as partes. Ele pode se conectar aos sistemas de estoque, lidar com a contabilidade e servir como base de comunicação com cada representante, cada um carregando um laptop. Praticamente todas as pequenas empresas envolvidas em consultoria, marketing, vendas, pesquisa, comunicações e outras indústrias de serviços têm grandes redes de computadores nas quais implantam bancos de dados substanciais. A MIS atingiu a maioridade e tornou-se parte integrante das pequenas empresas.
Mas, embora praticamente todas as empresas agora usem computadores, nem todas ainda realizaram o tipo de integração descrito acima. Dar o último passo, no entanto, tornou-se muito mais fácil - desde que haja boas razões para fazê-lo. A motivação para organizar melhor as informações geralmente vem da desordem - pedir novamente o que já foi pedido e ficar em caixas em algum lugar, porque a empresa controla mal seu estoque. A motivação também pode surgir ao ouvir falar de outras pessoas que estão explorando algum recurso, como uma lista de clientes, enquanto a própria lista do proprietário está dividida em dezesseis peças em todo o lugar. Às vezes, também há razões para não automatizar demais as coisas: nos tempos modernos, uma empresa pode paralisar completamente porque 'a rede está fora do ar'.
A atualização do sistema de informações geralmente começa identificando algum tipo de problema e, em seguida, buscando uma solução. Nesse processo, uma pessoa-recurso experiente, trazida de fora, pode fornecer uma grande ajuda. Se o problema for excesso de estoque, por exemplo, resolver esse problema muitas vezes se tornará o ponto de partida para um novo sistema de informações que abordará muitos outros aspectos do negócio. A primeira pergunta que um consultor provavelmente fará será a respeito de como as coisas são gerenciadas agora. Na descrição do processo, começará a descoberta de soluções potenciais. Normalmente, é uma boa ideia recorrer a duas ou três empresas de serviço para as consultas iniciais; estes raramente custam algum dinheiro. Assim que o proprietário se sentir confortável com um desses fornecedores, o processo pode ser aprofundado.
O proprietário da empresa tem a opção de comprar vários pacotes de software para vários problemas e, em seguida, vinculá-los gradualmente a um sistema com a ajuda de um revendedor de valor agregado (VAR) ou um integrador de sistemas. Essa solução é provavelmente a melhor para pequenas empresas com menos de 50 funcionários. Além disso, as empresas maiores também podem querer explorar as opções oferecidas por provedores de serviços de aplicativos ou provedores de serviços de gerenciamento (ASPs e MSPs, respectivamente, chamados coletivamente de xSPs) na instalação de sistemas ERP e no fornecimento de serviços da Web. Os ASPs fornecem aplicativos de negócios de ponta a um usuário a partir de um site central. Os MSPs oferecem serviços de gerenciamento de sistemas no local ou baseados na Web para uma empresa. ERP significa 'planejamento de recursos empresariais', uma classe de sistemas que integram manufatura, compras, gerenciamento de estoque e dados financeiros em um único sistema com ou sem recursos da web. Os ERPs são muito populares entre empresas de grande e médio porte, mas também estavam cada vez mais penetrando no setor de pequenas empresas em meados dos anos 2000.
BIBLIOGRAFIA
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Shim, Jae K. e Joel F. Siegel. The Vest Pocket Guide to Information Technology . John Wiley & Sons, 2005.
Torode, Christina. 'xSPs Rethink Business Models.' Notícias sobre revendedores de computador . 15 de julho de 2002.
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