Todo empresário deseja melhorar a eficiência e a satisfação dos funcionários. As ideias que podem levar a sistemas e processos econômicos são extremamente valiosas e a paz de espírito não tem preço. Essas são todas as coisas que um pequeno empresário pode ganhar com um pequeno investimento de tempo e muito pouco dinheiro. No entanto, muitos evitam uma oportunidade valiosa de aproveitar esses prêmios cobiçados.
Estou falando sobre reuniões externas. Você sabe, aquelas reuniões de um dia em que você e seus funcionários se encontram ao vivo e pessoalmente por um longo período de tempo? Nunca tive um cliente se arrependendo de investir tempo e recursos em reuniões externas, é exatamente o oposto. Em alguns casos, tenho visto operações darem uma volta de 180 graus (no bom sentido) com base nas descobertas de uma reunião externa bem conduzida.
Conferências de voz, e-mails, comunicações do Slack e mensagens de texto têm limites. A comunicação bem-sucedida é amplamente baseada na linguagem corporal (alguns dizem que 55% da comunicação é feita em nossa linguagem corporal). A camaradagem é construída sobre confiança e colaboração, e resultados poderosos são construídos sobre a base de todos os itens acima. Aqui estão alguns dos benefícios das reuniões externas, junto com algumas sugestões para torná-las agradáveis e produtivas.
Você vai explorar os pontos fortes de seus funcionários.
Os membros da sua equipe têm a tarefa de cumprir metas de curto e longo prazo, mas as contribuições baseadas apenas em metas não permitem que os empregadores se beneficiem de todos os dons de seus funcionários. Às vezes, as melhores ideias vêm dos recursos menos esperados. Certifique-se de reservar tempo para feedback e brainstorming em seus locais externos, e encontre maneiras criativas de encorajar todos a participarem.
Reuniões presenciais mais longas minimizam suposições.
Uma reunião de 30 minutos em sua sala de conferências ou ao redor da mesa da sala de jantar, o que pode ser o caso se você operar virtualmente, não dá aos funcionários a chance de realmente se conhecerem. É da natureza humana fazer suposições sobre a disposição, as intenções e os processos de pensamento de um indivíduo, se não os conhecemos bem. A oportunidade de testemunhar a linguagem corporal e de se envolver em conversas mais profundas e mais longas proporcionará aos participantes uma imagem mais realista de seus colegas de trabalho. Isso permite que as comunicações e os processos sejam ajustados de acordo.
O contato visual aumenta o impacto do reconhecimento.
Diferentes tipos de personalidade respondem a diferentes meios de elogio, mas não importa como o reconhecimento seja entregue, não há nada que se compare a fazê-lo com contato visual. Suas reuniões devem incluir reconhecimento verbal e, em alguns casos, uma recompensa pelas contribuições de seus funcionários. Para alguns empresários, é mais fácil enviar um e-mail ou fazer uma ligação rápida, mas uma menção pública oferece recompensas maiores para todos.
O brainstorming pessoal pode melhorar a eficiência e o impacto.
Sempre há mais de uma maneira de alcançar qualquer resultado desejado, e sua maneira pode não ser a mais eficiente ou impactante. À medida que os empreendedores passam o bastão para suas equipes em crescimento, eles também passam um processo. Conforme a empresa continua a evoluir, esses processos podem se tornar onerosos, redundantes ou ineficientes. Use parte do tempo da reunião para revisar como as coisas estão sendo feitas e peça a opinião dos funcionários. É provável que você encontre algumas joias escondidas.
Comunica valor aos seus funcionários.
Seus funcionários, sem exceção, são seu bem mais valioso, portanto, trate-os de acordo. Quando um proprietário ou gerente não reserva tempo para seus funcionários, envia a mensagem de que eles não são valorizados. O moral despenca, o desempenho é prejudicado e a rotatividade aumenta. Seu tempo e atenção são significativos, e uma reunião externa oferece a plataforma perfeita para comunicar sua apreciação e respeito.
Dicas para organizar reuniões externas de sucesso.
Evite ser todo profissional e sem diversão.
Manter sua agenda é importante para o sucesso de sua reunião externa, mas se não permitir tempo social e um pouco de leviandade, sua reunião não será um sucesso total. Se você não é a pessoa certa para trazer humor ou maneiras inovadoras de encorajar o engajamento, entregue essas partes da reunião para alguém que possa cumprir.
Agende offsites com bastante antecedência.
Não existe uma fórmula mágica para determinar quantos offsites por ano são os melhores para sua empresa. Se você for totalmente virtual, o número pode ser maior. Se você tem um local onde os funcionários mantêm horários regulares de trabalho, você pode exigir menos locais externos, mas não ignore sua importância. Reuniões bem planejadas e bem administradas podem produzir resultados surpreendentes, mas muitas vezes é a primeira coisa a ser riscada da lista quando o tempo parece limitado (o que é sempre). Depois de determinar o número de reuniões externas certas para você, programe-as com antecedência e torne-as uma prioridade. Peça ajuda a um funcionário para configurá-los, de forma que a responsabilidade não seja totalmente sua.
Peça aos seus funcionários que se preparem.
Trate o seu tempo de preparação antecipada como qualquer outra tarefa importante. Inclua um tempo de preparação em sua agenda algumas semanas antes da reunião. Comunique o que cada funcionário precisa preparar ou considerar com bastante antecedência. Respeite o fato de que seus funcionários também estão ocupados, não recuse demandas sobre eles no último minuto.
Em suma, seja criativo, oportuno, bem preparado, comunicativo e de mente aberta. Seus esforços valerão a pena em mais maneiras do que você pode acreditar - inclusive no resultado financeiro.
