A maioria dos bons líderes de negócios não hesita quando se trata de proteger suas empresas de ameaças externas, como hackers. Mas e se a ameaça estiver no lado de dentro , com seus próprios funcionários roubando dinheiro de você?
O problema acontece com uma frequência angustiante. Na verdade, um pesquisa com mais de 1.200 indivíduos de Chrome River Technologies, Inc. descobriram que um quarto dos entrevistados foi pego cometendo fraude de despesas. Esse comportamento desagradável coloca em risco a capacidade de concluir operações básicas e inovar, portanto, você precisa eliminá-la o mais rápido possível.
Os ladrões entre nós
A pesquisa Chrome River descobriu que os homens são muito mais propensos a investir em suas finanças do que as mulheres. A pesquisa descobriu que, em comparação com as mulheres, os homens são
- Quase duas vezes mais probabilidade de cometer fraude de despesas
- Mais de quatro vezes mais probabilidade de preencher um relatório de despesas em US $ 1.000
- 60,5 por cento mais alto do que as mulheres para preencher relatórios de despesas em US $ 100 - US $ 499
- 62,2 por cento mais probabilidade de acreditar que não seriam pegos falsificando despesas
- Receber avisos de fraude de despesas formais em uma taxa 31,6 por cento maior do que as mulheres
Gênero à parte, a pesquisa da Chrome River também descobriu que a fraude de despesas é mais comum com trabalhadores de nível médio (58,1 por cento). Os trabalhadores mais jovens (menores de 44 anos) também são os que mais roubam, respondendo por 82,9% dos casos de fraude de despesas.
O que leva o roubo
Agora, isso significa que as mulheres são menos gananciosas ou mais honestas do que os homens? Não necessariamente. Mas sugere que existem normas culturais e sistêmicas em vigor que permitem que eles roubem de empresas com mais frequência e sejam pegos por taxas relativamente baixas. Os homens tradicionalmente detêm autoridade nos negócios, por exemplo, e isso pode levar alguns homens a se sentirem no direito e protegidos.
Anne Becknell, vice-presidente sênior de soluções estratégicas da Chrome River, diz que parte do que leva os homens a ter uma maior incidência e valor monetário de fraude é que seu apetite por risco é maior em comparação com as mulheres. Eles têm mais confiança em sua capacidade de resistir ao sistema e são mais propensos a aumentar as apostas se roubar quantias menores for um sucesso.
Mas, infelizmente, alguns dos comportamentos podem ser aprendidos diretamente, com o conluio acontecendo também.
“[Os homens] geralmente justificam suas ações colocando a culpa na empresa”, diz Becknell. '[Eles fazem] afirmações como' se a empresa decidisse demitir 100 funcionários para que eles pudessem fazer seus resultados financeiros, eles não perderiam o sono por causa das famílias afetadas '. [...] E um 'favorito dos fãs' é que eles foram ensinados por seus gerentes como 'manipular o sistema' e continuaram a agir quando achavam que isso era uma tradição aceitável. '
Os trabalhadores de nível inferior podem evitar o roubo porque não querem correr o risco de destruir a base de trabalho e carreira que precisam construir. Eles provavelmente presumem que os empregadores buscarão verificar não apenas as habilidades, mas também a integridade nos primeiros meses ou anos de emprego. Os trabalhadores de nível médio, por outro lado, podem correr o risco de roubo quando sentem que conquistaram a confiança da empresa e porque podem se sentir injustamente compensados, dado o trabalho que fizeram e o que seus chefes executivos têm. Nesse sentido, você pode ver o roubo como uma tentativa passivo-agressiva de lidar com a inveja e afirmar autoridade e domínio. Os trabalhadores mais jovens também podem tentar se afirmar, uma vez que enfrentam um mercado de trabalho mais apertado e condições econômicas mais adversas do que as das gerações anteriores.
Manter as mãos não autorizadas longe do seu dinheiro
Becknell diz que há relutância nas empresas em falar e admitir falhas de fraude de despesas. E embora as penalidades possam ser severas (por exemplo, rescisão, divulgações públicas obrigatórias ou mesmo prisão), muitas empresas fazem apenas o mínimo. De acordo com a pesquisa, por exemplo, dos que foram pegos por fraude de despesas, mais de 75% disseram que um aviso foi a consequência mais séria que obtiveram. Mas Becknell aponta algumas etapas proativas importantes que você pode tomar para evitar casos de fraude de despesas e reduzir a necessidade de ação disciplinar.
1. Defina uma política de despesas clara e justa que, embora não seja estrito ao ponto de ressentimento do funcionário, é livre de imprecisão. A política deve mostrar sensibilidade aos funcionários que viajam regularmente.
2. Dê aos funcionários ótimas ferramentas. A triste realidade, afirma Becknell, é que a maioria dos gerentes simplesmente carimbam os relatórios que recebem, considerando as avaliações muito árduas. Mas, com sistemas de despesas modernos, muitas vezes você pode encontrar maneiras de fazer cumprir suas políticas automaticamente, o que evita que casos de fraude escapem aos auditores, reduz a carga de trabalho pessoal e economiza tempo. Procure ferramentas que facilitem o processo de envio de despesas gerais, mas dificultem o envio de reclamações excessivamente inflacionadas ou fraudulentas.
3. Audite seletivamente. Ferramentas automatizadas podem identificar transações individuais com maior potencial de fraude. Em geral, audite os primeiros 10 relatórios de todas as novas contratações para verificar o entendimento e a conformidade com a política. Em seguida, audite a cada décimo relatório enviado. Como as taxas às vezes precisam ser pagas antecipadamente, esteja preparado para olhar para trás em seus relatórios também. Dessa forma, você pode correlacionar os recibos de despesas com as datas de eventos específicos (por exemplo, seminários, feiras de negócios) que você pode verificar ocorreram.
4. Traga o RH. Como a fraude de despesas pode resultar de um comportamento aprendido, quando os gerentes descobrem uma fraude entre seus funcionários, o RH deve fornecer aconselhamento a esses gerentes. O aconselhamento pode lembrar a todas as partes das penalidades potenciais, o que muitas vezes impede a maioria das futuras fraudes. Também pode responsabilizar os gerentes pela revisão de relatórios e ajudar os gerentes a reconhecer o papel que podem ter desempenhado na situação. Por último, o RH pode garantir que os funcionários examinem mais de perto os outros relatórios desses gerentes.
Em todas as etapas, a transparência nas comunicações com os funcionários é uma obrigação.
'Uma das grandes coisas a lembrar', conclui Becknell, 'é que a maioria das pessoas é inerentemente honesta e qualquer fraude que cometam é porque a) é fácil de fazer, eb) porque acham que não vão conseguir capturado. Se você puder remover esses dois elementos, a taxa cairá drasticamente. '
