Poucas pessoas podem dizer que nunca deixaram sua caixa de entrada ficar fora de controle. Mesmo se você for mais um caixa de entrada zero devoto, há uma boa chance de você se encontrar com uma caixa de entrada inundada ao retornar das férias ou precisar interromper um projeto por alguns dias.
Resumindo, deixar e-mails onde eles chegam é uma perda de tempo. Vocês perder 27 minutos todos os dias reler e-mails que estão definhando em sua caixa de entrada porque você não consegue deixar de ler o que seus olhos veem.
Uma caixa de entrada cheia também cria mais distrações. Estudos sugerem que é preciso 23 minutos para voltar para sua tarefa original uma vez interrompida. Além disso, caixas de entrada cheias criam confusão visual, o que esgota sua energia cognitiva.
Para limpar sua caixa de entrada, você pode desejar revisar cada e-mail individualmente. Ainda assim, levaria horas se você gastasse apenas um minuto em cada e-mail. A alternativa é igualmente arriscada - você pode mover todos os e-mails para uma pasta pega-tudo ou excluí-los todos e correr o risco de perder uma nota importante.
No entanto, por meio de meu trabalho de coaching e treinamento, identifiquei seis pesquisas que identificam e-mails que têm muito menos probabilidade de exigir processamento individual. Usando essas buscas, você pode mover centenas - senão milhares - de e-mails para fora de sua caixa de entrada em minutos, deixando aqueles que provavelmente requerem revisão individual.
Antes de tirar proveito dessas seis pesquisas, você precisa criar duas pastas de e-mail. Primeiro, crie 'Arquivo' no Outlook ou 'Todos os e-mails' no Gmail e, em seguida, crie 'Leituras', independentemente do serviço de e-mail que você usa. Depois de fazer isso, aqui estão seis pesquisas que você pode usar para identificar e-mails que provavelmente não garantam processamento individual.
1. Mova todos os e-mails com mais de 7 dias para Arquivar / Todos os e-mails
PARA Estudo de 2018 de 1.200 consumidores descobriram que apenas 13 por cento dos clientes e menos de 1 por cento dos colegas de trabalho esperam uma resposta a um e-mail após 2 dias. Há pouca chance de que o remetente de um e-mail com uma semana ainda esteja esperando uma resposta. Para remover mais e-mails, mude para cinco ou até três dias.
Isole esses e-mails usando essas sequências de pesquisa e mova-os para Arquivar / Todos os e-mails:
- Gmail: in: caixa de entrada mais velha_than: 7d
- Outlook: recebido:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Mova todos os e-mails com cópia para você e com mais de 3 dias para Arquivar / Todos os e-mails
Quando você recebe uma cópia de e-mails, há menos chance de você precisar responder, se ainda não o fez. Encontre esses e-mails usando as seguintes sequências de pesquisa e mova-os para Arquivar / Todos os e-mails.
- Gmail: cc: me higher_than: 3d
- Outlook: cc: seu e-mail, recebido:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Mova os e-mails que não contêm seu nome e têm mais de 3 dias para Arquivar / Todos os e-mails
E-mails que não incluem seu nome têm menos probabilidade de exigir sua resposta. Alguns e-mails (por exemplo, endereçados a uma equipe ou começados com 'Olá a todos') podem exigir sua resposta, mas ao combinar o critério de nome ausente com um critério de 3 dias, você pode reduzir o risco de perder algo importante.
- Gmail: -matt higher_than: 3d
- Outlook: NÃO matt recebido:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Mova todos os e-mails de boletins informativos e listas de discussão para a pasta Leituras
Você não precisa ler um boletim informativo. Mova-os para a pasta Leituras e configure regras / filtros para direcioná-los para lá automaticamente no futuro.
Não há uma maneira perfeita de encontrar esses e-mails, mas você pode usar esta pesquisa e a próxima para obter a maioria deles:
- Gmail: in: etiqueta da caixa de entrada: ^ unsub
- Outlook: cancelar a assinatura OU 'cancelar'
5. Mova os e-mails restantes da lista de e-mails para Leituras, procurando por termos comuns da lista de e-mails
Depois de usar a pesquisa anterior, pesquise os seguintes termos no Gmail e no Outlook para encontrar qualquer retardatário: 'política de privacidade' ou 'termos e Condições' ou 'preferências' ou 'ver no navegador' ou 'visualizar como uma página da web.'
6. Exclua notificações de respostas a convites de agenda
Embora os e-mails informando que alguém pode comparecer a uma reunião futura possam ser úteis no momento, não há necessidade de permitir que esses e-mails entupam sua caixa de entrada quando você pode ver as respostas das pessoas em conjunto para qualquer reunião no próprio convite.
Vá em frente e isole esses e-mails e, em seguida, exclua-os:
- Gmail: de: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Horário do Pacífico' (substitua pelo seu fuso horário). Infelizmente, não existe uma maneira super simples de isolar esses e-mails no Outlook.
Essas pesquisas podem arquivar alguns e-mails que você deseja que permaneçam em sua caixa de entrada, mas os benefícios superam em muito o risco. Além disso, você pode encontrar esses e-mails em suas pastas com a mesma facilidade com que faria em sua caixa de entrada.
