É difícil, ou mesmo impossível, relaxar nas férias quando você tem que responder e-mails constantemente. (Isso é férias, realmente?) É por isso que a maioria das pessoas define uma resposta de e-mail 'fora do escritório', prometendo que você os receberá de volta quando voltar.
No entanto, também é difícil relaxar quando você sabe que a primeira coisa que o confrontará quando você voltar são centenas ou mesmo milhares de e-mails. Geralmente, leva pelo menos um dia para passar por toda a bagunça, então esqueça de bater no chão correndo.
Encontrei um tipo diferente de e-mail 'fora do escritório' que faz mais do que apenas atrasar o inevitável. Em vez disso, este e-mail permite que você assuma o controle de seu e-mail, em vez de ficar à mercê de qualquer pessoa que possa clicar no botão Enviar.
Aqui está o e-mail, que era publicado recentemente em O Atlantico :
Estou fora do escritório e espero ter acesso pouco frequente ao e-mail. Obrigado pela sua mensagem. O e-mail recebido entre [essas datas] será excluído deste servidor daqui a oito horas. Envie sua mensagem novamente após [esta data].
Em outras palavras, 'Se isso for importante, envie um ping mais tarde. Do contrário, posso (mas provavelmente não irei) ler seu e-mail. '
Uau, isso é uma coisa poderosa.
Agora, eu sei o que você está pensando - e-mail é muito importante para explodir assim .
Na verdade, não é. De acordo com pesquisa conduzida na Duke University , dois terços do e-mail que você recebe são totalmente inúteis: spam e ruído. E do terceiro que é relevante, apenas 10 por cento precisam ser respondidos dentro de cinco minutos após recebê-los.
Uma vez que o empresário médio gasta cerca de 2,5 horas por dia no e-mail, isso significa que todo mundo está perdendo (mais ou menos) duas horas por dia separando as porcarias para chegar ao que é realmente importante.
As almas equivocadas que se esforçam por uma 'caixa de entrada zero' estão perdendo ainda mais tempo, já que ler e excluir e-mails é o equivalente eletrônico de escavação de cocô. Não sei sobre você, mas tenho coisas melhores para fazer.
Agora, vamos supor que suas férias durem duas semanas. Uma resposta do tipo 'ping-me mais tarde' aos e-mails significa que você está economizando 2,5 horas por dia durante 14 dias, o que resulta em 35 horas - quase uma semana de trabalho inteira.
Em outras palavras, você não apenas obtém duas semanas de férias sem complicações e sem preocupações, mas também ganha uma semana extra que pode gastar fazendo algo mais interessante do que papelada eletrônica.
É uma ideia tão excelente que me pergunto se não faria sentido fazer a mesma coisa nos fins de semana. Como há 104 dias de fim de semana em um ano, são 262 horas economizadas - são cerca de seis semanas e meia que você economiza todos os anos!
Talvez neste ponto você esteja pensando que esta mensagem de 'ausência do escritório' não funcionará para você, porque você está pedindo às pessoas que são importantes para o seu sucesso (chefe, clientes, etc.) que reservem um tempo extra para reenviar o e-mail . E se eles devo chegar até você?
Bem, adivinhe? As pessoas importantes em sua vida podem enviar mensagem de texto para você se eles precisam que você leia um e-mail antes de excluí-lo. Apenas certifique-se de ter um número de telefone celular particular que você não compartilhe com o público geral de negócios.
Claro, tudo isso vai contra a sabedoria convencional de que você deve estar disponível para todos o tempo todo. Mas essa ideia era estúpida quando o telefone foi inventado (foi quando esse absurdo começou) e ainda é estúpido hoje.
O negócio é o seguinte: se você não assumir o controle de seu tempo, estará permitindo que todos os outros definam sua agenda. Só para você saber, eu tenho Nunca Conheço um empresário bem-sucedido que não ignora 90% de todas as coisas que são jogadas em sua direção.
Isso apenas torna oficial - e diz a todos que seu tempo de inatividade é mais importante do que as intermináveis demandas por sua atenção. E - seja honesto agora - não é assim que deveria ser para todos?
