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Os proprietários de pequenas empresas são conhecidos por sua capacidade de esticar um dólar quando necessário, mas há momentos em que economizar um pouco agora pode custar muito mais no futuro. Tentar conduzir negócios com hardware de tecnologia que já não tem mais utilidade é um desses momentos.
O envelhecimento do hardware impõe uma variedade de custos diretos e indiretos que podem prejudicar o fluxo de caixa e a produtividade, muitas vezes sem que você perceba. Mais de um terço das pequenas empresas em um estudo recente da Techaisle foram encontrados para funcionar com PCs com pelo menos quatro anos. Esses computadores mais antigos são mais propensos do que os modelos mais novos a travamentos que podem resultar na perda de dados críticos e deixar os funcionários girando o dedo por longos períodos.
O estudo da Techaisle descobriu que as pequenas empresas gastam em média US $ 427 a US $ 521 por PC em custos de reparo para máquinas com quatro anos ou mais. Esses PCs também têm maior probabilidade de exigir atualizações, pois o número de aplicativos em execução simultaneamente (uma média de oito para pequenas empresas) continua a aumentar. A cada ano, 25% dos PCs mais antigos usados por pequenas empresas exigem atualização a um custo médio de US $ 134 cada.
Os custos de discrição podem chegar a US $ 1.500
Em muitos casos, os custos combinados de reparo e atualização podem exceder o custo de um novo computador. Techaisle chama isso de custo oculto que drena o fluxo de caixa e aumenta o custo operacional de uma pequena empresa. A melhor maneira de evitar esse custo - que a Techaisle estima em mais de US $ 1.500 por ano por PC de quatro anos - é avaliar as capacidades do seu equipamento regularmente.
Para começar, sempre que você considerar uma compra ou atualização de software, você deve revisar automaticamente a capacidade do seu hardware de atender aos requisitos definidos pelo fornecedor do software. No entanto, eles tendem a ser o mínimo necessário para que o software funcione, diz Tysen Landmesser, diretor de TI da Accumold , um fabricante de componentes microscópicos críticos. Para garantir o desempenho ideal, ele geralmente especifica características de desempenho de hardware pelo menos 50 por cento melhores do que os requisitos mínimos do fornecedor do software.
Um mau funcionamento grave de hardware ou falha total é um gatilho óbvio para a substituição imediata, é claro, mas a Accumold também mantém um cronograma de atualização regular para todo o seu hardware. Ele substitui a tecnologia baseada em PC, como desktops e laptops, a cada quatro anos, e o equipamento de rede e servidor é atualizado em um cronograma de cinco a sete anos. Usando um cronograma, podemos controlar razoavelmente os custos, afirma Landmesser. Isso nos permite manter um orçamento consistente e, ao mesmo tempo, garantir que nosso equipamento não impeça os funcionários de realizar tarefas críticas.
Sinaliza que é hora de fazer upgrade
Erik Day, vice-presidente e gerente geral da Dell Small Business, diz que a necessidade de uma atualização de hardware também pode ser sinalizada por estas condições:
- O hardware está impedindo a produtividade por causa de falhas ou desempenho lento
- Você está executando sistemas operacionais legados, como Windows XP ou Windows 7
- Seus sistemas estão em fim de vida e não são mais suportados pelo fabricante
- Seus sistemas têm uma garantia inativa
- As peças de reposição tornam-se difíceis de encontrar
- Os custos de reparo e manutenção igualam ou excedem o custo de substituição
Uma abordagem que pode ajudar as pequenas empresas a maximizar a vida útil do hardware sem comprometer a eficiência e o desempenho ideais é agrupar os usuários finais com base em suas necessidades de computação e padrões de software, sugere Daniel Schneider, vice-presidente e CTO da PCM , um grande provedor de soluções de tecnologia e Parceiro do Ano da Intel na América do Norte. Você pode estabelecer um ciclo de atualização para cada grupo com base no custo de manutenção dos terminais e quaisquer alterações que ocorram com a combinação de aplicativos usados por cada grupo.
Qualquer que seja a abordagem que você adote para atualizar o hardware, ela não deve ser feita no vácuo. Considere as decisões sobre hardware e software como um único continuum. Organizações que se alinham na tomada de decisões com base neste continuum têm usuários finais felizes e podem reduzir o custo geral de suporte, diz Schneider.
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