Não é tão fácil quanto parece.
Todo mundo quer fazer um ótimo trabalho, mas poucos entendem o que é necessário para fazer um ótimo trabalho. É apenas um motivo pelo qual, embora as boas ideias sejam uma dúzia de centavos, as pessoas e empresas que podem executar boas ideias são poucas e distantes entre si.
A Amazon é uma dessas empresas: ao longo das décadas, a 'Everything Store' construiu um grande histórico de capacidade de executar grandes ideias.
Uma razão para isso:
Bezos ensinou os funcionários a 'definir o escopo'.
O escopo é importante
Em termos de gerenciamento de projetos, 'escopo' é usado para descrever os detalhes do que está envolvido em um trabalho, junto com a quantidade de tempo e esforço necessários para concluí-lo.
Seja trabalhando em um projeto complexo ou mesmo em um pequeno conjunto de tarefas, é extremamente importante definir o escopo.
Fazendo isso, como Bezos explicou em uma carta anterior aos acionistas, requer primeiro reconhecer a aparência de um 'bom' resultado. Então, você deve entender e ter expectativas realistas de quanto trabalho será necessário para atingir esse resultado.
Isso é importante porque muitos trabalhos são mais difíceis, mais envolventes ou levam mais tempo para serem concluídos do que a maioria das pessoas imagina.
Para ilustrar, Bezos conta a história de um amigo que aprendeu a fazer uma parada de mão adequada. Ela acabou contratando um treinador, que disse a ela que a maioria das pessoas acha que pode dominar uma parada de mão em cerca de duas semanas, quando na realidade leva cerca de seis meses.
“Crenças irrealistas sobre o escopo - muitas vezes ocultas e não discutidas - matam os padrões elevados”, diz Bezos. 'Para atingir altos padrões sozinho ou como parte de uma equipe, você precisa formar e comunicar de forma proativa crenças realistas sobre o quão difícil algo vai ser.'
Bezos então fornece um exemplo de como isso funciona na Amazon.
Quando se trata de apresentar novas ideias, os funcionários da Amazon não usam o PowerPoint. Em vez disso, eles escrevem memorandos estruturados de forma narrativa, que podem chegar a até seis páginas.
'Não surpreendentemente, a qualidade de esses memorandos varia muito ”, escreve Bezos. “Alguns têm a clareza de anjos cantando. Eles são brilhantes e atenciosos e organizam a reunião para uma discussão de alta qualidade. Às vezes, eles vêm no outro extremo do espectro. '
Quando um memorando não é ótimo, diz Bezos, geralmente não é a incapacidade do redator de reconhecer o alto padrão. Em vez disso, é uma expectativa errada sobre alcance : O escritor acredita que pode escrever um memorando bem elaborado em um ou dois dias, ou mesmo em algumas horas.
Na verdade, diz Bezos, leva uma semana ou mais.
“Eles estão tentando aperfeiçoar uma parada de mão em apenas duas semanas”, diz Bezos. 'Os grandes memorandos são escritos e reescritos, compartilhados com colegas que são solicitados a melhorar o trabalho, deixados de lado por alguns dias e, em seguida, editados novamente com uma mente renovada. Eles simplesmente não podem ser feitos em um ou dois dias.
Ele continua: 'O ponto-chave aqui é que você pode melhorar os resultados por meio do simples ato de ensinar o escopo - que um ótimo memorando provavelmente deve levar uma semana ou mais.'
Existem outros motivos pelos quais é importante definir o escopo de um trabalho:
Motivação
A novidade de trabalhar em algo novo desaparece rapidamente. Muitos começaram no caminho do sucesso, apenas para desistir antes de colher o que plantaram - porque simplesmente não entendem o que é necessário para alcançar o resultado que esperam.
Ao definir o escopo, você pode ajudar a dar a si mesmo a motivação de que precisa para continuar - porque você pode rastrear facilmente o que fez e ver até onde precisa ir.
Execução
Cada empresa e cada projeto tem um conjunto de tarefas não escritas que todos presumem que serão realizadas, mesmo que ninguém saiba quem as executará.
Adivinha? Essas tarefas geralmente não são realizadas.
Definir o escopo ajuda a tornar essas tarefas claras, para que alguém tenha certeza de que foram concluídas.
Unidade
Como Bezos explica, muitos trabalhos são mais difíceis, mais envolventes ou levam mais tempo para serem concluídos do que a maioria das pessoas imagina.
É mais provável que uma equipe alcance grandes resultados se todos os envolvidos compreenderem quanto tempo e esforço são necessários.
Progresso para a frente
'Aumento do escopo' é outro termo de gerenciamento de projeto que descreve como os requisitos de um trabalho tendem a aumentar com o tempo.
Por exemplo, se você é responsável por construir um novo produto, sabe com que rapidez a lista de recursos solicitados para esse novo produto pode crescer.
Claro, você pode adicionar esses recursos à lista, mas se estiver fora do escopo originalmente definido para o produto, terá um custo: levará mais tempo ou aumentará o orçamento do projeto.
Definir o escopo ajuda os responsáveis a não se atrapalharem com solicitações adicionais e seguir em frente.
Estresse reduzido
É tão fácil assumir muitas responsabilidades, pensando que há uma maneira de encaixar tudo. Você acha que o tempo aparecerá magicamente ou que um trabalho será feito por si mesmo ...
Não vai.
Então, ou o trabalho não termine ...
Ou não é feito do jeito que deveria ...
Ou é feito, mas em um custo muito grande para você ou para os outros.
Em contraste, quando você define o escopo corretamente, você reduz o estresse e ajuda a vida a correr mais suavemente.
Então, da próxima vez que você se sentir frustrado com a maneira como um trabalho está indo, dê um passo para trás - e leia uma página do manual de Jeff Bezos:
Defina o escopo.
Porque embora não seja tão fácil quanto parece, é definitivamente alcançável.
Você só precisa saber para onde está indo - e no que está se metendo.
(Se você gostou da 'regra simples de escopo', certifique-se de inscreva-se no meu curso gratuito de inteligência emocional, onde compartilho uma regra semelhante toda semana que o ajudará a fazer as emoções trabalharem a seu favor, em vez de contra você.)
