O vencedor em todas as competições de negócios é sempre aquele que se comunica com mais clareza. Quer você esteja lidando com funcionários, chefes, colegas ou clientes, sua capacidade de conseguir o que deseja depende de como você fala e escreve.
Com isso em mente, aqui estão cinco regras básicas que se aplicam a comunicações um-para-um, um-para-muitos e muitos-para-muitos semelhantes:
1. Sempre saiba o 'porquê'.
Sempre que você está se comunicando no trabalho, está perdendo tempo e energia se não souber o motivo da comunicação.
Antes de iniciar qualquer comunicação, pergunte-se: 'O que estou tentando realizar?' Até mesmo o bate-papo deve ter um propósito, mesmo que seja apenas para construir camaradagem.
Se outra pessoa está iniciando a conversa, pergunte-se: 'Por que essa conversa está acontecendo?' Se a resposta não for óbvia, oriente o diálogo para o 'porquê' disso.
Entender e focar no 'porquê' permite que você evite problemas colaterais e buracos que poderiam obscurecer a situação.
2. Comunique emoções pessoalmente.
Qualquer comunicação de alto conteúdo emocional deve ser feita pessoalmente (se possível e prático) ou por telefone e teleconferência (se não for).
Por exemplo, se você tem uma ótima notícia que vai deixar todos animados, ela será mais eficaz e criará mais energia positiva se você entregá-la pessoalmente.
Uma reunião de grupo para anunciar uma grande vitória nas vendas, por exemplo, é como uma celebração instantânea. Por outro lado, um e-mail anunciando a mesma vitória parece um pouco como uma reflexão tardia.
Da mesma forma, se você tiver más notícias ou críticas, elas serão melhor recebidas e mais provavelmente úteis se forem entregues pessoalmente. Se você usa e-mail, vai parecer que você não se importa ou que é covarde.
3. Comunique os fatos por e-mail.
Qualquer comunicação que seja essencialmente factual deve ser comunicada por escrito por dois motivos importantes:
As pessoas retêm apenas uma pequena porcentagem dos fatos quando são comunicados verbalmente. Portanto, ter um registro escrito desses fatos ajuda a garantir que eles não se percam na hora de tomar decisões.
Como indiquei em 'Por que você nunca deveria ter reuniões de atualização', comunicar fatos verbalmente a grandes grupos é extremamente ineficiente. É muito melhor usar o e-mail para deixar todos informados e depois discutir o que ainda precisa ser feito.
4. Ouça mais do que fala.
Geralmente, essa regra é aplicada a conversas pessoais, mas também se aplica a e-mails e postagens em mídias sociais. Talvez “é melhor receber do que dar” seja uma maneira melhor de colocar isso.
Em qualquer caso, é quase sempre uma má ideia tentar dominar qualquer conversa ou comunicação, porque se você está falando (ou enviando), não está aprendendo nada.
Além disso, quando você está focado em sua produção, está comunicando tudo sobre você. Como explico em 'Como ter uma conversa significativa', em situações de negócios, a comunicação nunca é sobre você. É sempre sobre a outra pessoa.
5. Simplifique suas mensagens.
Todos no mundo dos negócios de hoje sofrem com a sobrecarga maciça de informações, o que cria confusão e estresse aparentemente intermináveis.
Se quiser evitar o ruído, você precisa tornar sua mensagem o mais simples e fácil de digerir possível. Minhas postagens '5 aplicativos gratuitos que fazem você parecer inteligente' e '8 hábitos de conversação que matam a credibilidade' explicam como aprimorar suas mensagens.
