Confirme o recebimento de todas as reclamações imediatamente por e-mail. Seu primeiro contato deve ser uma mensagem de e-mail (ou telefone, se a reclamação justificar) informando ao cliente que você recebeu a reclamação, que está suficientemente preocupado com o problema para entrar em contato com o cliente e que seu a equipe de atendimento ao cliente está trabalhando para resolver o problema.
Aqui está um exemplo de mensagem de e-mail que você pode usar para confirmar o recebimento de uma reclamação de cliente.
Para: Andrea@customer.com
De: Jvirtual@acmesports.com
Assunto: Reclamação
Prezada Sra. Jones:
Recebemos sua reclamação e nossa equipe de atendimento ao cliente está investigando o problema. Obrigado por trazer este assunto à nossa atenção.
Dentro de [identifique um período de tempo que seja curto e viável], forneceremos uma resposta mais substantiva ao seu problema e uma solução adequada.
Obrigado por comprar em Acmesports.com.
Atenciosamente,
John Virtual
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