Você já esteve lá. O projeto é crítico. Quase não há tempo e as apostas são altas. A pressão está alta. Não há espaço para erros. Se acertar, tudo ficará feliz e você será o herói. Se você errar, uma tragédia acontecerá e todos, incluindo seu cliente, sua equipe e provavelmente sua família em casa, verão você como um perdedor.
Richard Phillips, CEO da Pilot Freight Services, trabalha sob esse tipo de pressão todos os dias. Sua empresa lida com a logística de grandes corporações que precisam entregar, instalar e trabalhar em muitas áreas do mundo com pouca ou nenhuma margem de erro.
Sua empresa é frequentemente solicitada a lidar com operações exclusivas ou complexas. 'Normalmente, quando somos solicitados a fazer algo extraordinário, também é de missão crítica para o cliente,' revelou Phillips. 'Nossos esforços iniciais são sempre ao vivo e ocorrem em rodovias, em armazéns movimentados, em aeroportos e em locais remotos em todo o mundo.' A fortuna das pessoas e às vezes a vida podem estar em jogo. Fazer as coisas da maneira certa na primeira vez geralmente é a única opção.
Phillips, membro da Young Presidents 'Organization (YPO), compartilhou algumas ótimas dicas sobre como garantir que você e sua equipe não cedam sob pressão quando a missão é crítica.
1. Mantenha uma cultura de responsabilidade.
Garantir que um projeto seja feito da maneira certa na primeira vez coloca uma enorme responsabilidade sobre os envolvidos. Se eles não estiverem prontos para assumir essa responsabilidade, o fracasso pode ser iminente. ' Todos os funcionários da Pilot sabem que são responsáveis por todas as remessas em nosso sistema, 'disse Phillips. ' Não existe problema de outra pessoa.
2. Mantenha uma cultura de propriedade.
É bom ser responsável, e várias pessoas podem ter um papel a desempenhar em um grande projeto. Mas alguém precisa ser responsável pelo sucesso geral. 'Mesmo que cada funcionário seja responsável por cada remessa, cada remessa pertence principalmente a uma pessoa, ou uma equipe, que sabe que precisa ser proativa no gerenciamento do processo se quisermos ter sucesso,' elaborado Phillips.
3. Mantenha uma cultura da verdade.
Os erros geralmente são inevitáveis em situações de alto risco. Com tanta pressão, algumas pessoas podem se sentir compelidas a evitar dizer toda a verdade quando algo está errado, pelo menos para salvar seus empregos. Phillips garante que seu pessoal seja encorajado a dizer a verdade, não importa o resultado. 'Todo funcionário da Pilot sabe que apontar um problema potencial é sempre uma coisa boa,' ele afirmou. 'Mesmo que as notícias sejam ruins.'
4. Estude o projeto extensivamente.
Em uma missão complexa de alto risco, qualquer detalhe perdido pode levar ao desastre. 'Saiba absolutamente tudo o que puder sobre os clientes e o que está fazendo por eles antes de começar. Conheça as necessidades dos clientes. Conheça suas operações, ' acrescentou Phillips. ' Para nós, isso significa que não sabemos apenas que uma remessa é crítica. Nós sabemos por quê. É frágil? De que forma é frágil? Conheça os fornecedores. Com que frequência eles se atrasam? Como eles gostam que seus materiais sejam recolhidos? Verifique o tempo. Conheça a altura das portas da doca. Certifique-se de que a plataforma elevatória está funcionando bem. Verifique o tempo novamente. Saiba o horário de funcionamento de cada instalação onde você possa retirar ou entregar mercadorias. Saiba o nome do segurança após o expediente. Ele tem um animal de estimação? Conheça o nome do animal de estimação. Mais importante, saiba exatamente do que você é capaz e o que vai fazer. Muitas vezes, você pode ganhar experiência sem riscos se aprender tudo o que puder sobre o mundo em que está operando. '
5. Saiba quando dizer 'Não' a um cliente.
É ótimo ser um herói o tempo todo, a menos que você não consiga. 'Se houver um risco significativo de falha, seu cliente irá agradecer por dizer isso,' recomendado Phillips. 'Você vai ganhar credibilidade, melhorar o relacionamento com o cliente e, mais importante, atendê-los de maneira adequada.'
6. Comece pequeno para resolver as dobras.
Quando você tem uma grande operação que precisa ser perfeita desde o início, você precisa criar seu próprio campo de testes. 'Sabemos que sempre há consequências para o fracasso, mas se pudermos tentar um programa em uma ou duas cidades e, em seguida, parar e aprender nossas lições antes de lançar um programa globalmente, podemos nos poupar de muitas dores de cabeça,' compartilhou Phillips.
7. Comunique-se constantemente com os membros da sua equipe.
O conhecimento é inútil em um cenário de equipe, a menos que seja compartilhado. Deixar alguém fora da comunicação pode levar a erros inesperados quando a pressão aumenta. 'Converse com seus colegas de trabalho e quando eles falarem com você, ouça,' afirmou Phillips. 'Existem muito poucos problemas que podem surgir que não podem ser resolvidos, se você os conhece.'
8. Mantenha as partes externas informadas.
Todos, dentro e fora de sua equipe, precisam trabalhar em sincronia para realizar projetos essenciais. Não deixe ao acaso que suas equipes externas saibam o que está acontecendo. 'Fique em contato com cada fornecedor e saiba como eles estão planejando realizar sua parte da operação,' comentou Phillips. Ele também enfatiza a necessidade de gerenciar as expectativas do cliente ao longo do caminho. 'Fique em contato com o cliente e mantenha-o atualizado sobre o que está acontecendo. Faça isso mesmo quando as coisas estiverem indo conforme o planejado. Sim, é chato. No meu mundo, enfadonho é igual a sucesso. '
9. Tenha um plano de contingência ... para tudo.
Phillips deve muito de seu sucesso às capacidades de planejamento de sua equipe. Ao pensar em todas as contingências e soluções possíveis com antecedência, eles economizam tempo e estresse quando as coisas realmente dão errado, mesmo que seja um cenário inesperado. 'Saiba exatamente como você responderá se o fornecedor se atrasar, se o avião tiver problemas mecânicos, se houver uma tempestade de neve no meio-oeste,' apontou Phillips. “Às três da manhã geralmente é uma hora ruim para tentar ser criativo. Portanto, resolva seus problemas inovadores de antemão. '
10. Crie uma equipe que deseja ter sucesso.
O sucesso em projetos de missão crítica acontece quando todos estão alegremente jogando juntos. Seus funcionários, fornecedores e clientes devem ter confiança e desejar que o projeto seja digno e realizável. Cuide deles como indivíduos e apoie-os como uma equipe para que juntos possam realizar milagres. 'Quando todos esses três grupos agem como uma comunidade, os problemas são raros e há muito pouco que não pode ser resolvido,' concluiu Phillips.
A cada semana, Kevin explora histórias exclusivas dentro do (YPO), a principal organização peer-to-peer do mundo para executivos, elegível aos 45 anos ou menos.
