Nota do editor: Alison Green, colunista da Inc.com, responde a perguntas sobre o local de trabalho e questões de gestão como lidar com um chefe microgerenciador sobre como conversar com alguém de sua equipe sobre o odor corporal.
Um leitor escreve:
Trabalho como consultor para algumas pequenas organizações sem fins lucrativos. Recentemente, o gerente de uma das organizações para as quais trabalho se aposentou. Ela e eu trabalhamos juntos por vários anos, e nossos estilos de comunicação combinavam no sentido de que geralmente preferíamos usar e-mail no telefone para a maioria das coisas (exceto para ligações que planejávamos com antecedência ou em emergências extremas).
O novo gerente da organização começou a me ligar várias vezes ao dia para 'verificar' coisas sobre as quais eu já enviei atualizações por e-mail ou sobre coisas que concordamos em acompanhar mais tarde, dependendo de informações adicionais que ainda estou esperando . Outras vezes, ele liga aleatoriamente para ter uma grande discussão em grupo sobre algo, sem planejamento prévio. Muitas vezes, isso aconteceu quando eu estava longe da minha mesa, e então se torna uma questão de onde estou e quando poderei ligar de volta, o que significa que preciso chegar à minha mesa o mais rápido possível.
Além do mais, ele deixa mensagens de voz totalmente inúteis quando eu não atendo, dizendo coisas como 'Oi, é (nome). Me ligue de volta.' Quer dizer ... se você vai deixar uma mensagem de voz, pelo menos DIGA ALGUMA COISA além daquela que você acabou de ligar, o que eu já posso ver devido às três chamadas perdidas que recebi de você no passado 20 minutos.
Além de ser irritante e perturbador, essa dinâmica de telefonemas constantes está realmente me estressando. Sou um consultor, não um funcionário, o que significa que não sou responsável perante a organização pelo meu paradeiro e atividades durante o dia, desde que meu trabalho seja feito (o que é feito), e essa enxurrada constante de ligações está fazendo me sinto acorrentado à minha mesa e ao telefone. E acredite em mim, eles não me pagam dinheiro 'acorrentado à minha mesa'. Além disso, seus inúmeros 'check-ins' em itens nos quais estou trabalhando ativamente estão me fazendo sentir perseguida, irritada e microgerenciada.
Meu amigo me aconselhou a tentar 'treinar' o novo gerente em como se comunicar comigo, dizendo-lhe 'Não estou disponível por telefone, mas estarei disponível por e-mail' e respondendo imediatamente a todos os e-mails, mas não respondendo aos meus telefone. Já tentei fazer isso, mas até agora não tem funcionado. Se eu não atender, normalmente posso esperar várias outras chamadas perdidas até que eu finalmente me recupere e ligue de volta. E os problemas pelos quais ele está ligando nunca são 'emergências'.
Isso está me deixando louco e, quanto mais eu deixar isso continuar, mais difícil será fazer com que pare. É a tal ponto que ele e eu conversamos ao telefone seis, sete vezes em um único dia. Existem maneiras mais diretas - mas ainda profissionalmente aceitáveis - de dizer a ele que ele simplesmente não pode me ligar com tanta frequência?
Green responde:
Bem, primeiro, eu não aceitaria o conselho do seu amigo. Dizer a um cliente que você só pode entrar em contato por e-mail parecerá algo rígido e não realista para a forma como muitos clientes trabalham. (Claro, se você for muito procurado, pode fazer todos os tipos de regras - mas, caso contrário, você precisa ser bastante flexível.)
Mas você pode e deve definir alguns limites aqui. Você está absolutamente certo de que, como consultor de vários clientes, não se espera que você esteja disponível o tempo todo e sempre que tiver vontade para esse cliente em particular.
E embora algumas pessoas percebam o tipo de dicas que você está enviando, esse cara claramente não é. Isso significa que você precisa ter uma conversa mais direta com ele sobre isso.
Eu diria algo assim: 'Quero conversar sobre a melhor maneira de você me encontrar quando precisar de mim. Como tenho vários clientes, normalmente não estou disponível para ligações ad hoc ao longo do dia - mas fico feliz em arranjar tempo para eles quando podemos agendá-los com antecedência. Mas, como empreiteiro, estou dividindo meu tempo entre vários projetos e não posso oferecer disponibilidade em tempo integral. Caso contrário, minhas taxas seriam muito mais altas! Mas o que posso fazer é agendar uma ligação permanente semanal ou duas vezes por semana com você, e poderíamos discutir todas essas coisas nessas ligações. Isso funcionaria?'
Se ele recuar, você poderia dizer: 'Sabe, a vantagem de contratar um consultor como eu para fazer este trabalho é que você obtém experiência em ___ sem pagar o salário de tempo integral e os benefícios que pagaria para ter alguém pessoal que o faz. Mas o outro lado disso é que não estou disponível o tempo todo como um funcionário em tempo integral poderia estar; Tenho outros clientes e outros compromissos na minha agenda. No mês passado, comecei a receber chamadas suas várias vezes ao dia ou esperava-se que entrasse em chamadas em grupo no último minuto. Como consultor externo, não posso fazer isso. Mas eu ficaria feliz em agendar um telefonema semanal ou duas vezes por semana para nós.
Se ele concordar com isso, é razoável esperar que ele pare de ligar tanto fora das ligações programadas. Mas se ele continuar, você pode permitir que a maioria dessas ligações vá para o correio de voz e enviar-lhe um e-mail rápido mais tarde naquele dia dizendo: 'Recebi seu correio de voz. Não estará livre a maior parte do dia - pode esperar pela nossa ligação na sexta-feira? (Dito isso, é inteligente estar disposto a responder algum dessas ligações de última hora - ou seja, uma ou duas por semana, não duas por dia. Consultores que são pelo menos um pouco flexíveis geralmente são mais valiosos.)
Outra opção, se continuar, é dizer a ele que com a quantidade de disponibilidade que ele está solicitando, você precisa aumentar suas taxas para cobrir isso (se for algo que você está disposto a fazer por um preço mais alto - mas você pode não estar disposto a fazer isso a qualquer preço, o que também é OK).
No entanto, ao longo de tudo isso, tenha em mente que você precisa saber o quanto está disposto a empurrar isso. Você está disposto a perder o cliente por causa disso? É possível que ele decida que prefere trabalhar com alguém que está disponível com mais frequência. Se esse é um resultado que você não está disposto a tolerar, convém modificar sua abordagem de acordo.
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