COMUNICAÇÃO ORAL

A comunicação oral descreve qualquer tipo de interação que faz uso de palavras faladas e é uma parte vital e integrante do mundo dos negócios, especialmente em uma era chamada de era da informação. 'A capacidade de comunicar-se eficazmente por meio da fala e da escrita é altamente valorizada e exigida nos negócios', escreveram Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt e Jane Thomas em seu livro Comunicações comerciais eficazes . 'Conhecer o conteúdo das áreas funcionais dos negócios é importante, mas dar vida a essas ideias - em reuniões ou apresentações solo - exige uma apresentação oral eficaz.' Os tipos de comunicação oral comumente usados em uma organização incluem reuniões de equipe, discussões pessoais, apresentações, discursos por telefone e conversas informais. A comunicação oral com pessoas de fora da organização pode assumir a forma de reuniões face a face, chamadas telefônicas, discursos, teleconferências ou videoconferências.

Habilidades de gerenciamento de conversação são essenciais para proprietários e gerentes de pequenas empresas, que muitas vezes arcam com grande parte do fardo em áreas como apresentações para clientes / clientes, entrevistas com funcionários e condução de reuniões. Para que a comunicação oral seja eficaz, deve ser clara, relevante, diplomática na fraseologia e tom, concisa e informativa. Apresentações ou conversas com essas características podem ser uma ferramenta valiosa para garantir a saúde e o crescimento dos negócios. A comunicação comercial obscura, imprecisa ou imprudente, por outro lado, pode desperdiçar um tempo valioso, alienar funcionários ou clientes e destruir a boa vontade em relação à administração ou aos negócios em geral.

APRESENTAÇÕES ORAIS

A apresentação pública é geralmente reconhecida como a mais importante dos vários gêneros de comunicação empresarial oral. Como acontece com todos os tipos de comunicação, o primeiro passo na preparação de um discurso ou comentários públicos é determinar o propósito / objetivo essencial da comunicação. Como observam Hildebrandt, Murphy e Thomas, as apresentações de negócios tendem a ter um de três propósitos gerais: persuadir, informar ou instruir ou entreter. Do propósito surgirão as principais idéias a serem incluídas na apresentação. Essas idéias devem ser pesquisadas exaustivamente e adaptadas às necessidades do público.

As ideias devem então ser organizadas para incluir uma introdução, um corpo ou texto principal e um resumo ou conclusão. Ou, como diz o velho ditado sobre fazer discursos, 'Diga a eles o que você vai dizer a eles, diga a eles e diga a eles o que você disse a eles'. A introdução deve despertar o interesse do ouvinte e estabelecer o tema do restante da apresentação. O corpo principal deve se concentrar em pontos de ênfase. A conclusão deve reafirmar os pontos-chave e resumir a mensagem abrangente que está sendo transmitida.

Os recursos visuais podem ser um componente útil de algumas apresentações. Quer sejam projetados de um PC, exibidos em quadros-negros, quadros-quadro ou flipcharts, os recursos visuais devem ser significativos, criativos e interessantes para ajudar o palestrante a transmitir uma mensagem. A chave para o uso bem-sucedido de recursos visuais é que eles devem apoiar o tema da apresentação, ajudar na transmissão, mas sem prejudicar por serem desleixados, complicados ou mesmo muito divertidos.

Uma vez que a apresentação tenha sido organizada e os recursos visuais selecionados, o palestrante deve ensaiar a apresentação em voz alta e revisá-la conforme necessário para se adequar às limitações de tempo e garantir uma cobertura completa dos pontos principais. Praticar na frente de um espelho ou de um amigo pode ajudar para ganhar confiança. Uma boa apresentação oral incluirá frases de transição para ajudar os ouvintes a avançar pelo material e não será excessivamente longa ou técnica. Também é importante que o palestrante antecipe as perguntas que o público possa ter e inclua essas informações na apresentação ou esteja preparado para respondê-las em uma sessão de perguntas e respostas no final da apresentação. Uma apresentação profissional e agradável é outra chave para uma comunicação eficaz, seja o cenário uma conferência, um banquete, um almoço de feriado ou um retiro de gerência. 'Reconheça que quando você fala em um evento de negócios, você representa sua empresa e seu escritório nessa empresa', afirmou Steve Kaye em Soluções IIE . 'Use o evento como uma oportunidade para promover a boa vontade. Evite reclamações, críticas ou controvérsias. Isso afastará o público e destruirá sua credibilidade rapidamente. Em vez disso, fale sobre o que o público deseja ouvir. Elogie seu anfitrião, honre a ocasião e elogie os participantes. Irradie sucesso e otimismo. '

As apresentações orais podem ser feitas de forma extemporânea (a partir de um esboço ou notas); lendo um manuscrito; ou da memória. A abordagem extemporânea é freqüentemente apontada como um método que permite ao falante fazer contato visual e desenvolver um relacionamento com o público ao mesmo tempo em que transmite informações pertinentes. A leitura de um manuscrito é mais frequentemente utilizada para comunicações mais longas e / ou detalhadas que cobrem muito terreno. A memorização, entretanto, geralmente é usada apenas para discussões curtas e / ou informais.

A apresentação de apresentações orais eficazes exige que o orador considere seu tom, velocidade e volume vocal. É importante incorporar mudanças no tom vocal para dar ênfase e evitar a monotonia. Também é útil variar a taxa de fala e incorporar pausas para permitir que o ouvinte reflita sobre elementos específicos da mensagem geral. Encontrar o volume apropriado também é crucial para o sucesso de uma apresentação. Finalmente, os palestrantes devem ter cuidado para não adicionar palavras ou sons estranhos - como 'um', 'você sabe' ou 'tudo bem' - entre palavras ou frases em uma apresentação.

Elementos não verbais como postura, gestos e expressões faciais também são fatores importantes no desenvolvimento de boas habilidades de comunicação oral. 'Sua aparência externa reflete seu humor interior', confirmaram Hildebrandt, Murphy e Thomas. 'Assim, uma boa postura sugere equilíbrio e confiança; não fique nem com a atenção rígida nem com uma casualidade desleixada sobre o pódio, mas ereto com o peso quase igualmente distribuído em cada pé. ' Alguns movimentos podem ser úteis para prender a atenção dos ouvintes ou para aumentar a ênfase, mas deve-se evitar mudanças ou ritmos constantes. Da mesma forma, os gestos das mãos e dos braços podem ser usados para apontar, descrever ou enfatizar, mas devem ser variados, cuidadosamente cronometrados e adaptados ao público. Finalmente, bons oradores devem fazer contato visual frequente com o público, deixar que sua expressão facial mostre seu interesse nas idéias que estão apresentando e se vestir de maneira apropriada para a ocasião.

Os proprietários de pequenos negócios refletem a população em geral, pois seu entusiasmo por falar em público varia consideravelmente de indivíduo para indivíduo. Alguns empresários gostam dos holofotes e prosperam em ambientes que exigem apresentações públicas (formais ou informais). Outros são menos adeptos de falar em público e evitam ser colocados em tais situações. Mas os consultores de negócios incentivam os empresários a tratar as apresentações públicas e as habilidades de comunicação oral como uma ferramenta potencialmente valiosa para o crescimento dos negócios. 'Você pode contratar um treinador de apresentações ou participar de um workshop sobre apresentações de negócios', aconselhou Kaye. 'Esses serviços podem mostrar como maximizar seu impacto enquanto fala. Na verdade, aprender essas habilidades serve como um investimento de longo prazo em seu futuro como um líder eficaz. '