Independentemente do seu trabalho ou setor, nem sempre há horas suficientes no dia para fazer tudo. Como resultado, você constantemente sente que está sempre atrás. E isso não é bom para sua produtividade ou saúde.
Então, qual é a resposta? Trabalha mais horas?
Não necessariamente. Como Bob Sullivan explicou no CNBC.com, 'a pesquisa que tenta quantificar a relação entre as horas trabalhadas e a produtividade descobriu que a produção do funcionário cai drasticamente após uma semana de trabalho de 50 horas e cai de um penhasco após 55 horas - tanto assim que alguém que trabalha 70 horas não produz nada mais com essas 15 horas extras, de acordo com um estudo publicado no ano passado por John Pencavel, da Universidade de Stanford. '
Em vez de dedicar essas horas extras, você pode se tornar mais eficiente no trabalho concentrando-se no que realmente importa. E você pode começar com isso o mais rápido possível seguindo estas dez dicas simples.
1. Corte a gordura.
Você acaba de receber um projeto importante. Naturalmente, sua mente está disparada com um milhão de pensamentos diferentes sobre por onde começar e o que você precisa para terminar o trabalho a tempo. Como resultado, você começa a criar uma lista de tarefas que é extremamente volumosa.
O problema com essas listas de tarefas fora de controle é que elas são opressivas e impedem que você seja produtivo. Isso porque você está executando várias tarefas e direcionando sua energia para tarefas e atividades sem importância.
Em vez disso, mantenha suas listas de itens a serem enxutas e moderadas, concentrando-se apenas em suas 3 a 5 tarefas mais urgentes, importantes e desafiadoras do dia, também conhecidas como sua Tarefa Mais Importante (MIT). Concentre-se em uma tarefa por vez antes de passar para tarefas menos críticas. Ao fazer isso, você se sentirá mais produtivo e menos ansioso.
Lou Babauta, da ZenHabits, sugere que pelo menos um de seus TMIs deve estar relacionado aos seus objetivos e que você deve trabalhar neles pela manhã. Quer seja em casa ou no escritório, resolva seu TMI logo de manhã.
De acordo com Lou, 'Se você adiá-los para mais tarde, ficará ocupado e ficará sem tempo para fazê-los. Tire-os do caminho, e o resto do dia é um molho! '
2. Meça seus resultados, não seu tempo.
Quando se trata de produtividade, geralmente nos concentramos em quanto tempo algo leva para ser concluído; em oposição ao que realmente realizamos em um dia. Por exemplo, você acabou de passar quatro horas escrevendo um post de 1.000 palavras no blog. Você pode estar um pouco chateado, pois isso tirou uma boa parte do seu dia.
Mas, e se você se concentrasse nas partes menores da postagem do blog? Por exemplo, você dividiu em cinco seções de 200 palavras, formatou-as corretamente, adicionou títulos, executou uma verificação ortográfica e adicionou imagens. De repente, você percebe que realmente completou muito nesse período.
Na verdade, a pesquisa da equipe do Behance descobriu que 'dar importância às horas e à presença física em vez da ação e dos resultados leva a uma cultura de ineficiência (e ansiedade)'.
'A pressão de ser obrigado a sentar em sua mesa até um certo tempo cria uma cultura de fábrica que ignora algumas leis básicas da geração de ideias e da natureza humana: (1) Quando o cérebro está cansado, ele não funciona bem, (2) A geração de ideias acontece em seus próprios termos, (3) Quando você se sente forçado a executar além de sua capacidade, você começa a odiar o que está fazendo. '
Uma maneira de ajudá-lo a medir os resultados em vez do tempo é gerando listas concluídas. Este é simplesmente um registro contínuo de tudo que você concluiu em um dia. Ao manter esta lista, você se sentirá mais motivado e focado, pois poderá realmente ver o que realizou.
Além disso, de acordo com o cofundador do Buffer, Leo Widrich, as listas prontas permitem 'que você reveja seu dia, lhe dá a chance de comemorar suas realizações e o ajuda a planejar com mais eficácia'.
3. Faça um ajuste de atitude.
A equipe da Mind Tools afirma que somos mais eficazes no trabalho quando temos uma 'atitude positiva'.
'Pessoas com boa atitude tomam a iniciativa sempre que podem. Eles ajudam voluntariamente um colega em necessidade, compensam quando alguém está doente e se certificam de que seu trabalho seja feito de acordo com os padrões mais elevados. '
E você nunca os ouvirá dizer que seu trabalho é 'bom o suficiente'. Isso porque eles vão além.
Além disso, uma boa atitude no trabalho o ajudará a definir padrões para seu trabalho, garantir que você esteja assumindo a responsabilidade por si mesmo e tomar decisões mais fáceis, pois se baseiam em sua intuição. “Esse traço admirável é difícil de encontrar em muitas organizações. Mas demonstrar integridade e tomada de decisões éticas pode abrir muitas portas para você no futuro. '
4. Comunique-se, comunique-se, comunique-se.
Independentemente de você ser freelancer, empresário ou funcionário, haverá momentos em que terá que trabalhar com outras pessoas. Como tal, você deve fortalecer suas habilidades de comunicação e colaboração. Ao fazer isso, você eliminará o retrabalho desnecessário e o tempo desperdiçado ao corrigir quaisquer mal-entendidos e falhas de comunicação.
Você pode começar aprimorando suas habilidades de escuta ativa e permanecendo em um tópico ao se comunicar. Por exemplo, ao redigir um e-mail, seja curto e direto. Não coloque muitas informações na mensagem, pois isso só confundirá o destinatário.
5. Crie e siga uma rotina.
“Somos criaturas de hábitos, assim como nossos cérebros. Quando estabelecemos rotinas, podemos realizar as tarefas mais rapidamente, pois não temos que 'pensar' sobre a tarefa - ou nos preparar para ela - tanto, e podemos trabalhar no piloto automático ', diz Hallie Crawford, um coach de carreira certificado, palestrante , e autor.
Para mim, uso uma ferramenta de gerenciamento de calendário online para criar e seguir a seguinte rotina:
6. Automatize mais tarefas.
Quer descobrir o segredo de fazer mais? Reduza a quantidade de decisões que você precisa tomar ao longo do dia. É por isso que Mark Zuckerberg usou a mesma roupa por anos. Na maioria dos dias ele ainda faz. Ele evitou a fadiga. Devo dizer, porém, que tentei fazer isso e foi difícil para meu relacionamento com minha esposa. Certifique-se de encontrar o seu equilíbrio.
“O segredo contra-intuitivo para fazer as coisas é torná-las mais automáticas, de modo que requeiram menos energia”, escreveu Tony Schwartz, presidente e CEO do The Energy Project, na Harvard Business Review.
“Acontece que cada um de nós tem um reservatório de vontade e disciplina, que se esgota progressivamente por qualquer ato de autorregulação consciente. Em outras palavras, se você gastar energia tentando resistir a um biscoito com gotas de chocolate cheiroso, terá menos energia sobrando para resolver um problema difícil. A vontade e a disciplina declinam inexoravelmente com o passar do dia. '
Em outras palavras, construa rotinas e hábitos de forma que você não esteja decidindo. Você está apenas fazendo. Daí porque Zuck usava as mesmas roupas todos os dias. Ao eliminar aqueles tolos ou frívolos, ele poderia concentrar toda a sua energia em decisões de trabalho mais importantes.
7. Pare de multitarefa.
Todos nós acreditamos que somos multitarefas. Na verdade, os humanos simplesmente não são capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo.
'As pessoas não conseguem realizar várias tarefas muito bem e, quando dizem que sim, estão se iludindo', disse o neurocientista Earl Miller. 'O cérebro é muito bom em se iludir.'
Em vez disso, estamos simplesmente mudando nossa atenção de uma tarefa para outra muito rapidamente.
'Mudando de tarefa para tarefa, você pensa que está prestando atenção a tudo ao seu redor ao mesmo tempo. Mas você realmente não é ', disse Miller.
'Você não está prestando atenção em uma ou duas coisas ao mesmo tempo, mas alternando entre elas muito rapidamente.'
Na verdade, os pesquisadores descobriram que podem realmente ver o cérebro lutando durante a multitarefa.
Portanto, da próxima vez que você tiver vontade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, pare. Faça uma pausa e volte a se concentrar na única coisa que precisa ser feita agora. Feito isso, você pode passar para outra coisa.
8. Aproveite sua procrastinação.
Isso pode parecer contraproducente. Mas, há realmente um método para a loucura aqui.
De acordo com a Lei de Parkinson, que recebeu o nome em homenagem ao historiador Cyril Northcote Parkinson, 'Se você esperar até o último minuto, leva apenas um minuto para fazer.'
Pense nisso. Você teve um prazo no trabalho pairando sobre sua cabeça por um mês, mas você acabou de acelerá-lo durante a última semana.
Isso não lhe dá permissão para esperar até a 11ª hora. De acordo com Thai Nguyen do TheUtopianLife.com, oferece 'grande vantagem para a eficiência: impondo prazos mais curtos para uma tarefa ou agendando uma reunião mais cedo'.
9. Alivie o estresse.
Uma vez que o estresse pode causar problemas físicos, emocionais e comportamentais - que podem afetar sua saúde, energia, bem-estar e agilidade mental - não é surpresa que o estresse atrapalhe seu desempenho no trabalho.
A boa notícia é que você pode aliviar o estresse no local de trabalho.
De acordo com a American Psychological Association, 'as estratégias mais eficazes para o alívio do estresse são praticar exercícios ou praticar esportes, orar ou participar de um serviço religioso, ler, ouvir música, passar tempo com amigos ou família, receber uma massagem, sair para passear , meditando ou fazendo ioga, e passando o tempo com um hobby criativo. '
As estratégias menos eficazes, entretanto, 'são jogar, fazer compras, fumar, beber, comer, jogar videogame, navegar na Internet e assistir TV ou filmes por mais de duas horas'.
Outra técnica eficaz de controle do estresse é aumentar o controle antecipado de uma situação. Você pode começar planejando amanhã na noite anterior e mantendo sua rotina. Dessa forma, você sabe o que esperar pela manhã.
10. Faça mais do trabalho que você gosta.
Nem todo mundo tem o privilégio de fazer o que você ama para viver. Mesmo se você estiver perseguindo seus sonhos e seguindo suas paixões, ainda haverá tarefas que você não gosta de fazer. Em qualquer caso, concentre-se mais no trabalho que você realmente gosta de fazer.
Por exemplo, se você é chef, obviamente tem um amor por cozinhar. Em vez de passar seus dias fazendo tarefas administrativas, terceirize ou delegue essas tarefas para que você possa passar mais tempo na cozinha ou no mercado procurando ingredientes frescos.
Ao fazer isso, você se sentirá mais realizado, inspirado, desafiado e produtivo.
