Trabalho remoto há cerca de três anos e aprendi a ser produtivo quando estou em casa e também a gerenciar equipes remotas como fundador de uma empresa. Mas, para ser honesto, demorei muito para descobrir como tornar o trabalho remoto eficaz. Eu estava tão acostumado a ser interrompido em todas as etapas do processo com comunicação em tempo real e e-mail que presumi que era assim que as coisas eram para todos.
Quando eu estava trabalhando sozinho e comecei a diagnosticar o problema de ser interrompido o tempo todo, descobri que a maior parte do meu tempo improdutivo era gasto dando e coletando atualizações de status de todos com quem estava trabalhando. Quanto menos informadas as pessoas - especialmente as que ocupavam cargos de liderança - sobre o que eu estava fazendo, mais e-mails, mensagens de texto e mensagens de chat elas me enviavam. Alguns líderes concordam em não estar por dentro, mas alguns ficam impacientes se não ouvirem de você a cada duas horas. Foi uma perda de tempo para todos.
Então, fiz uma mudança que teve um grande impacto. Comecei a enviar um e-mail todas as segundas-feiras de manhã com o assunto 'Meu plano da semana'. Neste e-mail, gostaria de dizer aos destinatários exatamente quais são meus planos para a semana e perguntar se eles têm alguma dúvida ou algum ajuste que gostariam de fazer em minhas prioridades.
Se parece com isso:
Olá a todos - Minha prioridade esta semana será me concentrar na publicação de postagens em blogs e na finalização de nosso plano de marketing e parceria.
Aqui estão algumas atividades nas quais irei trabalhar:
Publique o artigo 'diretrizes para trabalhar em casa' na intranet.
Crie um rascunho do plano de marketing que discutimos na semana passada, com a intenção de obter aprovação até o final desta semana.
Tenho várias reuniões com nossos parceiros esta semana. Vou enviar um resumo dessas discussões.
Obrigada! Se você tiver alguma dúvida ou quiser ver algum ajuste em minha prioridade, entre em contato.
Obrigada!
- Robbie
Dependendo das atividades daquela semana, eu também incluiria uma seção 'o que terminei na semana passada'. Essa seção se parece com isto:
Na semana passada, consegui publicar a postagem remota do blog, falar com três de nossos parceiros e terminei um bom rascunho de nosso plano de marketing que discutimos na semana passada. Eu esperava ter finalizado o plano de marketing, mas ainda estou esperando Suzy voltar das férias e vou revê-lo com ela quando ela voltar esta semana.
Este é um e-mail útil para enviar aos clientes, mas também é útil internamente. Se você for o fundador ou CEO da empresa, seu e-mail para a equipe seria assim:
Olá a todos - Aqui estão nossas prioridades e orientações para esta semana.
Precisamos aumentar as vendas de nosso estoque excedente. A equipe de marketing pode montar um plano para vender todo o estoque não utilizado que temos em nosso depósito? Se não vendermos em 30 dias, teremos que descartar o estoque.
Nossas campanhas de e-mail estão indo muito bem. Vamos fazer mais deles. Vamos passar de 1 e-mail por semana para 2 e-mails por semana.
Cancele todas as reuniões desnecessárias não relacionadas às metas de vendas nos próximos 30 dias. Estamos em um momento crítico e gostaria que nos concentrássemos nos ajustes que podemos fazer. Sei que alguns de vocês também têm reuniões importantes comigo, mas se não for relacionado a vendas, por favor, reagende o convite por enquanto.
- Robbie
Você também pode pedir à sua equipe para enviar atualizações semanais semelhantes sobre o que eles realizaram e seus planos para a próxima semana.
Quando minha equipe e eu enviamos e-mails como este, clientes e colegas de equipe geralmente adoram. Isso reduz sua ansiedade e lhes dá mais visibilidade sobre o que cada pessoa está focando. Além disso, as interrupções diminuem significativamente porque o destinatário fica seguro de que você está por dentro de tudo e não precisa de um lembrete para trabalhar o tempo todo.
Este único e-mail pode economizar muito tempo para sua empresa.
