Você está contratando assistentes pessoais que Salve seu tempo ou quem lhe custou tempo?
Recentemente, convidei 35 de meus principais clientes de coaching de negócios para um retiro particular em Jackson Hole, Wyoming, onde moro. Estávamos discutindo os vários aspectos da liderança - as maneiras pelas quais os proprietários de negócios podem criar vantagens estratégicas e resultados revolucionários para eles próprios e suas empresas - quando alguém me perguntou sobre gerenciamento de tempo .
Essa pergunta gerou uma conversa animada sobre as melhores maneiras que cada um de nós havia encontrado para aproveitar nosso tempo. E ficou claro que os empreendedores extraordinariamente bem-sucedidos que tínhamos naquela sala estavam perdendo um tempo valioso porque seus assistentes não eram capazes ou capacitados o suficiente para fazer o trabalho exigido deles. Comecei então a falar sobre a importância de contratar assistentes que melhor atendam às suas necessidades - e o que você pode fazer para ajudá-los a ajudá-lo.
Em 25 anos em diferentes empresas e em diferentes cidades, tive assistentes que trabalharam em meu escritório, assistentes que trabalharam remotamente, mas localmente, e assistentes que trabalharam literalmente a mil quilômetros de distância de mim. No processo, descobri que existem realmente quatro níveis de assistentes. E que contratar o tipo certo de assistente é fundamental para aproveitar o seu tempo.
Nível 1: The Gofer
Assistentes neste primeiro nível requerem instruções diretas e supervisão rigorosa. Eles podem mover objetos do ponto A para o ponto B. Eles podem enviar e-mails em seu nome - quando instruídos exatamente sobre o que escrever. Eles podem fazer transcrições e digitalizar documentos e arquivá-los em pastas de acordo com suas instruções. Com gofers, você está dando a eles instruções em cada etapa do caminho
Então você salva algum tempo - afinal, seu serviçal é quem realmente fazendo a tarefa - mas, realmente, você tem que fazer todo o pensamento por eles. O que coloca um limite rígido na quantidade de tempo que você pode realmente aproveitar trabalhando com um serviçal.
Obviamente, esse não é o tipo de assistente pessoal que você deve contratar.
Nível 2: O Assistente Administrativo
Um assistente administrativo ou 'administrador' é alguém que pode lidar bem com muitas tarefas, desde que haja um processo claro definido para eles e essas tarefas estejam dentro dos limites do que eles esperam ou do que estão acostumados a lidar .
A boa notícia é que os administradores são consideravelmente mais autônomos do que os gofers. Os administradores podem realmente ajudar a aproveitar seu tempo, contanto que estejam seguindo processos e procedimentos conhecidos para obter resultados conhecidos. Eles se destacam com tarefas concretas e definidas.
Mas eles têm problemas quando as coisas se tornam ambíguas - quando são solicitados a lidar com tarefas em que o sucesso não é garantido. Eles ficam com medo de bagunçar. Eles ficam com medo de cometer um erro. Porque eles sabem que serão responsabilizados por seus erros. Eles podem ter problemas. Eles estão relutantes em usar seu próprio arbítrio.
Portanto, os administradores podem ajudar a aproveitar consideravelmente mais seu tempo do que os gofers, mas eles se esquivam das tarefas em que a ajuda pode ser mais valiosa.
Nível 3: O Assistente Executivo
Assistentes executivos não se assustam com a incerteza. Eles podem pegar uma tarefa pouco clara e realmente descobrir, dentro de certos limites, como fazê-la funcionar. Eles podem lidar com tarefas que são esboçado em vez de ser projetado para fora.
As atribuições planejadas - os tipos de atribuições com as quais os assistentes administrativos se sentem mais confortáveis - são realmente bem processadas. As etapas necessárias são definidas com antecedência.
Por outro lado, quando você dá a um assistente executivo uma tarefa esboçada, geralmente diz algo como, ' Aqui está o que estou tentando realizar. Aqui estão alguns variáveis em jogo. Aqui estão algumas coisas que você pode levar em consideração . Vocês descobrir o resto . '
O assistente executivo é altamente autônomo; eles só precisam de ajuda para entender o contexto de suas solicitações. Eles precisam de uma certa quantidade básica de informações para ajudá-los a tomar boas decisões em seu nome. Eles precisam que você comunique suas expectativas e preferências.
Por exemplo, quando se trata de viagens, você deseja que eles saibam sob quais condições você gostaria de fazer upgrade para uma classe superior de serviço de avião, que tipo de hotel você gosta e em que tipos de bairros você prefere se hospedar.
Esse contexto também pode ser muito mais profundo. De minha parte, gosto de ter meu assistente executivo dentro da minha caixa de entrada. Em parte, isso é útil porque reduz o número de e-mails que preciso gerenciar: se recebo cem e-mails por dia, diria que meu assistente executivo trata, redistribui ou exclui cerca de cinquenta a setenta deles.
Mas tê-la lá também é útil porque ela vê o contexto do meu negócio. Como ela sabe no que estou trabalhando e com quem, ela pode tomar melhores decisões sobre quem deve marcar reuniões comigo. Por exemplo, se ela perceber que estou trocando muitos e-mails com Joe sobre um projeto específico e, em seguida, Joe solicitar uma reunião e dizer que isso precisa acontecer antes de um determinado prazo, ela pode determinar que o projeto é realmente importante para eu e que a reunião provavelmente também. Portanto, ela tomará a iniciativa de marcar essa reunião para mim e apenas me deixará uma nota informando que, ' Joe disse que realmente precisava se encontrar com você antes desse prazo, então eu o ajustei por meia hora, das 2:45 às 3:15 . '
Assistentes executivos podem realmente ajudá-lo a aproveitar o seu tempo, contanto que você dê a eles um bom contexto.
Nível 4: O Chefe de Gabinete ou O Diretor Executivo
Por fim, temos o chefe do Estado-Maior - ou, nas forças armadas, o oficial executivo. Este assistente é como um COO pessoal para suas atividades de negócios. Eles entendem seus objetivos. Eles sabem quem são todos os jogadores-chave. E eles são capazes de obter resultados por conta própria, tirando grande parte - ou mesmo a maior - da carga administrativa de seus ombros.
Um chefe de equipe tomará a iniciativa e realmente fará o acompanhamento e verificará com seus subordinados diretos em seu nome. Enquanto um assistente administrativo ou executivo pode tomar notas em uma reunião, seu chefe de equipe identificará os itens que precisam ser acompanhados e fará o acompanhamento por conta própria. Seu chefe de equipe se encarregará de circular de volta com Cindy após a reunião para ter certeza de que ela realmente teve uma entrega limpa desses quatro itens e, em seguida, verificar dois dias depois para ver como ela está se saindo neles.
Infelizmente, a maioria das pessoas contrata serviçais e assistentes administrativos - pessoas que só podem ajudar em tarefas claramente definidas. Mas, como proprietários de empresas, a maioria de nós não é muito orientada para o processo; vivemos em um mundo que é mais confuso. E, portanto, realmente precisamos, no mínimo, de um assistente executivo que possa lidar com situações mais ambíguas.
E, embora os chefes de equipe sejam excelentes, normalmente você só os encontrará em empresas de médio porte e grandes. Se você tiver uma empresa menor, provavelmente terá um chefe de equipe em sua equipe, mas eles não serão atribuídos exclusivamente a você. Em vez disso, eles podem comandar suas operações ou, se seu negócio for um pouco maior, eles podem ser o seu COO.
E é importante observar também que esses títulos são arbitrários. Muitas pessoas com o título de 'Assistentes Executivos' são, na verdade, apenas serviçais. E muitas pessoas que são contratadas como serviçais realmente têm um desempenho no nível de assistente executivo. (Este último é particularmente comum no mundo do entretenimento.)
Portanto, ao pensar em contratar seu próximo assistente, considere que tipo de assistente você precisa. E, seja o que for que você decidir, certifique-se de pesquisar essas qualidades durante as entrevistas.
Finalmente, uma dica profissional bônus: contrate alguém com um pouco mais de capacidade do que você acha que vai precisar. Afinal, você quer que sua empresa cresça, não é?
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