Enquanto ainda não estamos controlando robôs humanóides do conforto de nossas casas, como os personagens do filme de 2009 Substitutos , cada vez mais nossas interações diárias - profissionais e pessoais - são realizadas por meios virtuais.
À medida que os proprietários de negócios adotam os eventos virtuais como um método de baixo custo para atingir uma miríade de objetivos, incluindo webinars, treinamento e conferências, é importante garantir que a comunicação eficaz não seja trocada por economia no resultado final. Embora seja improvável que uma reunião virtual substitua completamente a necessidade de os empresários se encontrarem pessoalmente, sua facilidade de adoção e conveniência podem servir para aumentar a produtividade de sua empresa. No entanto, as reuniões virtuais não são ideais para todas as situações, portanto, saber quando e como utilizar essa tecnologia é vital.
Donna Dennis, presidente da Leadership Solutions Consulting e criadora e facilitadora do American Management Association seminário de três dias em Principais equipes virtuais e remotas , diz que a tecnologia passou a ser o foco principal; em algum lugar entre os BlackBerries das pessoas e o e-mail, muitos líderes perderam os relacionamentos de vista. 'Agora o foco está no gerenciamento de tarefas, relacionamentos e tecnologia', diz Dennis, que desenvolve mais em seu próximo livro Gestão do Conhecimento e E-Learning.
Lee E. Miller, treinador influente e autor de UP: Influência, Poder e a Perspectiva U: A Arte de Conseguir o Que Você Quer , acrescenta, 'O maior erro que as pessoas cometem é presumir que influenciar quando você está se encontrando cara a cara é o mesmo que influenciar quando você está interagindo virtualmente. Não é. As regras são diferentes porque as pessoas respondem de maneira diferente quando estão interagindo virtualmente. '
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a conduzir uma reunião virtual de sucesso.
5 dicas para conduzir uma reunião virtual: como se preparar
'A primeira coisa que fazemos antes de decidir quais tecnologias e software serão necessários é decidir quem é o público participante e quais informações estão sendo compartilhadas', diz Drew Bowers, psicólogo pesquisador do Grupo de Fatores Humanos do Instituto de Pesquisa da Universidade de Dayton. 'Descobrimos que é melhor para os apresentadores projetar seus dados ou apresentação de acordo com o ambiente em que estarão apresentando, ou escolher o melhor ambiente para representar os dados que possuem.' Bowers diz: 'Você não pode simplesmente pegar uma apresentação que você fez na frente de um público ao vivo em uma conferência e jogá-la em um monitor de vídeo para uma audiência virtual e esperar os mesmos resultados, porque você está limitado, até certo ponto , em como você pode interagir com seu público virtual.
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Dennis ressalta que, ao programar uma reunião em um local físico, você pode ser mais casual quanto à agenda da reunião e ao fornecimento de materiais. Você também tem a vantagem de deixar os participantes informados no corredor, na máquina de café, etc. No entanto, uma reunião virtual bem-sucedida exige uma preparação muito mais inicial. Colaric recomenda que as reuniões virtuais sejam planejadas com bastante antecedência. 'Envie a pauta com antecedência, crie recursos visuais para reforçar sua mensagem e encaminhe-os a todos antes da reunião, convide os membros de cada equipe que precisam estar envolvidos', diz ela.
Além disso, certifique-se de enviar informações de login (códigos de acesso, URLs e números de chamada) com pelo menos um dia de antecedência para que os participantes possam testar se há downloads de software necessários. Você também pode pedir aos participantes que façam login pelo menos 15 minutos antes do início do teste de conectividade, sugere Laura Stack, autora e presidente da The Productivity Pro, uma empresa de treinamento em gerenciamento de tempo. 'Faça a chamada e verifique se tudo está funcionando. Reveja a linha do tempo. Forneça um método para entrar em contato com você offline, caso um membro do painel encontre problemas, diz Stack.
Observação: Se você estiver hospedando um único apresentador com um grande público sintonizado, é uma boa ideia ter um facilitador designado para auxiliar o apresentador principal. O facilitador pode apoiar os participantes com problemas técnicos, bem como monitorar quaisquer perguntas do chat que surjam. Fazer o apresentador tentar ler as perguntas do chat diminui o fluxo da apresentação.
Dig Deeper: nova ferramenta de videoconferência do iMeet
5 dicas para conduzir uma reunião virtual: ferramentas técnicas e requisitos
A beleza da tecnologia de reunião online é que até mesmo a operação mais recente e básica pode usá-la. Tudo o que é necessário é uma conexão com a Internet, áudio (dos alto-falantes do computador, microfone ou telefone) e uma webcam (independente ou integrada ao seu monitor / laptop). Grupos maiores também podem precisar de uma tela de projeção ou monitor de TV grande.
Ao escolher um serviço, pense 'pequeno', diz Susan Colaric, vice-presidente assistente de Tecnologia Instrucional da Saint Leo University em Saint Leo, Flórida. “As webconferências mais eficazes são aquelas que usam apenas a tecnologia necessária. KIS-; mantê-lo simples-; é a melhor maneira de fazer com que as pessoas se concentrem em sua mensagem e não na tecnologia. ' Alguns produtos da web online incluem Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting e WebEx .
Os empreendedores também precisam estar cientes de que nem todos os sistemas de videoconferência funcionam juntos. Evite o constrangimento de atrasos e falhas técnicas testando a conectividade de todos os locais antes da reunião. 'Tentar usar um sistema de vídeo analógico em uma extremidade e um sistema digital na outra pode causar uma infinidade de problemas, e até mesmo a conferência digital para digital pode ser problemática se um programa de software mais antigo precisar de uma atualização antes de poder' falar com 'um programa mais recente', diz Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: reuniões virtuais
5 dicas para conduzir uma reunião virtual: mantenha o foco
Rick Maurer, autor de Além da Parede da Resistência e Por que você não quer o que eu quero? aconselha os usuários a remover distrações. A vantagem das reuniões virtuais é a capacidade de realizá-las em quase qualquer lugar-; a desvantagem das reuniões virtuais é também a capacidade de realizá-las em quase qualquer lugar. Os participantes da reunião online podem ligar ou fazer login na cafeteria local, saguões de aeroportos, escritórios domésticos, etc. Para minimizar o ruído de fundo ou 'ruído da estrada' (você não quer que seu filho, animal de estimação ou telefones tocando se tornem o foco), você pode opte por 'silenciar todos os participantes e apenas responder a perguntas por meio da caixa de bate-papo', diz Stack.
Maurer também desaconselha a tentativa de espremer várias coisas em uma única reunião. 'Mantenha o foco em um ou dois tópicos. Se você precisar cobrir mais itens, dê às pessoas tempo para se alongar, ir ao banheiro ou repor o café. Mantenha cada segmento da reunião curto - não mais do que 30 minutos. '
Observação: Camisas listradas não transmitem bem para a câmera, nem joias grandes e brilhantes. Ambos podem distrair visualmente. Tente manter os movimentos do corpo ao mínimo, pois o movimento excessivo pode prejudicar a qualidade do vídeo.
Dig Deeper: Reunião na Web: Quais ferramentas usar?
5 dicas para conduzir uma reunião virtual: etiqueta
“A chave para uma videoconferência ou reunião de conferência por telefone bem-sucedida é lembrar que você está em uma reunião”, enfatiza Colaric. 'Dê toda a sua atenção aos participantes, como faria se estivesse na mesma sala. Não se distraia com e-mail, navegação na Web ou mensagens de texto. Tente não comer ou beber, para estar preparado caso as perguntas sejam dirigidas a você. '
Uma boa regra de ouro? Colaric diz: 'Sempre suponha quando você entrar na sala que os microfones já estão ligados em outros locais! Isso ajuda a evitar que qualquer conversa estranha antes da reunião seja transmitida quando você não pretendia. '
Ela também aponta que as reuniões de videoconferência devem, na verdade, ocorrer em um ritmo um pouco mais lento do que uma reunião normal devido a um atraso de dois a três segundos para a maioria dos sistemas se comunicarem. Se você estiver liderando a reunião, certifique-se de que haja pausas suficientes após fazer uma pergunta. Se você for um participante, traga atenção para si mesmo antes de se dirigir ao grupo, sinalizando com a mão ou dizendo 'pergunta' ou 'comentário' e depois espere alguns segundos antes de continuar. '
Os participantes também devem fazer contato visual, olhando para a câmera. Isso tornará a conversa entre os participantes mais natural. A seguir, uma rápida folha de dicas sobre etiqueta:
As 8 coisas a fazer na etiqueta de videoconferência
Seja cortês com os outros participantes
Fale claramente
Mantenha os movimentos do corpo mínimos
Mova-se e gesticule devagar e naturalmente
Mantenha contato visual olhando para a câmera
Vista-se apropriadamente
Faça a sessão animada
Seja você mesmo e divirta-se!
Os 7 Não Fazer na Etiqueta de Videoconferência
Não faça sons que distraiam
Não grite
Não faça movimentos que distraiam
Não interrompa os outros alto-falantes
Não mantenha conversas paralelas
Não use joias 'barulhentas'
Não cubra o microfone
Fonte: Escritório de Tecnologia da Informação da Universidade St. Leo
Observação: Se sua empresa dong globalmente, verifique sites como executiveplanet.com e kissbowshakehands.com para recursos sobre etiqueta empresarial internacional.
Aprofunde-se: o caso e o plano para a empresa virtual
5 dicas para conduzir uma reunião virtual: engajando os participantes
Dennis diz que há uma tendência nas reuniões virtuais de se lançar diretamente na tarefa, o que pode afetar negativamente a construção de relacionamentos. Ela recomenda quebrar o gelo percorrendo a sala 'virtual' e pedindo a todos que se apresentem e compartilhem algo sobre seu fim de semana, ou falem sobre algo que estão ansiosos, para adicionar um elemento social ao processo. 'Tudo o que você pode simular em encontros cara a cara é bom.'
Stack diz para encorajar os participantes a enviarem suas perguntas sobre o tópico antes do início do programa. Ela também recomenda outros métodos para manter o público envolvido durante o webinar, como fazer uma votação ou fazer uma pergunta e pedir respostas via chat.
Colaric sugere fazer perguntas com freqüência para envolver participantes remotos e para manter uma conexão pessoal. Mas, ela enfatiza, seja explícito em suas perguntas. 'Faça uma pergunta específica a uma pessoa específica. Fazer perguntas abertas a um grande público remoto geralmente resultará em 'ar morto' e, em seguida, várias pessoas falando ao mesmo tempo. '
Dig Deeper: Como uma empresa virtual se comunica
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