'Muitas reuniões' e 'Muito tempo perdido em reuniões improdutivas'. Quando uma empresa luta com o baixo envolvimento dos funcionários, você invariavelmente encontrará uma dessas reclamações no topo da lista.
Parecem reclamações sobre reuniões, mas, na verdade, são afirmações sobre se sentir desrespeitado.
Quando alguém diz que está participando de muitas reuniões, está dizendo que as pessoas que convocam essas reuniões não estão prestando atenção a todos os outros trabalhos importantes em seu prato. O funcionário vai a mais reuniões do que sua carga de trabalho permite, forçando-o a roubar tempo dos intervalos, férias e famílias para que possam fazer o trabalho que devem concluir para receber seu salário.
Quando alguém reclama de perder tempo em reuniões * improdutivas *, está dizendo que o líder da reunião não respeitou a equipe o suficiente para planejar uma reunião produtiva. Um líder apressado pode alegar que simplesmente não teve tempo para traçar um plano para a reunião, o que torna tudo pior porque agora está muito claro que o tempo do líder é precioso, mas é aceitável desperdiçar o de todos os outros.
Organizações de alto desempenho realizam as reuniões certas com as pessoas certas no momento certo. Eles respeitam o tempo que os funcionários investem em reuniões e garantem que seja aproveitado de forma produtiva.
Começar e terminar no horário é importante, assim como compartilhar o tempo de maneira justa. Talvez mais importante, os líderes atenciosos trabalham para agendar reuniões que minimizem a interrupção de outros trabalhos e evitem incomodar participantes desnecessários.
Aqui estão cinco maneiras de construir respeito em como você agenda reuniões.
1. Agende reuniões em tempos de transição naturais para minimizar o tempo de troca de tarefas.
O agendamento eficaz melhora o foco durante as reuniões, reduz os custos de troca de tarefas e aumenta o tempo de foco produtivo para outros trabalhos. A alternância de tarefas é o tempo que leva para desviar sua atenção de uma tarefa para outra e obter o foco novamente. A penalidade de tempo de troca de tarefa pode ser drenada de 10 a 50 minutos extras por dia.
As reuniões acontecem logo no início da manhã, logo antes do intervalo do meio-dia, e no final do dia se alinham com os horários em que o trabalho já está naturalmente interrompido. Isso cria apenas uma, em vez de duas, interrupções de troca de tarefas para cada reunião.
2. Agende reuniões com tempo adequado para se preparar.
Para manter o tempo da reunião produtivo e focado, todos precisarão vir preparados. Eles precisarão de tempo para revisar a agenda, ler quaisquer relatórios e considerar as perguntas que farão.
As reuniões marcadas com pelo menos dois dias de antecedência dão às pessoas tempo para virem preparadas.
3. Reserve um tempo entre as reuniões para as transições.
Reuniões produtivas começam no horário, o que se torna impossível quando as pessoas não têm tempo para sair de uma reunião e ir para a próxima.
Em dias com várias reuniões, agendar reuniões para terminar pelo menos 10 minutos antes do início da próxima reunião garante que as pessoas tenham tempo para uma transição tranquila. É tempo suficiente para fazer uma rápida ida ao banheiro e retornar algumas mensagens urgentes, o que faz uma grande diferença na capacidade de todos de se concentrar.
4. Bloquear dias inteiros ou meios dias como tempo 'Sem Reunião'.
Indivíduos de alto desempenho bloqueiam regularmente o tempo para o trabalho que desejam fazer. Conhecido como bloqueio de tempo, você pode multiplicar esse benefício por todo o grupo com um tempo designado de foco livre de reuniões.
Isso permite que todos saibam que podem contar com várias horas consecutivas para realizar o trabalho individual a cada semana, tornando mais fácil o planejamento, reduzindo a ansiedade e aumentando a produtividade. Isso é especialmente importante para trabalhadores do conhecimento que precisam de grandes períodos ininterruptos para fazer seu melhor trabalho e 'entrar no fluxo'.
Por exemplo, nossa equipe sai terça e sexta-feira livre de reuniões.
5. Torne as reuniões opcionais.
Finalmente, a maneira mais simples de respeitar o tempo de todos é respeitar seu julgamento sobre a melhor forma de usar esse tempo. Se sua equipe achar que há muitas reuniões, diga a eles que podem cancelar qualquer reunião que considerem desnecessária para seu trabalho.
E, se eles sentirem que uma reunião não é produtiva, adote 'a lei dos dois pés'. Isso faz com que seja normal sair silenciosamente de uma reunião quando você percebe que não é um bom uso do seu tempo.
Se sua organização se esforça para manter reuniões improdutivas fora do calendário, implementar apenas algumas dessas dicas como políticas enviará uma mensagem poderosa de respeito. Ao trabalhar para agendar reuniões que respeitem o tempo de todos, você se beneficiará por ter funcionários mais engajados e leais que colocarão esse tempo para trabalhar para você.
