Nota do editor: a colunista da Inc.com Alison Green responde a perguntas sobre o local de trabalho e questões de gestão - tudo, desde como lidar com um chefe microgerenciador sobre como conversar com alguém de sua equipe sobre o odor corporal.
Um leitor escreve:
Tenho um funcionário extremamente detalhado em todos os aspectos. Isso pode ser ótimo em alguns casos, mas sempre que ela fala (em uma reunião ou apenas um a um), ela é extremamente prolixo. Ela geralmente dirá a mesma coisa de três maneiras diferentes e, em seguida, resumirá. Seus e-mails e projetos escritos são romances.
Acho que ela não tem consciência do problema; muitas vezes, antes de uma reunião, quando todos concordamos em ser breves, farei minha parte (na esperança de ser um exemplo), mas ela não percebe.
Minha principal preocupação é que as pessoas realmente a desliguem enquanto ela continua a falar. Eu quero que ela tenha sucesso, então eu realmente quero dar a ela o feedback e as ferramentas de que ela precisa. Sei que ela é assim e não tenho certeza se isso pode ser mudado. Você tem algum conselho?
Respostas verdes:
Você está absolutamente certo de que esse hábito a impedirá profissionalmente; quanto mais alto ela sobe na escada e quanto mais está na frente dos gerentes de nível superior, mais importante se tornará para ela destilar uma mensagem ao seu essencial e transmiti-la de forma rápida e concisa.
Supondo que o resto do trabalho dela seja bom - e, portanto, vale a pena investir seu tempo a curto prazo para ajudá-la a melhorar nesta área - eis o que sugiro:
1. Sente-se com ela e diga que deseja ter uma conversa séria com ela sobre um hábito de trabalho. Explique que transmitir informações de forma mais concisa não é apenas uma preferência de estilo; é uma necessidade de negócios e é algo em que você precisa que ela trabalhe ativamente. Diga a ela que você está preocupado com o fato de que isso a tenha impactado profissionalmente e continue a ter impacto, e que o trabalho dela é bom e merece que as pessoas prestem atenção a ele, mas não o farão se ela não encontrar uma maneira de se comunicar mais concisamente.
2. Dê a ela orientações específicas. Não é suficiente apenas dizer 'mantenha as coisas mais curtas', porque seu medidor de calibração está desligado. Ela não pode dizer quando algo é muito longo. Então você precisa soletrar. Por exemplo, você pode dizer a ela que nenhum memorando deve ter mais do que uma página e que cada um deve ser escrito principalmente em marcadores, o e-mail não deve ter mais do que três parágrafos curtos e as apresentações não devem ter mais do que X minutos; ela deve observar quanto tempo os outros falam nas reuniões e não falar mais do que ela mesma.
3. Treine-a ativamente para a frente. Por exemplo, quando você atribuir a ela um projeto escrito, dê a ela uma contagem máxima de páginas no início. Se ela está preocupada em não conseguir incluir todas as informações que ela acha que deveriam ser incluídas, converse com ela. Ao ouvir que ela está preocupada em não caber, explique por que X é importante incluir, mas Y não. Explique que os tomadores de decisão de alto nível especificamente não quer toda a informação. Eles querem conclusões e conclusões de alto nível e podem confiar que isso foi apoiado por pensamento e pesquisa antes de chegar a eles para que eles não tenham que gastar seu tempo nessa parte. Algumas pessoas realmente não percebem isso e sentem que seu trabalho não terá credibilidade ou parecerá incompleto se não incluírem todos os detalhes relevantes sobre o tópico.
4. Não confie em ela pegando dicas , como você pedir no início da reunião que todos sejam breves ou ser breve como um exemplo. Isso não está funcionando, então você precisará ser mais explícito. Em vez disso, você pode dizer em uma reunião: 'Jane, você poderia nos dar uma visão geral de um minuto de X?' Ou quando são apenas vocês dois, 'Isso é mais do que eu preciso; Espero que você tenha os detalhes cobertos sem que eu precise estar por dentro. Quais são as partes sobre as quais você precisa de minha opinião? '
5. E por último, certifique-se de dar feedback ao longo do caminho , seja 'O início de sua apresentação na teleconferência foi ótimo, mas acho que você começou a perder pessoas quando falou sobre os detalhes de como o novo software funcionará' ou 'Este memorando é um ótimo exemplo de como você está colocando em prática o que sobre o que conversamos e adorei como você transmitiu todas as informações de alto nível de uma maneira fácil de ler. '
Se você está disposto a investir algum tempo para fazer isso, verá uma mudança real nos próximos meses ou não. Se não o fizer, a falta de melhoria pode significar que ela terá menos ou nenhuma oportunidade de apresentar antes da alta administração, ou que ela nunca será sua primeira escolha para projetos de alto perfil, ou que isso afeta sua capacidade de progredir no organização. Ou pode significar apenas que você terá que continuar enviando projetos de volta para ela com instruções para encurtá-los.
Quaisquer que sejam as consequências prováveis, converse com ela sobre elas explicitamente para que ela tenha certeza de qual troca está fazendo. Mas, com alguns meses de treinamento focado nisso, acho que você tem uma boa chance de ajudá-la a melhorar significativamente.
Quer enviar sua própria pergunta? Enviar para alison@askamanager.org .
