Os e-mails são o documento mais comum no mundo dos negócios. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos que os destinatários precisam se esforçar para descobrir por que estão lendo o e-mail e o que devem fazer a respeito.
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Este é um método infalível para escrever e-mails que realizam o trabalho.
1. Tenha uma decisão específica em mente.
O objetivo de um e-mail é sempre para fazer com que o (s) destinatário (s) tomem uma decisão de algum tipo. Caso contrário, por que se preocupar em escrevê-lo?
Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: exatamente que decisão eu quero que o destinatário tome?
Como acontece com todos os textos de negócios, imprecisão é o oposto de útil. Quanto mais claro for o objetivo, mais convincente será o seu e-mail.
2. Comece escrevendo sua conclusão.
Sua conclusão é uma declaração da decisão que você deseja que o destinatário tome, com base no conteúdo do seu e-mail.
Na escola, eles provavelmente ensinaram você a começar com uma introdução e terminar com uma conclusão. Errado.
Ninguém no mundo dos negócios tem tempo para divagar no desenvolvimento de uma ideia. Se você não contar a eles o motivo do e-mail imediatamente, é provável que eles simplesmente sigam em frente.
Então você começa com sua conclusão. Por exemplo, suponha que seu objetivo seja fazer seu chefe aprovar uma academia interna.
ERRADO:
Jim,
Como você sabe, o absenteísmo de funcionários é geralmente reconhecido como um problema contínuo com forte impacto financeiro, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossos setores. [yada, yada, yada] Portanto, devemos considerar a alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede.
DIREITO:
Jim,
Quero que aprove a instalação de uma academia interna.
3. Estruture seu argumento de apoio em 'pedaços digeríveis'.
Depois de declarar sua conclusão, reúna os argumentos que apóiam sua conclusão (ou seja, a decisão que você deseja tomar). Para tornar seus argumentos 'digeríveis', divida-os em pequenos 'pedaços' e apresente cada ponto com um formato e estrutura de frase semelhantes.
ERRADO:
De acordo com um relatório governamental publicado recentemente, a aptidão física em grupo é extremamente importante, embora muito poucas empresas realmente demonstrem um compromisso com ela! Muitas empresas identificam a aptidão física como um ativo competitivo subvalorizado, mas não têm um plano de melhoria nessa área, embora a aptidão física esteja fortemente ligada ao sucesso econômico e pessoal corporativo e individual. Acho que, se não resolvermos a questão da aptidão física, pois ela aumenta a produtividade no local de trabalho, seremos deixados para trás.
DIREITO:
Uma academia interna irá:
- Reduza o absenteísmo.
- Aumente a produtividade geral.
4. Reforce cada argumento com evidências.
Já foi dito que todo mundo tem duas coisas: um esfíncter e uma opinião. A menos que você forneça fatos que apóiem seus argumentos, seu e-mail se torna um gigante, opinião e, portanto, aos olhos do destinatário, você provavelmente vai parecer um gigante ... bem ..., você entendeu .
ERRADO:
Uma academia interna reduzirá o absenteísmo, porque então as pessoas vão querer ir trabalhar em vez de ficar em casa e não ficarão doentes tanto.
DIREITO:
- Reduza o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa do National Health Institute com 1.000 empresas, as empresas com academias internas experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não dispõem dessas instalações.
5. Repita sua conclusão como um 'apelo à ação'.
No final do e-mail, reafirme a conclusão de uma forma que forneça ao destinatário a próxima etapa que o destinatário deve dar, supondo que o destinatário agora concorde com sua conclusão, com base na força de seus argumentos e evidências. Mantenha-o simples e específico.
ERRADO:
Agradecemos muito seu apoio a este projeto.
DIREITO:
Se você responder a este e-mail com sua aprovação, darei início ao processo.
6. Coloque um benefício na linha de assunto.
Sua linha de assunto (também conhecida como 'título') é a parte mais importante de um e-mail, e é por isso que você o escreve por último, depois de escrever sua conclusão e os argumentos e evidências que apóiam essa conclusão.
Idealmente, uma linha de assunto deve cumprir duas tarefas importantes: 1) interessar o destinatário o suficiente para que o e-mail seja aberto e lido e 2) sugerir a conclusão que você deseja que o destinatário aceite.
Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar as duas tarefas é encapsular um benefício (ou benefícios) que resultará da decisão que você gostaria que o destinatário tomasse.
ERRADO:
Assunto: O impacto na saúde de programas internos de condicionamento físico para funcionários
DIREITO:
Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo
Para finalizar, aqui estão os dois e-mails:
ERRADO:
Para: Jim@Acme.com
Assunto: O impacto na saúde de programas internos de condicionamento físico para funcionários
Jim,
Como você sabe, o absenteísmo de funcionários é geralmente reconhecido como um problema contínuo com forte impacto financeiro, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossos setores. Uma academia interna reduzirá o absenteísmo, porque então as pessoas vão querer ir trabalhar em vez de ficar em casa e não ficarão doentes tanto. Portanto, devemos considerar alocar dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede. Agradecemos muito seu apoio a este projeto.
Jill
DIREITO:
Para: Jim@Acme.com
Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo
Jim,
Quero que aprove a instalação de uma academia interna. Isso vai:
- Reduza o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa do National Health Institute com 1.000 empresas, as empresas com academias internas experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não dispõem dessas instalações.
- Aumentar a produtividade. Temos 50% a mais de absenteísmo do que outras empresas em nosso setor, portanto, reduzir esse número em 20% aumentará automaticamente nossa produtividade em 10%.
Se você responder a este e-mail com sua aprovação, darei início ao processo.
Jill
Sério, qual dos dois e-mails VOCÊ acha que tem mais probabilidade de adiantar sua agenda?
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