PER DIEM ALLOWANCES

O termo 'per diem' significa 'diariamente'. Em um ambiente de negócios, o termo passou a significar as taxas diárias que os funcionários usam para despesas incorridas durante viagens em atividades relacionadas a negócios. Essas taxas podem variar dependendo se o funcionário viaja em sua área residencial, fora de casa ou internacionalmente. A ajuda de custo diária é a quantia dada a um viajante para cobrir despesas como hospedagem, alimentação e entretenimento em conexão com o desempenho de funções de serviço para uma empresa.

Normalmente, o departamento de recursos humanos de uma organização estabelecerá tarifas diárias para reembolso de despesas de viagens de funcionários, bem como políticas para o envio de formulários de despesas de viagens e para documentar todas as despesas aprovadas. Os valores das diárias são normalmente definidos com antecedência. Os funcionários geralmente podem reivindicar despesas reais incorridas ou usar taxas diárias estabelecidas ou combinar esses métodos. Por exemplo, o funcionário pode reivindicar uma diária para refeições e custos reais de hospedagem, desde que as despesas de hospedagem não excedam o valor da diária para hospedagem.

DEFINIÇÃO DE TAXAS POR DIEM

As taxas diárias são estabelecidas para uma série de áreas, incluindo viagens aéreas domésticas, viagens aéreas internacionais, hospedagem, aluguel de carros, vans e caminhões, outros transportes, refeições e entretenimento, uso de telefone, despesas diversas reembolsáveis e não reembolsáveis e viagens seguro. As empresas também podem especificar agências de viagens e programas preferenciais e estabelecer políticas para o pagamento de despesas de viagem e diárias.

As empresas que não definem suas próprias taxas podem usar valores diários com base nas regulamentações federais de viagens dos EUA. Os valores das diárias variam de acordo com a cidade. As taxas diárias de refeição nos EUA são definidas todo mês de janeiro. As taxas diárias de refeições estrangeiras são emitidas mensalmente. As organizações normalmente farão uma taxa de per diems para menos de um dia inteiro de viagem. Os regulamentos do IRS e os requisitos de relatórios que regem as diárias variam. Para funcionários, se a diária solicitada exceder a diária federal para o local e a duração da viagem fornecidos, o valor excedente é considerado renda declarável e é adicionado ao W-2 do funcionário. Para contratantes independentes, os pagamentos diários feitos a esses indivíduos são renda declarável e serão relatados no Formulário 1099M.

É importante para uma empresa estabelecer valores claros de diárias e políticas de viagens antes que os funcionários sejam contratados e comecem a viajar para a empresa. Por exemplo, uma empresa deve decidir se irá reembolsar as ligações telefônicas pessoais dos funcionários durante a viagem, se irá reembolsar os funcionários pelo uso de telefones aéreos, etc. Outras decisões incluem taxas de conversão de moeda para viagens internacionais, transporte terrestre (táxi, ônibus, metrô, etc.), taxas do health club do hotel, lavanderia / lavagem a seco / prensa de terno, entrega noturna / postagem, estacionamento e pedágios, gorjetas e taxas de visto / passaporte / consulado.

Como uma vantagem para os funcionários, algumas empresas consideram pagar por serviços extras para recompensar, motivar ou reter funcionários em mercados de trabalho apertados. Alguns itens diários a serem considerados podem incluir: taxas de associação de clube de avião, taxas anuais para cartões de crédito pessoais, cabeleireiros, itens de roupas ou de higiene, taxas de clube de campo, despesas relacionadas a férias ou dias pessoais antes, durante ou depois de uma viagem de negócios, taxas de golfe, bagagem e pastas, revistas, livros, jornais, materiais de leitura pessoal, frigobar, bebidas alcoólicas, filmes (incluindo filmes internos e a bordo do hotel), manutenção / ajustes de rotina de automóveis pessoais, hospedagem para animais de estimação, aluguel atualizações de carros, saunas, massagens, engraxate ou taxas de cheque de viagem nos EUA.

EXEMPLOS POR DIEM

O Per Diem, Travel and Transportation Allowance Committee existe para garantir que regulamentos uniformes de viagens e transporte sejam emitidos para membros dos sete ramos das Forças Armadas dos EUA (Exército, Marinha, Força Aérea, Corpo de Fuzileiros Navais, Guarda Costeira, Administração Oceânica e Atmosférica Nacional, e Serviço de Saúde Pública). O objetivo desses regulamentos é o reembolso justo e equitativo dos membros uniformizados e do pessoal civil.

O Governo dos Estados Unidos, por meio do Departamento de Estado dos Estados Unidos, fornece valores de auxílio per diem para viagens em áreas estrangeiras em vez de reembolso para despesas reais de subsistência. Os subsídios são fornecidos aos funcionários e dependentes elegíveis para despesas diárias enquanto em status de viagem temporária nas localidades listadas em negócios oficiais fora de um cargo ou atribuição oficial. As taxas estabelecidas são valores máximos. De acordo com os regulamentos de viagens implementados pela Administração de Serviços Gerais e agências federais individuais, os funcionários responsáveis pela autorização devem reduzir as taxas máximas conforme necessário para manter um nível de pagamento consistente com as despesas de viagem necessárias. Valores separados são estabelecidos para hospedagem e alimentação, além de despesas adicionais de viagem. O valor máximo de hospedagem destina-se a cobrir substancialmente o custo de hospedagem em instalações adequadas, adequadas e com preços moderados. A parte com refeições e despesas acessórias destina-se a cobrir substancialmente o custo das refeições e despesas de viagens acessórias, como lavanderia e lavagem a seco.