Existem muitos motivos para as empresas gerenciarem arquivos eletrônicos e digitalizarem seus documentos. Criar uma estrutura para organizar e compartilhar informações é um benefício; assim como a redução de papel, a criação de trilhas de auditoria, a garantia da conformidade regulatória e a facilitação da colaboração interna e externa. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) ajudam as empresas a digitalizar, armazenar, gerenciar e rastrear documentos, objetos de dados e imagens eletronicamente. Quer sejam chamados de sistemas, software ou soluções, as ofertas de DMS vêm com uma variedade de recursos e etiquetas de preços. Nós criamos algumas das melhores categorias para ajudá-lo a classificar o que pode ser uma gama confusa de opções.
Em nossa revisão, encontramos uma variedade de ofertas. Alguns sistemas se concentram em habilitar armazenamento, pesquisa, segurança e incluem algumas funções de revisão e compartilhamento de documentos. Outros vão além do DMS, fornecendo uma infinidade de sinos e assobios (e plug-ins) para uma gama de recursos, como criação de fluxo de trabalho, gerenciamento de tarefas, colaboração, regras automatizadas e muito mais.
Dada a abundância de opções, determinar o sistema certo pode ser assustador. Conversamos com Jennifer Pankow, Gerente de Sucesso do Cliente, SHI International Corp., que ajudou a simplificá-lo: 'A partir de uma decisão de negócios, pergunte-se' O que isso me traz que ajuda a melhorar meu negócio ou atender a uma necessidade crítica? ' É para isso que ajudamos os clientes a encontrar e mapear uma solução. Em vez de pensar 'Preciso de DMS', pergunte: 'O que preciso fazer?' Em seguida, restrinja sua seleção para qual solução faz isso, e quais peças faz. '
Outra questão a considerar é: Onde quero que meus arquivos sejam armazenados? Existem três tipos de DMS: nuvem, local e híbrido.
Nuvem: Com este serviço, seus documentos ficam na nuvem do fornecedor - prontos para acesso móvel a qualquer hora e em qualquer lugar que você tenha internet. O armazenamento pode ser limitado pelo seu contrato (embora a maioria dos serviços ofereça uma variedade de níveis de armazenamento e preços associados), mas geralmente é uma opção acessível que inclui gerenciamento de sistema e atualizações, e o backup dos arquivos é feito na nuvem.
Na premissa: Esta opção permite mais personalização, já que o DMS fica em seu servidor, e você não está limitado ao armazenamento em nível de contrato. Mas o custo inicial pode ser intimidante, a manutenção de TI pode ser extra e você precisará implementar um protocolo de backup para o caso de o servidor cair.
Híbrido: Essa combinação de local e nuvem pode permitir flexibilidade para usar a nuvem para alguns tipos de documentos, enquanto evita a migração de conteúdo legado ao qual você não precisa de acesso móvel.
Ao olhar para as opções de DMS, os principais fatores a serem considerados são:
Segurança: Um aspecto é sua capacidade de controlar o acesso e definir permissões para documentos e arquivos dentro do sistema. Avaliar como esses arquivos são compartilhados com segurança interna e externamente é importante. Outro aspecto é o nível de segurança que protege seus dados onde estão armazenados. Se você está procurando uma solução em nuvem, certifique-se de que a segurança do fornecedor para seus data centers seja suficiente para proteger seus dados e estar em conformidade com todas as regulamentações do seu setor.
Digitalizando: Se você estiver se afogando no papel, encontre um sistema que permita digitalizar grandes quantidades de documentos com recursos de nomenclatura e arquivamento automatizados. Um recurso potencial, o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), transforma documentos digitalizados em arquivos editáveis e pesquisáveis.
Procurar: É aconselhável certificar-se de que, independentemente de como o sistema organiza seus arquivos, os recursos de pesquisa permitem pesquisas de palavras-chave de texto completo dentro dos arquivos (não apenas por título).
Acesse, edite, monitore: Quão extensas são as necessidades de sua empresa para criar, acessar e alterar documentos? Ao revisar um DMS, observe:
- Configuração de permissão / acesso a documentos e arquivos, por exemplo, funções atribuídas, acesso definido por documento, pasta ou ambos, você pode definir permissões por indivíduos e por grupos?
- Compartilhamento / edição de arquivos, ou seja, há check in / out, vários usuários podem editar ao mesmo tempo?
- Monitoramento e rastreamento, por exemplo, você pode ver quem visualizou o documento, você obtém um registro de atividade / auditoria, pode definir alertas?
- Controle de versão, ou seja, você pode ver o histórico da versão, como o sistema garante que a versão mais atual está sendo trabalhada, você pode acessar as versões anteriores?
- Criação, montagem e arquivamento, ou seja, quais recursos existem durante a vida útil do documento, desde a criação até o arquivamento?
Colaboração: Quanta colaboração interna e externa você precisa para capacitar? Embora o controle de versão, edição e assinatura eletrônica possam ser recursos DMS razoavelmente padrão, alguns sistemas incluem fluxos de trabalho, coautoria, gerenciamento de tarefas, alertas, mensagens e muito mais.
Facilidade de uso: Você deseja o mais próximo possível de 100% de adoção do sistema. Certifique-se de que as ferramentas e a interface sejam amigáveis e intuitivas, para que sua equipe possa usá-las facilmente.
Mobilidade: Se o acesso móvel for uma prioridade, encontre um sistema compatível com todos os dispositivos. Considere um que possui um aplicativo que reproduz a experiência da área de trabalho.
Integração: Há uma ampla variedade de capacidade de integração entre as ofertas de DMS que analisamos. Saiba com quais sistemas você precisa que seu DMS se integre. Por exemplo, seu desejo de evitar ter que mover arquivos do armazenamento em nuvem existente, por exemplo, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, etc., ou sua necessidade de se conectar com seu CRM, sistema de gerenciamento de conteúdo ou software de contabilidade pode direcionar sua decisão de fornecedor .
Apoiar: Como acontece com qualquer serviço de fornecedor, certifique-se de entender como o suporte é fornecido. A maioria dos fornecedores que analisamos tinha várias opções de suporte, incluindo e-mail, bate-papo online e telefone - embora as horas às vezes fossem limitadas. Alguns oferecem suporte apenas por meio de um sistema de tickets. Selecione aquele que se encaixa no nível e tipo de suporte de que você precisa.
Preço: O preço do DMS varia de acordo com o fornecedor e o serviço. Conforme mencionado anteriormente, o DMS local tem um custo inicial substancial. No entanto, com o serviço em nuvem, você provavelmente pagará uma taxa mensal ou anual determinada por usuário / mês ou com base na capacidade de armazenamento, e recursos adicionais podem aumentar os custos. Portanto, considere seus custos contínuos e quaisquer aumentos que ocorrerão se suas necessidades aumentarem.
Nota do Editor: Procurando um Software de Gerenciamento de Documentos para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
Em nossa busca pelo 'Melhor de' DMS, encontramos candidatos qualificados em várias categorias:
Vencedor geral, melhor software / sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas: eFileCabinet
O eFileCabinet recebe nosso voto como o Melhor Vencedor Geral para Software / Sistemas de Gerenciamento de Documentos para Pequenas Empresas 2018. DMS é apenas o que o eFileCabinet faz. É uma oferta robusta que promove sua facilidade de uso, acesso móvel, pesquisa avançada 'nunca perca nada' e altos níveis de segurança.
Prós: Há uma ampla oferta de recursos DMS com novos recursos sendo adicionados, como fluxo de trabalho (atualmente disponível em beta). Segurança e conformidade são áreas de foco.
Contras: O suporte ao cliente, embora rápido para responder por telefone, e-mail ou chat, está disponível apenas durante o horário comercial. Além disso, esta não é a opção DMS menos dispendiosa; mas também não é o mais caro.
Veja nossa análise completa do eFileCabinet.
Melhor software / sistemas de gerenciamento de documentos gratuitos para pequenas empresas: Zoho Docs
Embora muitos fornecedores de DMS ofereçam testes gratuitos, as versões gratuitas são raras. Aqueles que encontramos geralmente são permitidos apenas para uma única conta de usuário. Oferecendo 5 GB de armazenamento / usuário para até 25 membros da equipe gratuitamente, o Zoho Docs ganhou nosso reconhecimento como o melhor software de gerenciamento de documentos gratuito para pequenas empresas 2018.
Prós: Zoho Docs apregoa forte segurança e conformidade, tem uma interface de usuário amigável, fóruns online para suporte e muitos dos recursos de serviços pagos que analisamos.
Contras: Zoho Docs, como o Google Docs, tem seu próprio formato para arquivos. Alguns usuários comentaram que trabalhar com documentos do Word neste sistema é mais desafiador do que gostariam.
Leia nosso completo Revisão do Zoho Docs .
Melhor Software / Sistemas de Gestão de Documentos para Atendimento ao Cliente: eFileCabinet
O eFileCabinet recebe nosso voto como o Melhor Software / Sistemas de Gerenciamento de Documentos para Atendimento ao Cliente em 2018. Embora este DMS possa custar um pouco mais do que alguns concorrentes, várias análises de usuários afirmam que vale a pena por causa das pessoas e do atendimento ao cliente. A Equipe de sucesso do cliente se compromete a que cada novo cliente receba uma chamada logo após a compra para garantir que eles entendam totalmente o produto e que sua empresa possa se beneficiar dele.
Prós: Ao entrar em contato com o atendimento ao cliente por meio de seus três métodos, ou seja, chat, telefone e e-mail, recebemos uma resposta muito rapidamente e os representantes foram amigáveis, profissionais e prestativos.
Contras: O suporte ao cliente está disponível apenas durante o horário comercial (8h00 - 17h00 MT), de segunda a sexta-feira.
Veja nossa análise completa do eFileCabinet.
Melhor software / sistemas de gerenciamento de documentos para colaboração: SharePoint
O SharePoint, um DMS da Microsoft, inclui muitos recursos que interessarão às empresas ou equipes que precisam colaborar com eficiência. Projetado com a intenção de 'capacitar o trabalho em equipe' e 'colaboração perfeita em toda a organização', o SharePoint é a nossa escolha de Melhor Software / Sistemas de Gerenciamento de Documentos para Colaboração 2018.
Prós: Como um produto da Microsoft, o SharePoint oferece altos níveis de segurança e suporte ao cliente com uma variedade de faixas de preço. Os recursos parecem quase infinitos quando se considera o conjunto completo de ofertas da Microsoft com as quais o SharePoint se integra.
Contras: Muitas análises indicam que para utilizar totalmente o conhecimento e a personalização do SharePoint são necessários. Isso pode tornar a solução muito demorada e cara para pequenas empresas.
Veja nossa análise completa do SharePoint.
Melhor software / sistemas de gerenciamento de documentos para escritórios de advocacia: M-Files
Como os escritórios de advocacia lidam com uma tonelada de papelada, grande parte dela contendo informações confidenciais e sigilosas, há considerações adicionais para a seleção de um DMS. De acordo com um artigo no ABA Journal, ' Aqui está o resumo jurídico sobre software de gerenciamento de documentos , 'os componentes de gerenciamento de documentos no software de gerenciamento de prática que um escritório de advocacia usa atualmente podem ser suficientes para escritórios individuais ou pequenas empresas em áreas de prática que não são pesadas em documentos. Mas para pequenas empresas que gerenciam grandes quantidades de documentos, encontrar um sistema autônomo que possa se integrar bem com seu software existente de gerenciamento de prática e contabilidade pode ser extremamente benéfico. Por causa de sua tecnologia inovadora, segurança, suporte para conformidade de dados e capacidade de integração, nossa seleção de Melhor Software / Sistemas de Gerenciamento de Documentos para Escritórios de Advocacia é M-Files.
Prós: Além de recursos sólidos de DMS, como recursos de digitalização, OCR para organização e pesquisa e controle de acesso, essa tecnologia oferece fluxos de trabalho de aprovação de contratos para escritórios de advocacia e oferece suporte para eDiscovery.
Contras: O M-Files não oferece pacotes pré-configurados, pois alguns concorrentes oferecem, portanto, é difícil avaliar qual será o custo para um pequeno escritório de advocacia obter os recursos de que precisa. As soluções são personalizadas para cada cliente e os preços começam abaixo de US $ 2.000 por ano.
Leia a revisão completa dos Arquivos M.
Outros serviços de gerenciamento de documentos
Além daquelas que selecionamos em nossas categorias Best Of, aqui estão outras empresas que avaliamos:
Dokmee descreve sua oferta como um sistema de gerenciamento de documentos seguro e fácil de usar, projetado para uma variedade de finalidades, incluindo captura e armazenamento de documentos, pesquisa e recuperação e compartilhamento de arquivos.
Um site O pacote de gerenciamento de documentos é usado por empresas de arquitetura, engenharia e construção para fluxos de trabalho, gerenciamento de informações e conformidade com padrões globais.
DocuWare Cloud digitaliza processos de papel, permite a configuração de fluxos de trabalho personalizados e se integra com ERP, CRM e outros sistemas.
Adobe Document Cloud inclui Acrobat DC para produtividade em PDF e Adobe Sign para assinatura eletrônica integrada.
Hightail Business , anteriormente YouSendIt, é composto por suas ofertas de Compartilhamento de Arquivos e Colaboração Criativa.
Ascencio APENAS ESCRITÓRIO fornece editores de documentos online e ferramentas de produtividade para negócios via nuvem ou rede privada.
Alfresco One da Alfresco Software, Inc. é uma plataforma Enterprise Content Management (ECM) que inclui gerenciamento de documentos, colaboração e automação de processos.
Metodologia
Utilizamos uma ampla revisão de termos de pesquisa, tendências sociais e pesquisa na web para restringir nossa lista de ofertas de DMS. Entrevistamos profissionais de atendimento ao cliente que têm experiência no uso de DMS e em ajudar os clientes em suas decisões de gerenciamento de conteúdo ou compra de software. Com nossa seleção restrita, revisamos o site de cada empresa e assistimos a demonstrações ou nos inscrevemos para testes, e comparamos as ofertas especificamente em torno do tipo de serviço, preço, atendimento ao cliente, escalabilidade, funcionalidade, facilidade de uso, análises de clientes, site de negócios e tecnologia avaliações e prêmios. Para qualquer informação faltante entramos em contato com a empresa. Nesse processo, não apenas preenchemos as lacunas de informações, mas também avaliamos sua velocidade e eficácia de resposta.
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Nota do Editor: Procurando um Software de Gerenciamento de Documentos para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:
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