Os e-mails são a moeda da comunicação empresarial no mundo de hoje. E embora existam telas e fios entre remetentes e destinatários, manter a cortesia e etiqueta adequadas ainda é importante. Divagar ou digitar frases irrelevantes é tão ruim quanto jorrar verbalmente sem sentido na frente de clientes ou gerentes. Melhorar suas habilidades de comunicação dessa forma é essencial se você deseja ter sucesso nos negócios.
Mais de 100 bilhões de e-mails são enviados a cada dia, e o tempo médio gasto na leitura de cada um é de 15 a 20 segundos. Seja breve, especialmente porque 65 por cento de todos os e-mails são abertos primeiro em uma tela menor do celular. Uma maneira de garantir que sua mensagem seja recebida - e que sua reputação não seja comprometida no processo - é eliminar essas 10 frases sem sentido de seus e-mails imediatamente.
1. 'Por favor, esteja avisado ...'
Essa frase é frequentemente usada porque parece profissional, mas é sempre desnecessária. Em vez disso, seja direto e conciso. Se você está reservando um tempo para escrever um e-mail, o destinatário já sabe que sua intenção é informá-lo de algo. Dizer a eles que você vai fazer isso é, subconscientemente, insultar sua inteligência.
2. 'Por favor, não hesite em me contatar ...'
Quando você usa essa frase, está mais uma vez afirmando o óbvio. As pessoas entrarão em contato com você se estiverem interessadas no que você enviou ou se tiverem perguntas sobre sua mensagem. Como eles podem exercer sua liberdade de expressão digital por conta própria, eles não precisam que você os convide ou conceda acesso para responder.
3. 'Eu só ...'
Recentemente, Ellen Leanse, fundadora do Karmahacks, irritou algumas penas quando chamou a atenção para o uso excessivo da palavra 'apenas' pelas mulheres em comunicações profissionais. Em uma postagem no LinkedIn, Leanse argumenta contra a palavra - que ela afirma que as mulheres usam três a quatro vezes mais do que os homens - dizendo:
Comecei a perceber que 'apenas' não era sobre ser educado: era uma mensagem sutil de subordinação, de deferência. Às vezes era modesto. Às vezes, até mesmo dúbio. Quando comecei a ouvir de verdade, percebi que extrair de uma frase quase sempre esclarecia e fortalecia a mensagem.
Quer você concorde ou não com as conclusões dela (e várias outras vozes proeminentes discordem), sua discussão sobre a palavra 'apenas' como uma 'criança', de acordo com o modelo de Análise Transacional publicado por Eric Berne, merece alguma exploração. Nesse ínterim, evite essa frase e escolha uma linguagem mais definitiva.
4. 'Eu acho ...'
Os remetentes geralmente incluem 'Eu acho ...' para minimizar o impacto potencial de uma rejeição futura, mas, ao usar essa frase, você está dizendo ao destinatário que não tem certeza de si mesmo. Sempre que estiver se comunicando - por e-mail ou na vida real - você precisa parecer confiante com sua mensagem. Do contrário, você corre o risco de o destinatário desconsiderar sua opinião e seguir em frente com uma ideia diferente. Retratar a confiança no local de trabalho é a chave para o sucesso.
5. 'Em anexo, encontre ...' ou 'Em anexo, encontre ...'
Pode parecer insignificante, mas nada pode realmente ser incluído em um e-mail. Os arquivos podem ser anexados, mas nada pode ser colocado em um e-mail. Ao usar qualquer uma dessas frases, o escritor evita usar o pronome 'eu', mas isso faz com que a frase soe arcaica. Basta informar ao leitor: 'Anexei ...'
6. 'Espero que você esteja bem ...'
Essa frase geralmente é escrita em duas ocasiões. Em um caso, ele aparece logo antes de você atingir o destinatário com algo indesejável. A outra é quando você deseja fingir um relacionamento próximo ou interesse genuíno por alguém, quando não há nenhum. Se você está genuinamente interessado no bem-estar de alguém, fale sobre isso diretamente, em vez de usar esta frase de preenchimento.
7. 'Pensei em estender a mão ...'
Não sei quanto a você, mas essa frase me faz imaginar uma criança agarrada a algo fora do alcance das restrições de uma cadeirinha de carro. Também parece muito tímido e retrata insegurança. Em vez disso, simplesmente escreva sua mensagem ou pergunta e seja direto. Em vez de dizer 'Pensei em entrar em contato', diga 'Gostaria de convidá-lo para almoçar e discutir minha ideia de negócio'. Fazer rodeios não faz nenhum favor a ninguém. Em vez disso, deixe sua intenção clara para o destinatário ver.
8. 'Posso escolher o seu cérebro?'
Isso basicamente diz a quem você está enviando uma mensagem que deseja ocupar o seu tempo sem oferecer nada de valor em troca. Em vez disso, faça questão de compartilhar uma visão interessante ou útil com o destinatário, deixando essa pessoa saber que você deseja uma via de mão dupla de colaboração entre vocês dois no futuro.
Quando alinhei compromissos de palestra, descobri que essa abordagem direta funcionou melhor - resultando em uma taxa de sucesso de 52% na obtenção de uma mensagem de acompanhamento, em comparação com uma taxa de resposta de 20-27% com os outros métodos que experimentei.
9. 'A quem possa interessar ...'
Existem alguns cenários em que essa frase é apropriada, mas são poucos e distantes entre si. Se você sabe a quem sua mensagem se refere, dirija-se a essa pessoa diretamente, em vez de se esconder atrás desta introdução. Usar a frase acima em vez de nomear a pessoa faz com que você pareça inseguro e desnecessariamente formal. Clique no botão Excluir antes de enviar um e-mail que inclua essas palavras.
10. 'Atenciosamente ...'
No passado, essa frase era uma abreviação popular de fechamentos mais afetados, mas na comunicação por e-mail de hoje, parece muito formal e insincero. Geralmente, você pode fechar um e-mail com um simples 'Obrigado' ou apenas seu nome. 'Cheers' é outra opção divertida que transmite desejos de boa sorte sem parecer enfadonho ou arrogante. Hoje em dia, todos nós entendemos quando uma mensagem termina. Não há necessidade de ir muito longe com um fechamento formal.
Vá direto ao ponto e escreva um e-mail melhor. Seus colegas apreciarão a brevidade de suas mensagens e você obterá uma resposta melhor quando suas solicitações forem mais claras. Não há necessidade de perfumarias e preenchimento no e-mail. Basta dizer o que você quer dizer. Os resultados falam por si.
Quais frases mais incomodam você no e-mail? Compartilhe sua maior irritação por e-mail nos comentários abaixo.
